ERP 2.50:Functional Documentation/General Setup\it
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Introduzione
L'obiettivo di questa sezione è quello di illustrare come configurare Openbravo. Per configurare correttamente Openbravo è necessario, ovviamente, che esso sia stato installato con successo. Il modo corretto di usare OB è il seguente:
Questa sezione tratta il punto General Setup. Questo modulo migliora e incrementa le performance di OB e permette di configurare molte cose.
Client (Entità)
Introduzione
Openbravo è un'applicazione capace di gestire più aziende. Un client (entità) è un'azienda gestita dall'applicazione. I vari client sono gestiti in maniera indipendente gli uni dagli altri. Ogni client comprende una o più organizzazione.
Openbravo lavora con almeno due diverse entità. La prima gestisce il data model (dati che riguardano la struttura dei database) ed i source data (dati necessari alla costruzione degli oggetti di Openbravo: window,...). La seconda gestisce i dati veri e propri di un'azienda (anagrafica business partner,...). Volendo schematizzare otteniamo:
- Il nome del primo client è System. Per vedere tutti i dati relativi a questo client bisogna eseguire il login con il ruolo di System Administrator. Usare l'utente di default: Openbravo (user name), openbravo (password). All the model data has tables, columns, windows, tabs, fields, menu, etc. so it is independent from any other client but at the same time every client will use the same windows, fields, etc that have been configured as system client. In the same way the source data has to be with data that is mandatory for some process independently from the rest of the clients but every client needs them. So this is common data for all clients.
- Il secondo client deve essere creato utilizzando il processo Configurazione Iniziale dell'Entità. I dati creati sotto questo nuovo client possono essere visti solo dagli utenti relazionati al client stesso.
Creare un Client
L'unico modo per creare un client è quello di usare il processo Configurazione Iniziale dell'Entità.
Per i dettagli seguire il link Come Creare un Nuovo Client.
Sono 4 i task fondamentali coinvolti nel processo Configurazione Iniziale dell'Entità:
Questi 4 task sono indipendenti, così se uno di loro fallisce l'intero processo può comunque andare avanti. Tuttavia se uno dei 2 task data client o financial data fallisce OB potrebbe non funzionare correttamente.
1. Data client
Questo task si occupa di:
- Creare l'alberatura dell'applicazione: organizzazioni, business partner, articoli, report contabili, report fiscali, etc.
- Creare due utenti e due ruoli. I due ruoli sono aggiunti all'utente Openbravo.
- Creare un'organizzazione
Ecco un esempio di come possono essere valorizzati i campi della window Configurazione Iniziale dell'Entità:
- Entità: OBSoftware
- Organizzazione: Pamplona
- Nome Utente Entità: Sirof
- Nome Utente Organizzazione: Amedio
Il processo crea i seguenti ruoli:
- Ruolo 1: OBSoftware Admin (Entità + Admin)
- Ruolo 2: OBSoftware User (Entità + User)
Con queste impostazioni, il processo crea le seguenti relazioni tra utenti, ruoli e organizzazioni (utenti → ruoli → organizzazioni):
Il motivo per il quale l'utente Openbravo può essere sia amministratore che utente del nuovo client (OBSoftware) è dovuto al fatto che tale utente è super user dell'applicazione e in quanto tale deve poter gestire tutti i client dell'applicazione stessa.
La differenza tra gli utenti Sirof e Amedio sta sia nei ruoli che nelle organizzazioni. Avere accesso alla organizzazione * vuol dire che si possono vedere tutti i dati di tutte le organizzaizoni. Invece avere accesso solo all'organizzazione Pamplona vuol dire che si possono vedere solo i dati di questa organizzazione.
2. Dati Contabili
Questo task si occupa di:
- Creare l'anno fiscale
- Creare il piano dei conti
- Creare l'elemento contabile
- Creare la dimensione contabile
Questo task può essere evitato se non si inserisce il piano dei conti. Ciò ha senso quando Openbravo non è utilizzato per fini contabili ma solo per fini gestionali.
3. Dati Finanziari
Questo task si occupa di:
- Creare tutti i tipi di documento e la loro sequenza. Questo task è obbligatorio se si vuole essere in grado di creare documenti transazionali.
4. Master Data
Questo task si occupa di:
- Creare dei dati di esempio per poter iniziare a lavorare. Questi dati appartengono al client appena creato e saranno visibili a tutte le organizzazioni che apparterranno a tale client.
Informazioni sul Client
Dalla procedura Openbravo, navigare su Configurazione Generale → Configurazione Entità → Entità. Qui è possibile configurare altre informazioni sul client:
- Posta Elettronica: Permette l'invio di email da Openbravo. I campi da configurare per usare questa feature sono i seguenti:
- Mail Host: il nome dell'host del server mail per questo client con i servizi SMTP per mandare le email.
- Autenticazione SMTP: alcuni server mail richiedono un'autenticazione prima di inviare una email. Se ci troviamo in questo caso, dobbiamo definire un nome utente e una password. Se è richiesta l'autenticazione ma non vengono forniti un nome utente e una password, l'invio della mail fallirà.
- Email della Richiesta: Indirizzo di posta elettronica dal quale saranno inviate le email. L'indirizzo deve essere completo (p.e. l.percoco@cbt.it) e deve essere un indirizzo valido.
- Utente della Richiesta: nome utente da usare se il server mail richiede l'autenticazione.
- Password dell'Utente della Richiesta: password da usare se il server mail richiede l'autenticazione.
- Schemi Contabili Multipli: Permette di configurare diversi schemi contabili per lo stesso client.
- Altre Configurazioni:
- Consenti Stock Negativi. Questo è molto utile quando non è richiesto il controllo sugli stock.
- Controlla l'organizzazione dell'ordine e l'organizzazione del business partner e si assicura che siano la stessa organizzazione.
- Controlla l'organizzazione della spedizione e l'organizzazione del business partner e si assicura che siano la stessa organizzazione.
- Raggruppa le righe della fattura in modo da non avere troppe entrate nel libro giornale. Questo è molto utile quando le fatture hanno molte linee (per esempio 200 linee). In questo caso, invece di avere 200 voci nel giornale avremo le voci raggruppate per prodotto.