ERP 2.50:Functional Description/Commercial management/es

Gestión comercial

Este módulo permite gestionar los tres documentos principales del proceso de venta: pedido, albarán y factura de venta. Este módulo está inter-relacionado con los módulos de gestión de almacenes, económico-financiero y gestión de proyectos y servicios.

Opciones de menú del módulo Gestión de Ventas

Las ventanas más relevantes de este módulo, son:

• Pedido de venta: permite generar pedidos de venta para un cliente.
• Albarán (cliente): permite generar un albarán de entrega del pedido de venta. Tiene efecto sobre el stock de materiales.
• Factura (cliente): permite generar una factura de venta que mediante el módulo económico-financiero será cobrada.

Otras funcionalidades adicionales que dispone este módulo son las siguientes:

• Generar albaranes (manualmente): formulario que permite generar de forma automática los albaranes de venta referentes a pedidos de venta que aún no hayan sido entregados.
• Crear albaranes: proceso que crea automáticamente todos los albaranes de los pedidos pendientes de entregar.
• Generar facturas (manualmente): formulario que permite generar de forma automática las facturas de venta referentes a pedidos de venta que aún no hayan sido facturados.
• Facturar: proceso de facturación automática que permite crear las facturas referentes a todos los albaranes que no han sido facturados. El proceso aplica las reglas de facturación definidas en la ficha de cada tercero (calendario de facturación, facturación, etc.).
• Imprimir facturas: proceso que permite generar los formatos de impresión en PDF de las facturas que cumplan los criterios de selección que especifique el usuario.
• Procesar comisión: ventana que permite aplicar las comisiones según las ventas realizadas por cada uno de los comerciales de la empresa.
• Movimiento de pedidos entre organizaciones: formulario que permite traspasar pedidos de una organización a otra.

Pedido de venta

Un pedido de venta es un documento usado para anotar peticiones de clientes. En Openbravo ERP un pedido de venta se compone de una cabecera y una serie de líneas producto-cantidad.

Cabecera de la ventana pedido de venta

Vista de una línea de un pedido de venta

Los campos más relevantes al crear un pedido de venta son:

• Cabecera:
  • Entidad: entidad para la que estará disponible este pedido.
  • Organización: organización para la que estará disponible este pedido. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
  • Nº de documento: número identificador que se asigna al pedido. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de una secuencia numérica, pero puede modificarse según las preferencias del usuario siempre que sea un identificador único.
  • Documento transacción: especifica el tipo de pedido de venta que se realiza. Se pueden configurar diferentes tipos de documentos a través de la pestaña de “Gestión Financiera” > “Contabilidad” > “Configuración” > “Tipo de documento”. *** Los tipos de pedidos más comunes son los siguientes:
    • Pedido estándar: cuando se completa el pedido de venta no se realizan operaciones adicionales.
    • Pedido PV: cuando se completa el pedido se genera automáticamente la factura y se realiza el envío del material (albarán).
    • Pedido almacén: cuando se completa el pedido el envío de material se realiza automáticamente (albarán).
    • Devolución: las cantidades de productos en el envío se contabilizan negativamente, aumentando así el stock del almacén.
  • Fecha de pedido: fecha de realización del pedido.
  • Fecha comprometida: fecha establecida para la entrega del material.
  • Tercero: cliente que ha realizado el pedido. Al seleccionarlo, se rellenarán automáticamente los campos de dirección de factura, tarifa y condiciones de pago, según los indicados en la pestaña cliente del tercero.
  • Dirección de factura: dirección a la que se va a remitir la factura. El tercero con el que se haga la transacción debe tener obligatoriamente una dirección de factura dada de alta para poder completar el pedido.
  • Dirección: dirección de entrega de los productos del pedido. El tercero con el que se haga la transacción debe tener obligatoriamente una dirección de entrega dada de alta para poder completar el pedido.
  • Tarifa: tarifa que se va a aplicar en la venta de los bienes.
  • Almacén: almacén del que se recuperarán los materiales a entregar. Este campo es informativo.
  • Forma de pago: indica la forma de realización del pago (cheque, efectivo, giro bancario, etc.) por parte del cliente.
  • Condiciones de pago: indica el plazo del pago (30 días, 60 días, etc.).
• Líneas:
  • Línea: indica el orden de la línea dentro del pedido.
  • Almacén: indica el almacén del que se recuperarán los materiales a entregar.
  • Producto: producto del que se va a realizar el pedido. Al seleccionarlo se rellenarán automáticamente el precio unitario, el precio tarifa y el impuesto, según se haya configurado.
  • Cantidad pedida: número de unidades del producto pedidas.
  • Precio unitario: precio por unidad que se aplicará en la venta del producto en la línea. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
  • Precio tarifa: precio teórico del producto según se haya establecido en la tarifa de venta del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
  • Impuesto: impuesto aplicable a la venta del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según se haya configurado en su ficha.

Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera del pedido son las siguientes:

• Copiar líneas: permite generar las líneas del pedido automáticamente a partir de los productos vendidos anteriormente al cliente. En la ficha del tercero (campo “Días de consumo”) se puede configurar el número de días de antigüedad máxima de los productos comprados.
• Copiar pedido: permite añadir líneas al pedido copiándolas de otro pedido anterior.

Los estados posibles para este tipo de documento son:

• Borrador: el documento es modificable, y no puede ser utilizado ni referenciado en otros lugares.
• Anulado: el documento deja de tener validez.
• Completado: el documento ya no es modificable y queda confirmado para poder ser utilizado. Para poderlo modificar es necesario reactivar el documento.
• Cerrado: el documento está cerrado y no puede ser reactivado. Al cerrar un documento las cantidades pedidas se igualan con las entregadas.

Estados del pedido de compra

Además, se las pestañas cabecera y líneas, los pedidos de venta también disponen de las siguientes pestañas que son rellenadas automáticamente por el sistema:

• Impuesto: muestra el resumen de los impuestos aplicados a cada una de las líneas del pedido. Se rellena automáticamente al crear las líneas, según los impuestos aplicados al producto y al proveedor.

Albarán (cliente)

El albarán de cliente es un documento que permite gestionar y procesar los distintos productos que serán enviados a un cliente y que por tanto serán descontados del almacén. En Openbravo ERP un albarán de cliente se compone de una cabecera y un conjunto de líneas de albarán, que relacionan el pedido con sus productos así como con las cantidades enviadas.

Cabecera de la ventana Albarán de cliente

Desglose de campos en una línea de la ventana Albarán de cliente

Los campos más relevantes al crear un albarán de venta son:

• Cabecera:
  • Entidad: entidad para la que estará disponible este albarán.
  • Organización: organización para la que estará disponible este albarán. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
  • Nº de documento: número identificador que se asigna al albarán. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de una secuencia numérica, pero puede modificarse según las preferencias del usuario siempre que sea un identificador único.
  • Tipo de documento: especifica el tipo de albarán de venta que se realiza. Se pueden configurar diferentes tipos de documentos a través de la pestaña de “Gestión Financiera” > “Contabilidad” > “Configuración” > “Tipo de documento”.
  • Fecha del movimiento: fecha en que se realiza la entrega del material.
  • Fecha contable: fecha en la que se reflejará el movimiento del material en la contabilidad de la empresa. Por defecto, la contabilización de albaranes está desactivada.
  • Tercero: cliente al que se realiza la entrega del material. Al seleccionarlo, se rellenará automáticamente el campo de dirección según la indicada en la pestaña cliente del tercero.
  • Dirección: dirección de facturación del cliente.
  • Dirección de entrega: dirección de entrega del cliente.
  • Almacén: almacén del que surgirá el material.
  • Prioridad: indica la prioridad establecida para la preparación del material: baja, media, alta.
  • Preparación: indica las reglas de preparación del material, inicialmente: “Después de cobrado”, “Línea completa”, “Pedido completo” y “Si hay disponible”.
  • Medio de envío: método de envío del material (por ejemplo, pickup o transportista).
  • Regla de costo logístico: regla que se aplicará a la hora de calcular el coste logístico de los materiales (transporte por ejemplo). Inicialmente, gastos incluidos o calculado.
• Líneas:
  • Línea: indica el orden numérico de la línea dentro del albarán.
  • Producto: producto que se va a entregar.
  • Cantidad movida: número de unidades del producto que se van a entregar.

Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera del albarán son las siguientes:

• Crear líneas de: permite generar las líneas del albarán a partir de las líneas de los pedidos o facturas de venta del cliente seleccionado previamente que no hayan sido entregadas.

Los estados posibles para este tipo de documento son:

• Borrador: el documento es modificable, y no puede ser utilizado ni referenciado en otros lugares.
• Completado: el documento ya no es modificable y queda confirmado para poder ser utilizado.
• Anulado: el documento deja de tener validez. Al anular un albarán se crea automáticamente un nuevo documento de albarán con las mismas líneas que el original pero con las cantidades opuestas. De esta forma, el almacén vuelve a tener el stock inicial.

Estados del albarán de venta

Factura (cliente)

Las facturas de venta son documentos contables de los bienes enviados a un cliente. Indican la cantidad y precio de cada elemento enviado. En Openbravo ERP una factura se compone de una cabecera y una serie de líneas donde se especifican cada uno de los productos y cantidades facturadas.

Cabecera de una Factura de venta

Vista de campos de una línea dentro de una Factura de Venta

Los campos obligatorios a la hora de crear una factura son:

• Cabecera:
  • Entidad: entidad para la que estará disponible esta factura.
  • Organización: organización para la que estará disponible esta factura. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
  • Nº de documento: número identificador que se asigna a la factura. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de una secuencia numérica, pero puede modificarse según las preferencias del usuario siempre que sea un identificador único.
  • Documento transacción: especifica el tipo de factura de venta que se realiza. Se pueden configurar diferentes tipos de documentos a través de la pestaña de “Gestión Financiera” > “Contabilidad” > “Configuración” > “Tipo de documento”.
  • Fecha de la factura: fecha de emisión de la factura.
  • Fecha contable: fecha en la que se reflejará la factura en la contabilidad de la empresa.
  • Tercero: cliente al que se emite la factura. Al seleccionarlo, se rellenarán automáticamente los campos de dirección, tarifa y condiciones de pago, según los indicados en la pestaña proveedor del tercero.
  • Dirección: dirección de facturación del cliente.
  • Tarifa: tarifa que se va a aplicar en la venta de los bienes.
  • Forma de pago: indica la forma de realización del pago (cheque, efectivo, giro bancario, etc.) por parte del cliente.
  • Condiciones de pago: indica el plazo del pago (30 días, 60 días, etc.).
• Líneas:
  • Línea: indica el orden de la línea dentro de la factura.
  • Producto: producto del que se va a realizar la factura. Al seleccionarlo se rellenarán automáticamente el precio unitario, el precio tarifa y el impuesto, según se haya configurado.
  • Cantidad facturada: número de unidades del producto a facturar.
  • Precio unitario: precio por unidad que se aplicará a la compra del producto en la línea. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
  • Precio tarifa: precio teórico del producto según se haya establecido en la tarifa de venta del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
  • Impuesto: impuesto aplicable a la venta del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según se haya configurado en su ficha.

Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera de la factura son las siguientes:

• Crear líneas de: permite generar las líneas de la factura a partir de las líneas de los pedidos o albaranes de venta del cliente seleccionado previamente que no hayan sido facturadas.
• Copiar líneas: permite añadir líneas a la factura copiándolas de otra factura anterior.

Los estados posibles para este tipo de documento son:

• Borrador: el documento es modificable, y no puede ser utilizado ni referenciado en otros lugares.
• Completado: el documento ya no es modificable y queda confirmado para poder ser utilizado.
• Anulado: el documento deja de tener validez. Al anular una factura se crea automáticamente una nueva factura con las mismas líneas que el original pero con las cantidades opuestas. Además, se cancela el derecho de cobro.

Estados de la factura de venta

Además de las pestañas cabecera y líneas, las facturas de venta también disponen de las siguientes pestañas que son rellenadas automáticamente por el sistema:

• Impuesto: muestra el resumen de los impuestos aplicados a cada una de las líneas de la factura. Se rellena automáticamente al crear las líneas, según los impuestos aplicados al producto y al cliente.
• Efectos: muestra el derecho de cobro. El efecto se crea automáticamente al completar la factura.

Herramientas de análisis

Openbravo ERP dispone de los siguientes informes para explotar la información de este módulo:

• Análisis dimensional de pedidos: genera un informe de pedidos realizados entre dos fechas seleccionadas. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis. Es posible agrupar la información en base a diferentes parámetros.
• Análisis dimensional albaranes: genera un informe de albaranes realizados entre dos fechas seleccionadas. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis. Es posible agrupar la información en base a diferentes parámetros.
• Descuentos: genera un informe mostrando los descuentos aplicados a un tercero determinado en un periodo de tiempo seleccionado.
• Informe de devoluciones para pedido venta: genera un informe de devoluciones de pedidos durante un periodo determinado. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis.
• Pedidos: genera un informe de los pedidos de venta efectuados durante un periodo determinado.
• Pedidos facturados: genera un informe con los pedidos de venta que hayan sido facturados en un periodo determinado.
• Pedidos no facturados: genera un informe con los pedidos de venta que no hayan sido todavía facturados en un periodo determinado.
• Pedidos suministrados: genera un informe mostrando los pedidos de venta que hayan sido entregados, en un periodo determinado.
• Albaranes: genera un informe de los albaranes de salida que se han efectuado entre dos fechas.
• Facturas: genera un informe con las facturas expedidas en un periodo de tiempo determinado.
• Detalle facturas: genera un informe detallado de las facturas expedidas en un periodo de tiempo determinado.
• Análisis dimensional facturas: genera un informe de facturas realizadas entre dos fechas seleccionadas. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis. Es posible agrupar la información en base a diferentes parámetros.
• Ventas por tercero y producto: genera un informe que muestra las ventas realizadas a cada cliente así como los productos vendidos a éste.