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Balance sheet and PL structure

Contents

Introduction

This document explains how to obtain accounting reports, such as the balance or the income statement.

Until version Openbravo ERP version 2.34 the general accounting reports available were fixed: the balance, and the income statement. From Openbravo ERP version 2.35 these reports can be configured completely dynamically. This means that any kind of report can be built, choosing the accounts needed, and the lines desired. You may be also interested in the user defined accounting reports.

Accounting report structure

Navigate to Financial Management > Accounting > Analysis Tools > Balance sheet and P&L structure Setup.


Balance sheet and P&L structure. New window.


Here it is possible to create new general accounting reports or modify the existing ones. The accounting reports are organized hierarchically:


Balance sheet and P&L structure. Schema Example.


You can create an unlimited number of reports in Openbravo ERP. Each report can have an unlimited number of categories and nodes. This allows you to build any kind of report you need. For example, following the US accounting system, you can create a balance report with the following structure:


Balance sheet and P&L structure. US Balance Schema.

Examples

Please find below some common accounting report examples.

US Balance

To create the US Balance Schema structure, use the following steps:

  1. Navigate to Financial Management > Accounting > Analysis Tools > Balance sheet and P&L structure Setup.
  2. Click New:
    1. Balanced = Yes (ticked)
    2. Name = Balance
    3. Report Type = Point in Time
    Balance sheet and P&L structure. New Report.
  3. Save and navigate to Category tab.
  4. Click on New:
    1. Name = Assets
    Balance sheet and P&L structure. New Node: Assets Category.
  5. Save and navigate to Node tab.
    1. Name = Assets
    2. Account Element = 1 - Assets (select the node of the chart of accounts where information is going to be obtained for this node of the report).
    Balance sheet and P&L structure. New Node: Assets.
  6. Save and navigate back to Category tab.
  7. Click on New:
    1. Name = Liabilities & Owner's Equity
    Balance sheet and P&L structure. New Category.
  8. Save and navigate to Node tab.
    1. Name = Liabilities
    2. Account Element = 2 - Liabilities (select the node of the chart of accounts where information is going to be obtained for this node of the report).
    Balance sheet and P&L structure. New Node: Liabilities.
  9. Save and create a new record in the same Node tab.
    1. Name = Owner's Equity
    2. Account Element = 3 - Owner's Equity (select the node of the chart of accounts where information is going to be obtained for this node of the report).
    Balance sheet and P&L structure. New Node: Owner's Equity.
  10. Now, check the report that this setup generates. Navigate to Financial Management > Accounting > Analysis Tools > Balance sheet and P&L structure:
    1. Accounting Report = Balance
    2. Account Level = Subaccount
    Balance sheet and P&L structure. Creating the Balance sheet and P&L structure.
  11. Notice that it must have some accounting information in the application if you want to obtain a valid report!
    Balance sheet and P&L structure. Creating General Accounting Report.
  12. Notice that each new category of the report is shown in a new page, and all the nodes of a category are shown in the same page. Download the example PDF.

Balance de situación

Para crear un balance de situación, siga los siguientes pasos:

  1. Navegue a Gestión Financiera > Contabilidad > Herramientas de análisis > Configuración de informes contables > Configuración.
  2. Pulse sobre Nuevo:
    1. Balanced = Sí (activado)
    2. Nombre = Balance de situación
    3. Report Type = Point in Time
  3. Guarde y navegue a la solapa Categoría de agrupación.
  4. Pulse sobre Nuevo:
    1. Nombre = Activo
  5. Guarde y navegue a la solapa Nodos.
    1. Nombre = Activo
    2. Elemento de la cuenta = A - Activo (seleccione el nodo del plan contable que desea mostrar en el informe).
  6. Guarde y navegue a la solapa Categoría de agrupación.
  7. Pulse sobre Nuevo:
    1. Nombre = Pasivo
  8. Guarde y navegue a la solapa Nodos.
    1. Nombre = Pasivo
    2. Elemento de la cuenta = P - Pasivo (seleccione el nodo del plan contable que desea mostrar en el informe).
  9. Ahora, compruebe el informe generado por la configuración. Navegue a Gestión Financiera > Contabilidad > Herramientas de análisis > Cuadros plan general contable > Cuadros plan general contable :
    1. Informe contable = Balance de situación
    2. Nivel de cuenta = Subcuenta
  10. Tenga en cuenta que debe existir información contable en la aplicación para obtener un informe válido.
  11. Cada nueva categoría de agrupación se muestra en una nueva página y todos los nodos de una misma categoría se muestran en la misma página.

Pérdidas y ganancias

Para crear un informe de pérdidas y ganancias, siga los siguientes pasos:

  1. Navegue a Gestión Financiera > Contabilidad > Herramientas de análisis > Configuración de informes contables > Configuración.
  2. Pulse sobre Nuevo:
    1. Balanced = No (desactivado)
    2. Nombre = Pérdidas y ganancias
    3. Report Type = Periodic
  3. Guarde y navegue a la solapa Categoría de agrupación.
  4. Pulse sobre Nuevo:
    1. Nombre = Debe
  5. Guarde y navegue a la solapa Nodos.
    1. Nombre = Debe
    2. Elemento de la cuenta = D - Debe (seleccione el nodo del plan contable que desea mostrar en el informe).
  6. Guarde y navegue a la solapa Categoría de agrupación.
  7. Pulse sobre Nuevo:
    1. Nombre = Haber
  8. Guarde y navegue a la solapa Nodos.
    1. Nombre = Haber
    2. Elemento de la cuenta = H - Haber (seleccione el nodo del plan contable que desea mostrar en el informe).
  9. Ahora, compruebe el informe generado por la configuración. Navegue a Gestión Financiera > Contabilidad > Herramientas de análisis > Cuadros plan general contable > Cuadros plan general contable :
    1. Informe contable = Pérdidas y ganancias
    2. Nivel de cuenta = Subcuenta
  10. Tenga en cuenta que debe existir información contable en la aplicación para obtener un informe válido.
  11. Cada nueva categoría de agrupación se muestra en una nueva página y todos los nodos de una misma categoría se muestran en la misma página.

Special configurations of the report

Starting from 2.50 MP28, an option is available at Financial Management || Accounting || Setup || Account Tree || Element || Element Value tab, named "Title Node". If this checkbox is active, then that node will always be shown in the report (even if the "Show only elements with value" checkbox is active), but the value of the account will not be shown.

Retrieved from "http://wiki.openbravo.com/wiki/Balance_sheet_and_PL_structure"

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