Correo Electronico en Factura Mexico
En la factura electrónica existe la opción de poder enviar el pdf y el cfdi de manera automática cuando se timbra la factura. Pero antes se debe de seguir unas sencillas configuraciones.
El objetivo de esta wiki es enseñar a configurar el correo electrónica para poder utilizar esta funcionalidad.
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Configuración del servicio
Los documentos como pedidos o facturas se pueden enviar por e-mail.La Pestaña de Configuración de Correo Electrónico permite configurar el servidor de correo electrónico, la cuenta y la contraseña y otras variables que se requieren para enviar documentos por correo electrónico. Esta pestaña se encuentra en la ventana de Entidad.
La Pestaña Configuración de correo electrónico reúne la configuración de correo electrónico que se requiere para el envío de documentos como pedidos o facturas. Es importante conocer la configuración del servidor SMTP que se va a utilizar con el fin de llenar adecuadamente la información a continuación:
- Servidor SMTP :' servidor de correo electrónico con SMTP
- Verificación SMTP: casilla para definir si el servidor de correo electrónico requiere Verificación o no, antes de enviar mensajes de correo electrónico.
- Cuenta del Servidor SMTP el nombre de usuario del servidor en caso de verificación requerida.
- Contraseña del Servidor SMTP: contraseña del servidor en caso de verificación requerida.
- Dirección de Envío del Servidor SMTP dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos.
- Conexión de seguridad SMTP: el nivel de seguridad necesario para la conexión de los servidores SMTP. Las opciones disponibles son:
- Ninguno
- STARTTLS
- SSL
- Puerto SMTP: puerto requerido para su servidor SMTP
En la captura de pantalla proporcionado, se puede ver una configuración válida para una cuenta de gmail:
- Servidor SMTP: smtp.gmail.com
- 'Verificación SMTP: sí
- Cuenta del Servidor SMTP: una cuenta de gmail válido (incluyendo el @ gmail.com o @tudominio)
- Contraseña del Servidor SMTP: la contraseña de esta cuenta de gmail
- Dirección de Envío del Servidor SMTP: dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos.
- Conexión de seguridad SMTP: SSL
- Puerto SMTP: 465
Configuración de Mensaje
El modulo de factura electrónica proporciona una pestaña en tercero y otra en organización para personalizar tu mensaje y asunto en el correo electrónica, ademas se proporcionan algunas variables para poder dar mas información en el asunto o mensaje del correo electrónico.
En la ventana de Organización, se encuentra una pestaña llamada mensaje de correo electrónica.
- Nombre Es un identificador para diferenciar todas las lineas de los mensajes de Correo electrónico.
- Asunto Es el asunto del correo electrónico.
- Mensaje Es el mensaje del correo electrónico.
- Por Defecto Es utilizado para identificar como un mensaje por defecto para todas las facturas que tienen como emisor la organización del encabezado de la factura.
Si se va registrar un mensaje especial para un tercero, también existe esta opción. Para llevarlo acabo
- Primero se debe de registrar el mensaje en la organización a la que pertenece. colocar el mensaje como no por defecto.
- Ir a la ventana de tercero donde se quiere aplicar el mensaje y seleccionar dentro del campo Mensaje de Correo Electrónica el mensaje que se creo en el paso anterior.
Después de timbrar la factura electrónica, Openbravo primero busca el mensaje de correo que esta asociado al tercero, si llegara a estar en blanco, entonces busca el primer resultado que tenga la campo de por defecto en la organización. Si no existe ninguna de las opciones anteriores entonces el mensaje de correo coloca un mensaje por defecto.
En los campos de asunto y de mensaje de la pestaña de Mensaje de Correo electrónico se puede utilizar varios parámetros que apoyan para hacer el mensaje mas informativo. Actualmente se cuenta con tres parámetros que son los mas utilizado y estos parámetros debe de estar encerrados entre "<" y ">". Cuando Openbravo encuentra estos parámetros, trata de asociar esa información con la factura que se esta timbrado.Los parámetros son los siguientes:
- <NumeroFactura> Es el numero de documento de la factura
- <NombreCliente> Es el nombre del tercero
- <Total> Es el total de la factura incluyendo IVA.
Configuración de Correo Electrónico
Para colocar el correo electrónica, el modulo de factura electrónica proporciona tres opciones.
La primer opción esta dentro de la ventana de Tercero.
La segunda y tercera opción se encuentra en la ventana de Factura (Cliente) como se muestra en la imagen de abajo.
Enviando Correo Electrónica
Cuando se le da clic al botón de Factura Electrónica, primero debe de considerar configurar todos los puntos anteriores ya que sino aparecerá un mensaje de advertencia diciendo que el correo electrónica se trato de configurar pero esta mal configurado. La lista de advertencias que pueden ocurrir son los siguientes.
- No se ha podido enviar el correo porque el puerto no ha sido configurado
- No ha sido colocado la Cuenta del Servidor SMTP
- No se ha configurado correctamente el envio por correo electrónico de la factura.
- No ha sido colocado el Password del SMTP
- No se ha colocado el nombre del servicio
Si el mensaje fue exitosamente, los siguientes campos se llenara.
- Estado de Correo: Se coloca como estado Correo enviado exitosamente
- Correo Enviado: Se colocara la casilla como Si.
Si las tres opciones son llenadas, Openbravo enviara el CFDI y el PDF a los tres correos.