ERP 2.50:Functional Documentation/General Setup/de
Allgemeine Einrichtung
(Bezieht sich auf Openbravo 2.5 und höher)
Einführung
Der Zweck dieses Abschnitts ist es, den Aufbau der Anwendung aus der Benutzersicht, nicht aus der Perspektive des Datenmodells zu erklären. Um die richtige Konfiguration zu nutzen, ist es wichtig, OB erfolgreich zu installieren. Um OB richtig zu installieren , folgen Sie den folgenden Angaben:
Dieser Abschnitt behandelt die Allgemeinen Einstellungen. Dieses Modul verbessert und erhöht die Möglichkeiten von Openbravo und ermöglicht das Einrichten mehrerer Dinge.
Mandanten
Einführung
Openbravo ist eine Multi-Unternehmen Anwendung. Jeder Mandant ist eine Firma, die von der Anwendung verwaltet wird. Die Verwaltung der einzelnen Mandanten ist unabhängig von jedem anderen in der Anwendung. Jeder Mandant besteht aus einem oder mehreren Unternehmen. Openbravo arbeitet mit mindestens zwei vorhandenen Mandanten. Ein Mandant (Systemmandant) verwaltet die Modell-Daten und die Sourcen und der andere (SmallBazaar) die Beispiel - Anwendung.
So sieht die Struktur mit diesen zwei Mandanten aus:
- Der Name des System-Mandanten ist System. Um alle Daten zu diesem Mandanten zu bearbeiten, muss der Benutzer die Rolle des Login-System-Administrator zugewiesen haben. Verwenden Sie den Standard-Benutzer: Openbravo, Passwort: openbravo. Alle Modelldaten haben Tabellen, Spalten, Fenster, Registerkarten, Felder, Menü usw. Deshalb sind sie von jedem anderen Mandanten unabhängige, aber gleichzeitig wird jeder Mandanten die gleichen Fenster, Felder, usw. nutzen, die als System Mandant konfiguriert wurden.Auf die gleiche Weise werden die Source Daten, die für einen Mandanten für einige Prozess unabdingbar sind, unabhängig vom Rest der Mandanten genutzt. Aber jeder Mandant kann sie nutzen. Der Mandant System ist also die gemeinsame Datenbasis für alle Mandanten.
- Ein neuer Mandant wird mit dem Prozess „Mandant einrichten“ angelegt. Alle Produktions- und Transaktions-Daten werden im Rahmen dieses neuen Mandanten angelegt und nur die Benutzer mit Rechten zu diesem Mandanten können die Daten im Zusammenhang zu sehen.
Einrichten eines Mandanten
Die einzige Möglichkeit der Einrichtung ist der Prozess "Mandant einrichten". Der Grund ist, dass eine Menge von Prozessen in der richtigen Reihenfolge zu handhaben sind, um den Mandanten korrekt zu erzeugen.
Vier Hauptaufgaben sind bei der Mandantenerstellung nötig:
Diese vier Aufgaben sind unabhängig voneinander, wenn also einer von ihnen ausfällt, bleibt der Prozess in Gang. Aber Tatsache ist, wenn die Unternehmensdaten oder Buchhaltungsdaten nicht korrekt eingerichtet sind, wird Openbravo nicht zufriedenstellend arbeiten können.
Melden Sie sich mit dem Benutzer "Openbravo" und dem Passwort "openbravo" an. Schalten Sie auf die Rolle "System Administrator" um. Navigieren Sie über Einstellungen -> Mandanten -> Mandant erzeugen.
Als Beispiel geben Sie die folgenden Werte in die Felder im Fenster "Mandant erzeugen " ein:
- Mandant: OB
- Mandanten-Benutzername: Ob
- Währung: Euro
- Als Kontenrahmen Datei fügen Sie „AccountingDE-SKR03-Openbravo.csv” ein
- Markieren Sie die Kontoausprägungen für Projekt, Produkt, Verkaufsregion, Geschäftspartner und Kampangne.
In diesem Prozess werden folgende Rollen und Nutzer angelegt:
- „OB Admin“ (Mandanten-Name + Admin)
- Benutzer „Ob“ mit der Benutzerrolle „OBAdmin“ als Vorgabewert.
Folgende Daten werden bei der Mandantenerstellung erzeugt bzw. müssen gepflegt werden:
Nach der Erstellung wird ein Report Summary angezeigt!
Mandantendaten
Folgender Ablauf:
- Erzeugt alle Strukturen für die Anwendung: Unternehmen, Geschäftspartner, Produkt-, Bilanzierungs-Bericht, Steuern, Bericht, etc.
- Kontierungsschema / Kontenbestandteile aus dem Kontenrahmen Import und Kontoausprägungen für die markierten Angaben: Projekt, Produkt, Region, Geschäftspartner, Kampagne
- Erzeugt zwei Benutzer und zwei Rollen, damit sind sie in der Lage, die Anwendung mit dem neuen Mandanten zu verwenden und fügt diese beiden Rollen dem Benutzer Openbravo zu.
- Erstellt ein Super Unternehmen (0 / *).
Finanzdaten
- Erstellung aller Dokumententypen und deren Nummernkreise. Dies ist nötig um Transaktionen bzw. Buchungen durchzuführen.
Stammdaten
- Erzeugt Beispieldaten um es zu ermöglichen, mit der Applikation zu arbeiten
- Dies ist wie eine Basiskonfiguration. Alle diese Daten werden unter dem neuen Mandanten mit dem Unternehmen * erstellt, so können sie für alle künftigen Unternehmen genutzt werden, die hiervon abhängen.
Buchhaltungsdaten
Folgende Aufgaben sind noch zu erledigen:
- Erzeugen des Kalenderjahres
- Erstellen des Bilanzierungs-Schemas
- Erzeugen des Konto Elements
- Erstellen der Bilanzierungs-Dimensionen
Diese Aufgaben können entfallen, wenn der Kontenplan nicht ausgewählt wurde. Dies ist sinnvoll, wenn OB nur für die Verwaltung verwendet wird und nicht für Buchhaltungszwecke.
Unternehmen
Einführung
Eine Unternehmen ist eine Geschäftseinheit innerhalb eines Mandanten. Jede Firma kann mehr als einen Geschäftsbereich haben, die unterschiedliche Abteilungen oder Geschäftsbereiche des Mutterunternehmens widerspiegeln können. Unternehmen können geografisch, nach Region oder nach der Funktion strukturiert werden. Jedes Unternehmen wird unabhängig verwaltet, aber es ist möglich, Informationen zwischen ihnen auszutauschen (z. B. Geschäftspartner und Produkte). Unternehmen werden als Baumstruktur organisiert , so kann z. B. ein Unternehmen den Zugang zu bestimmten Daten des untergeordneten Unternehmens haben, aber nicht zu den Daten eines übergeordneten Unternehmens. Alle Unternehmen hängen immer von dem Super Unternehmen (0 / *) ab, das automatisch während des ersten Mandanten-Setup-Prozesses erstellt wird.
So kann eine Unternehmensstruktur aussehen:
Unternehmen können voneinander unabhängig in Bezug auf die Buchhaltungsstrukturen oder die Berichterstattung sein, aber jedes Unternehmen hat die folgenden Eigenschaften:
- Es ist entweder ein Elternteil, ein Kind oder beides, Eltern und Kind, innerhalb einer Hierarchie.
- Es hat einen Unternehmenstyp.
Unternehmens Typen
Unternehmenstypen ermöglichen es, Unternehmen untereinander zu strukturieren. Sie beschreiben, wie sich jedes Unternehmen im Verhältnis zum Anderen verhält.
Es gibt vier Standardarten von Unternehmenstypen, die für die meisten Geschäftsbereiches-Szenarien ausreichend sind.
- Unternehmen: wenn Sie einen Mandanten erstellen, erstellt das System automatisch das Super-Unternehmen (0 / *). In den meisten Fällen hat nur das Super-Unternehmen den Typ „Unternehmen“. Die Art der Unternehmen ist keine juristische Person und Transaktionen sind nicht gestattet.
- Unternehmen mit integrierter Buchhaltung: Wird benutzt für ein Unternehmen, dass als juristische Person fungiert und deren Buchhaltung im Openbravo ERP verwaltet wird.
- Unternehmen ohne integrierte Buchhaltung: Wird benutzt für ein Unternehmen, dass als juristische Person fungiert, aber die Buchhaltung nicht im Openbravo ERP verwaltet wird.
- Allgemein: eine Unternehmen, das keine juristische Person ist, aber in denen Geschäfte zulässig sind.
Die Standard-Unternehmenstypen haben folgende Eigenschaften:
| Unternehmenstyp | Juristische Person | Juristische Person mit Rechnungswesen | Geschäfts- bereich | Transaktionen erlaubt |
|---|---|---|---|---|
| Unternehmen * | N | N | N | N |
| Unternehmen mit integrierter Buchhaltung | J | J | N | J |
| Unternehmen ohne Buchhaltung | J | N | N | J |
| Allgemein | N | N | N | J |
Abrechnungszeitraum/Buchungsperiode
Wenn eine Unternehmen zum Typ Unternehmen (juristische Person) mit integrierter Buchhaltung gehört, bei dem die Option juristische Person ausgewählt ist, können Sie angeben, ob diese Unternehmen berechtigt ist, eigene Abrechnungszeiträume zu öffnen oder zu schließen. Wenn die Erlaubnis für das Unternehmen aktiviert ist, kann jeder Benutzer mit Zugang zu dieser Unternehmen einen Abrechnungszeitraum Öffnen und Schließen.
Beim Öffnen einer Periode kann der Nutzer entscheiden, auch den gewünschten Zeitraum für untergeordnete Unternehmen zu öffnen. Wenn jedoch ein Zeitraum geschlossen, wird die ausgewählte Periode für alle abhängigen Unternehmen geschlossen.
Wenn eine Unternehmen über mehrere Kontierungsschemas verfügt, werden die zu öffnenden / zu schließenden Perioden auch für alle damit verbundenen Schemas geöffnet / geschlossen.
Geschäftsjahr - Kalender
Es ist nicht zwingend erforderlich, dass jedes Unternehmen einen Geschäftsjahr-Kalender anlegt, wenn aber eine Unternehmen als juristische Person markiert ist, erfordert jedes Sub-Unternehmen den gleichen Zeitrahmen wie die Muttergesellschaft.
Reporting
Sie können den Aufruf von Berichten so einschränken, dass sie nur für Unternehmen, deren Unternehmen Typ „Geschäftsbereich“ oder „Juristische Person „ist, möglich sind.
Hier lässt sich das einstellen: : In Buchhaltung > Accounting > Berichte > Kontierungsbericht können sie das Unternehmen als Filter vorgeben, dessen Option im Unternehmens Typ Typ „Geschäftsbereich“ oder „Juristische Person „ist.
Unternehmenstypen Parameter
Für die Modellierung der meisten Unternehmen sind die Standard-Unternehmenstypen ausreichend. Allerdings ist das Verständnis der zugrunde liegenden Einstellungen hilfreich, um den richtigen Typ zu finden. Einige Unternehmen können gegebenenfalls auch benutzerdefinierte Unternehmenstypen erstellen.
In Einstellungen > Unternehmen > Unternehmenstypen sind vier Möglichkeiten, wie sich Unternehmen mit jedem Unternehmenstyp verhalten.
Juristische Person (Legal Entity)
Wenn der Unternehmenstyp mit der Option Juristische Person gewählt wird:
- Jedes Unternehmen, dass diesen Unternehmenstyp gewählt hat, ist eine gesetzlich anerkannte Körperschaft.
Juristische Person mit Buchhaltung
Wenn ein Unternehmenstyp die mit Buchhaltung Option selektiert hat:
- Jedes Unternehmen mit diesen Unternehmenstyp ist eine gesetzlich anerkannte Körperschaft(die mit Buchhaltung Option ist nur verfügbar, wenn die Option Juristische Person bereits aktiviert wurde).
- Jedes Unternehmen mit diesen Unternehmenstyp erlaubt die Buchhaltung im Openbravo ERP. Unternehmen, die dies nicht aktiviert haben, können das Rechnungswesen außerhalb von Openbravo machen.
- Es kann definiert werden, ob das öffnen und schließen von Abrechnungsperioden in diesem Unternehmen erlaubt ist.
Transaktionen erlaubt
Wenn ein Unternehmenstyp die Transaktionen erlaubt Option selektiert hat, ist aus Buchhaltungssicht jede Buchung/Transaktion erlaubt. Wenn Transaktionen nicht erlaubt sind, kann kann das Unternehmen keine Buchhaltungsbeleg erstellen (z. B: Rechnungen).
Geschäftsbereich
Wenn ein Unternehmenstyp die Geschäftsbereich Option selektiert hat:
- Diese Unternehmen sind Sub-Unternehmen des Mandanten, haben aber keinen rechtlichen Status.
- Sie können festlegen, ob für die Unternehmen dieser Art erlaubt ist , Abrechnungszeiträume zu öffnen oder zu schließen.
Unternehmenstypen Regeln
Wenn Ihr Unternehmen mehr als ein Unternehmen hat, müssen Sie beim Einrichten der Unternehmensstruktur die folgenden Regeln beachten:
- Jedes Unternehmen muss einen Unternehmenstyp haben.
- Jedes Unternehmen, in denen Transaktionen erlaubt sind, muss einen, aber nur einen Unternehmens-Vorfahre haben (einschließlich sich selbst) der eine Juristische Person ist.
- Jedes Unternehmen, in denen die Geschäftsbereich Option selektiert ist, muss einen, aber nur einen Unternehmens-Vorfahre haben, das eine Juristische Person ist.
- Jedes Unternehmen, in denen die Geschäftsbereich Option selektiert ist, kann in jedem Zweig des Unternehmens-Baums platziert werden.
- Wenn ein Unternehmen die mit Buchhaltung Option selektiert hat, muss sie entweder:
- Ein eigenes Kontierungsschema und einen eigenen Abrechnungszeitraum - oder
- Ein Vorfahre mit eigenem Kontierungsschema und einem eigenen Abrechnungszeitraum.
- Jedes Unternehmen, in denen die Juristische Person oder die Geschäftsbereich Option selektiert ist, kann selektiert werden, ob es erlaubt ist , Abrechnungszeiträume zu öffnen oder zu schließen.
Es wird empfohlen, dass Sie Abrechnungszeiträume für alle Unternehmen, die als juristische Person mit Buchhaltung eingerichtet sind, vergeben. Ordnen jedem Unternehmen einen eigenen Kalender zu. |
- Sobald eine Unternehmen mit der Transaktion Set as Ready fertiggestellt wurde, können Sie den Unternehmenstyp nicht mehr ändern.
- Sie können nicht mehr als einen Abrechnungszeitraum im selben Zweig des Unternehmens-Baums verwalten, so kann ein untergeordnetes Unternehmen keine unterschiedlichen Abrechnungszeiträume als in dem übergeordneten Unternehmen haben.
- Wenn eine Unternehmen als untergeordnetes Unternehmen mit Juristische Person mit Buchhaltung ist, wird bei bei der Buchung eines Dokumentes (z. B. einer Kundenrechnung) geprüft, ob der Abrechnungszeitraum geöffnet ist. Wenn mit Buchhaltung nicht aktiviert ist, erfolgt keine Überprüfung.
Sicherheit in Multi-Unternehmen
Die Berechtigungssicherheit in einem Multi-Unternehmen folgt diesem Schema:
- Erlaubt, Dokumente in jedem Unternehmen zu erstellen, außer in Unternehmen *
- Erlaubt, Daten in jedem Unternehmen im Zusammenhang zu sehen
- Erlaubt das Erstellen aller Stammdaten in jedem Unternehmen, inklusive in Unternehmen *
- Erlaubt, Dokumente in Haupt Unternehmen und Unternehmen 1 zu erstellen
- Erlaubt, Daten in Haupt Unternehmen und seinen untergeordneten Unternehmen zu sehen (Unternehmen 1, Unternehmen 2). Es besteht auch die Möglichkeit, nur Daten aus Unternehmen 1 zu selektieren.
- Erlaubt, alle Stammdaten in jedem Unternehmen, außer in Unternehmen 2 zu erstellen
- Nur erlaubt, Dokumente in Unternehmen 2 zu erstellen
- Nur erlaubt, die Daten zu Unternehmen 2 im Zusammenhang zu sehen
- Darf nur Stammdaten in Unternehmen 2 , einschließlich Org *
Unternehmens - Informationen
Hier befinden sich zwei sehr wichtige Felder, die konfiguriert werden müssen:
- Standort
Die Berechnung der Steuern hängt davon ab, wie sie konfiguriert werden. Folgende vier Felder müssen korrekt erfasst werden: Land von / Land an und Region von / Region an.
In einem Beschaffungs Workflow nimmt OB das Land von und die Region von aus dem Standort des Unternehmens.
Im Verkaufs Workflow ist das umgekehrt.
- Geschäftspartner
Dieser Geschäftspartner wird für interne Prozesse genutzt, die einen Geschäftspartner benötigen(z.B. Interne Überweisungen). Internen Überweisungen (z.B. vom Kassenbuch auf das Bankkonto) erzeugen zwei Rechnungen (eine Zahlung, eine Forderung). Hierfür ist ein Geschäftspartner nötig.
Ohne diese Geschäftspartner-Einrichtung wird der Prozess Buchhaltung → Zahlungsverkehr → Transactions → Transaktionen Bankguthaben nicht funktionieren.
Erstellen eines Unternehmens
Zum Erstellen eines Unternehmens muss auf die Rolle des neuen Mandanten „OB Admin“ umgeschaltet werden, damit die Berichtigungen gegeben sind. Über den Menüpunkt „Unternehmen erzeugen“ kann ein neues Unternehmen erstellt werden.