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ERP 2.50:Functional Documentation/General Setup/fr

Paramétrage Général

Contents

Préambule

Dans ce document, la traduction est inspirée du pack Phidias Pack Base.

Les choix de traduction suivants ont été pris :

Anglais Français
Client Société
Business Partner Tiers
Transactional Data Données métier
Master Data Données principales
Background process Processus en arrière plan

Introduction

Le sujet de cette section est d'expliquer le paramétrage des éléments que vous pouvez trouver dans l'application, mais pas sous la perspective du modèle de données. Pour avoir la bonne configuration, il est important d'installer OB avec succès. Pour utiliser correctement Openbravo utilisez cette méthode :


General Setup.png

Cette section se concentre sur le paramétrage général. Ce module améliore et accroit la performance d'Openbravo et permet de paramétrer de nombreux éléments.

Société-Entité

Introduction

Openbravo est une application multi-société. Chaque société-entité est une compagnie gérée par l'application. La gestion de chaque entité est indépendante des autres dans l'application. Chaque entité comprend une ou plusieurs organisations.

Openbravo travaille avec au moins deux entités différentes. La première qui gère le modèle de données et les données principales et la seconde qui gère les données métier. Si on travaille avec deux entités, la structure devrait prendre la forme suivante :

Entity.png

  1. Le nom de la société est System. Pour voir toutes les données relative à cette société, l'utilisateur doit être capable de s'identifier avec un rôle System Administrator. Utiliser l'utilisateur par défaut: Openbravo mot de passe: openbravo. Le modèle de données comporte les tables, colonnes, fenêtres, onglets, champs, menus, etc., ainsi il est indépendant de toutes les autres sociétés, mais en même temps chaque société utilisera les mêmes fenêtres, champs, etc. qui ont été configurés en tant que société System. De la même façon, le source data comporte les données qui sont obligatoires pour certains processus indépendamment du reste des sociétés. Chaque société en a besoin. Donc ce sont des données communes à l'ensemble des sociétés.
  2. Cette nouvelle société doit être créée en utilisant le processus Configuration initiale société. Toutes les données transactionnelles sont créées pour cette nouvelle société et seuls les utilisateurs liés à cette société pourront accéder à ces données.

Créer une société

La meilleure façon de créer une société est d'utiliser le processus Configuration initiale société. La raison en est qu'un grand nombre d'actions doivent être effectuées afin de créer proprement la société.

Voir les étapes pour créer une nouvelle société.

Quatre tâches principales sont impliquées dans le processus Configuration initiale société :


Client set up.png

Ces quatre tâches sont indépendantes, donc si l'une d'elle échoue, le processus se poursuit. Mais en fait, si Données société ou Données financières échoue, OB ne fonctionnera pas correctement.

1. Données société (Data client)

Cette tâche est en charge de :

Par exemple, remplir les champs dans la fenêtre Configuration initiale société comme suit :

Le processus crée:

Et lie les utilisateurs → rôles → organisation en obtenant au final cette structure :


Isetup.png


La raison pour laquelle le processus lie les nouveaux rôles avec l'utilisateur Openbravo est que Openbravo est le super utilisateur de l'application, et donc cet utilisateur peut gérer toutes les sociétés et le Dictionnaire Applicatif.

La différence entre les utilisateurs Sirof et Amedio provient autant des rôles que des organisations. Avoir accès à l'organisation * signifie que vous pouvez tout voir dans l'application indépendamment de l'organisation. Par conséquent, avoir accès à la seule organisation Pamplona signifie que vous ne pouvez voir que les données relatives à cette organisation.

2. Données comptables (accounting data)

cette tâche se charge de :

Cette tâche peut être ignorée si le schéma de comptabilisation n'est pas sélectionné. Cela n'a de sens que si OB n'est pas utilisé pour la comptabilité, mais seulement pour la gestion.

3. Données financières (financial data)

Cette tâche se charge de :

4. Données principales (master data)

Cette tâche se charge de :

Information société

Aller à Configuration générale → Société → Société permet de configurer d'autres éléments:

Champs à configurer:

Organisation

Introduction

Une organisation est une unité opérationnelle à l'intérieur d'une société. Chaque société peut avoir plus d'une unité opérationnelle, afin de refléter les différents départements ou divisions de la société mère. Les organisations peuvent être structurées géographiquement, par région ou par fonction. Chaque organisation est gérée indépendamment, mais elles peuvent partager des informations entre elles, par exemple les tiers et les produits.

Les organisations ont une structure arborescente, ainsi une organisation peut avoir accès à certains documents spécifiques et à ceux de l'organisation fille, mais pas aux documents des organisations mères ou de la fratrie.

Toutes les organisations dépendent toujours de la super organisation appelée '*', qui est créée automatiquement dans le processus Configuration initiale société. Un exemple de structure arborescente :

Org1.png

Les organisations peuvent être indépendantes entre elles, en terme de structure de comptes, de rapports, mais toute organisation a les caractéristiques suivantes :

Type d'organisation

Les types d'organisation permettent aux organisations de travailler ensemble de manière cohérente, en contrôlant comment chaque organisation se comporte par rapport aux autres organisations. Il existe quatre types d'organisation, qui sont suffisants pour la plupart des scénarios commerciaux.

Les types d'organisation par défaut ont les caractéristiques suivantes :

Type d'organisation Entité légale Entité légale avec Comptabilité Unité Opérationnelle Transactions Autorisées
Organisation N N N N
Entité avec comptabilité Y Y N Y
Entité sans comptabilité Y N N Y
Générique N N N Y

Contrôle de période

Si une organisation appartient à un type d'organisation où l'option Entité Légale est sélectionnée, vous pouvez spécifier si cette organisation est autorisée ou non à ouvrir ou clôturer ces propres périodes de comptabilisation. Si le contrôle de période est activé pour une organisation, tout utilisateur ayant accès à cette organisation peut ouvrir et clôturer une période de comptabilisation.

Quand il ouvre une période, un utilisateur peut choisir d'ouvrir aussi le (ou les) période(s) sélectionnée(s) pour les organisations filles. Toutefois, quand une période est clôturée, elle l'est pour toutes les organisations dépendantes. Si une organisation a plusieurs schémas comptables, l'ouverture / clôture de la période sera aussi ouverte / clôturée dans tous les schémas associés.

Calendriers

Il n'est pas obligatoire que chaque organisation ait un calendrier financier, mais lorsqu'une organisation est une Entité Légale, toutes les sous-organisations qui nécessitent un calendrier financier doivent utiliser le même calendrier financier que l'organisation mère.

Rapports

Vous pouvez restreindre les rapports de telle manière qu'ils ne soient générés que pour les types d'organisation ayant l'option Unité Opérationnelle ou Entité Légale sélectionnée. Dans Gestion des finances > Comptabilité > Rapports > Paramétrage des rapports définis par l'utilisateur, si l'option Filtre par Organisation est sélectionnée, le champ Organisation affiche seulement les organisations de type Unité opérationnelle ou Entité Légale.

Paramétrage du Type d'organisation

Pour la plupart des entreprises, les types d'organisation par défaut sont suffisants pour vous permettre de modéliser votre organisation. Toutefois, comprendre les réglages sous-jacents des types d'organisation vous aidera à décider de quels types d'organisation vous avez besoin. Certaines entreprises peuvent aussi avoir besoin de créer des types d'organisation spécifiques.

Dans Configuration générale > Organisation > Type d'organisation, il existe quatre options qui contrôlent comment se comporte chaque organisation de chaque type d'organisation.

Entité légale

Si un type d'organisation a l'option Entité Légale sélectionnée:

Entité légale avec comptabilité

Si un type d'organisation inclut l'option Avec Comptabilité :

Transactions autorisées

Si un type d'organisation comporte l'option Transactions autorisées, les organisations appartenant au type d'organisation sont autorisées à enregistrer des transactions à finalité comptables. Si une organisation est d'un type n'autorisant pas les transactions, vous ne pouvez pas inclure cette organisation sur un document comptable, par exemple une facture.

Unité Opérationnelle

Si un type d'organisation comporte l'option Unité Opérationnelle:

Règles des types d'organisation

Si votre entreprise comporte plus d'une organisation, vous devrez observer les règles suivantes quand vous paramètrerez la structure organisationnelle :

Il est recommandé d'activer les contrôles de période sur toutes les organisations de type Entité légale avec comptabilité et assigner à chaque organisation son propre calendrier.

Sécurité/Multi-organisation

Les permissions de sécurité dans une multi-organisation suivent ce schéma :


Orgsec.png


  1. Autorisé à créer des documents dans toute organisation exceptée Org *
  2. Autorisé à voir les données relatives à toute organisation
  3. Autorisé à créer toute Donnée Principale dans toute organisation y compris Org *
  4. Autorisé à créer des documents dans Main org et Org1
  5. Autorisé à voir les données relatives à Main org et ces organisations filles (org1, org2). Il est aussi possible de sélectionner l'organisation Org1
  6. Autorisé à créer toute Donnée principale dans toute organisation exceptée dans Org2
  7. Seulement autorisé à créer des documents dans Org2
  8. Seulement autorisé à visualiser des données relatives à Org2
  9. Seulement autorisé à créer toute Donnée Principale dans Org2 y compris Org *

Voir aussi créer une organisation

Information de l'organisation

Dans cet onglet, deux champs sont très importants et nécessitent d'être bien configurés :

Le calcul des taxes dépend de cela car quand une taxe est configurée, il existe quatre champs qui doivent être correctement paramétrés : Pays d'origine, Pays de destination, Région d'origine, Région de destination.

Ainsi dans un flux d'approvisionnement, OB prend le Pays d'origine et la Région d'origine du site du fournisseur et le Pays de destination et la Région de destination du site de l'organisation.

Dans une flux de vente, c'est à peu près similaire.

Ce tiers est utilisé pour des processus internes qui nécessite un tiers.

Par exemple dans des transferts internes. Faire des transferts internes (par exemple depuis le journal de caisse vers le compte banque) signifie créer deux mouvements (un paiement, un effet à recevoir) donc un tiers est obligatoire pour ceci.

Si on n'a pas paramétré de tiers, le processus Gestion financière → Règlements&Paiements → Transactions → Transferts de fonds ne fonctionnera pas.

Sécurité

Le propos de cette section est d'expliquer le modèle courant de la sécurité d'Openbravo.

La sécurité peut être scindée entre le fonctionnel et les données. La Sécurité Fonctionnelle définit l'accès aux différents éléments de l'application tandis que la Sécurité des Données détermine quelles données dans ces éléments sont accessibles ou pas.


Sécurité fonctionnelle

La Sécurité Verticale gère la définition des utilisateurs, des rôles et permissions, permet l'association d'utilisateurs à des rôles et permet de décider si un utilisateur peut accéder à un élément déterminé (par exemple une fenêtre, un formulaire, un processus).

Les points impliqués dans la sécurité Verticale sont:

Les Utilisateurs

Les utilisateurs sont des entités qui peuvent s'identifier dans l'application. Le minimum requis pour qu'un utilisateur puisse s'identifier est d'avoir un mot de passe et au moins un rôle associé. Un utilisateur est sensé représenter une personne (chaque personne doit être un utilisateur différent).

Les Rôles

Les rôles sont une connexion entre les utilisateurs et les permissions, les permissions sont associées aux rôles, et les rôles sont liés aux utilisateurs. Un rôle définit quelle information est autorisée, et laquelle est interdite.

En dépit du fait qu'un simple utilisateur puisse avoir de multiples rôles associés, seulement un rôle est effectif à la fois : bien qu'un utilisateur identifié ait plus d'un rôle, il devra sélectionner un rôle ou un autre afin d'avoir différentes permissions d'accès.

Les Permissions

Différentes permissions peuvent être associées à un rôle. Ceci a pour effet qu'un rôle n'aura accès qu'aux éléments pour lesquels il a une permission.

Les permissions sont définies selon les niveaux suivants: Accès à l'Organisation, Accès aux Éléments (fenêtres, formulaires, processus...) et Accès aux Tables.


Securityrol.png

Sécurité des données

La Sécurité Horizontale est gérée par Sociétés, organisations, niveau d'accès et niveau utilisateur. Ainsi on décide quelle donnée est accessible et laquelle ne l'est pas.

Niveau d'accès aux données

Le niveau d'accès définit depuis quelles société/organisations la donnée est visible. Le niveau d'accès est mis en place pour les tables, processus, formulaires, workflows et les tâches, ainsi chacun de ces éléments a un niveau d'accès.

Il existe cinq niveaux possibles:

Leurs permissions d'accès sont décrites dans le tableau suivant, où:

Société Org Description
Système 0 * Autorise seulement de voir les enregistrements de la société 0 et de l'organisation *. Par exemple, les enregistrements du dictionnaire applicatif.
Système/société Non 0 * Autorise seulement de voir les enregistrements de toutes les société, exceptée la société 0 et de voir l'organisation *. Par exemple, les enregistrements des Données Principales.
Organisation Non 0 Non * Autorise seulement de voir les enregistrements de toutes les sociétés, exceptée la société 0 et de voir toutes les organisations, exceptée l'organisation *. Par exemple, les documents métiers.
Société/Organisation Non 0 Toutes Autorise seulement de voir les enregistrements de toutes les sociétés, exceptée la société 0 et de voir toutes les organisations. Par exemple, les documents métiers, les Données Principales.
Tout Toutes Toutes Permet de tout voir

Niveau utilisateur

Chaque rôle a un niveau utilisateur qui est utilisé dans la sécurité verticale afin d'accorder ou de refuser l'accès non seulement aux données mais à l'élément dans sa totalité (par exemple, à une fenêtre).

Il existe trois niveaux utilisateur possibles (et leurs combinaisons): Société, Organisation et Système. Le niveau utilisateur est utilisé conjointement avec le niveau d'Accès aux Données, ainsi seuls les rôles définis avec un type de niveau utilisateur peuvent accéder à certains types d'éléments définis dans certains niveaux d'Accès aux Données, ceci est résumé dans le tableau ci-dessous:


Niveau d'Accès aux Données Niveau Utilisateur
Système Système
Système/Société Système ou Société
Organisation Organisation
Société/Organisation Société ou Organisation
Tout Système, Société ou Organisation

Paramétrage des processus en arrière plan

Tout processus en arrière plan peut être défini dans l'ERP Openbravo. Ces processus peuvent être développés comme un fichier PL ou Java et ils peuvent être planifiés et exécutés automatiquement. Les processus peuvent être exécutés dans n'importe quel intervalle requis, quotidiennement ou certains jours de la semaine, comme un événement récurrent ou une seule fois à une heure particulière.

Les étapes pour créer et paramétrer un processus sont :

Ainsi les processus en arrière plan peuvent être activés ou désactivés et ceci est très utile car parfois quand le processus peut s'exécuter d'abord manuellement, il est obligatoire d'arrêter le processus en arrière plan. (par exemple: PeriodicAcctServer)


Paramétrage des langues

L'ERP Openbravo est une application multilingue ce qui signifie qu'il est possible de voir l'interface complète dans différentes langues.

Voir les étapes pour importer:exporter des traductions.

Dans la base de données Openbravo, il existe des tables qui ont leur propre table de traduction. Tous ces types de tables doivent être remplis en Anglais et les tables de traduction dans le langage désiré par l'utilisateur. Lorsque vous vous identifiez en Anglais vous voyez les données des tables originales, mais si vous vous identifiez dans une langue différente vous verrez les données des tables de traduction.

Voir la relation entre Traduction et tables.

Initialement (depuis l'installateur) les tables de traduction provenait de l'espagnol comme langue par défaut, ce qui signifiait que toutes les tables avaient leur traduction en espagnol.

La manière de faire l'import/export de traduction est :

Import export.png

Paramétrage des valeurs par défaut

Dans l'ERP Openbravo il existe trois façons de paramétrer les valeurs par défaut:

Notez que cela ne se produira que lors de la création dun nouvel enregistrement.

Lorsqu'un utilisateur s'identifie, l'application génère des variables de session et à l'intérieur de celles-ci se trouvent les valeurs par défaut. Toutes ces valeurs par défaut sont gérées de façon hiérarchiques.

Exemple 1:

Une valeur par défaut est initialisée dans Gestion des finances->Comptabilité->Règles comptables->Types Documents en cochant l'enregistrement "Commande PDV"

Maintenant, étant donné que vous êtes toujours identifié, si vous allez dans la fenêtre des commandes client et que vous cliquez Nouveau, il n'apparaitra pas la valeur "Commande PDV", mais si vous vous déconnectez et reconnectez, l'application génèrera les nouvelles variables de session et la valeur "Commande PDV" apparaitra.

Exemple 2:

Conservant la valeur par défaut de l'exemple 1, l'utilisateur peut décider d'initialiser une autre valeur par défaut à travers le Dictionnaire Applicatif dans la même table que celle utilisée dans la fenêtre "Commande client".

Dans ce cas l'utilisateur doit aller à Dictionnaire Applicatif->Table et colonne-> et sélectionner la table C_Order. Puis sélectionner la colonne C_Doctypetarget_id et renseigner le champ "valeur par défaut" en inscrivant l'ID du type de document correspondant. Écrivons par exemple "Commande magasin".

Ce paramétrage aura prendra effet une fois l'application compilée.

Donc, maintenant pour la même fenêtre l'ERP Openbravo a deux valeurs par défaut, "Commande PDV" et "Commande magasin", mais ça ne posera pas de problème étant donné que les valeurs par défaut sont traités de manière hiérarchique.

La valeur par défaut pour la fenêtre sera "Commande magasin".

Exemple 3:

Finalement l'utilisateur décide de paramétrer une valeur par défaut pour la fenêtre "Commande client", mais avec la méthode Préférences d'utilisation.

L'utilisateur va dans Configuration générale-> Application ->Préférences et sélectionne la fenêtre, écrit "C_Doctypetarget_id" dans le champ attribut et l'ID du type de document correspondant : "Commande standard" (par exemple).

Comme précédemment, se déconnecter et se reconnecter à l'application permettra à la nouvelle valeur par défaut d'être établie de façon permanente.

Donc, à cet niveau l'ERP Openbravo aura trois valeurs par défaut:

Mais la valeur définitive sera "Commande standard" car la méthode des Préférences est la manière la plus restrictive de paramétrer une valeur par défaut.

Paramétrage des alertes

L'ERP Openbravo utilise les alertes pour informer les utilisateurs de tout événement se produisant sur le système et pour lequel l'administrateur a défini une règle pour l'afficher.

Le processus pour mettre en œuvre une alerte est comme suit:

Pour plus d'information, cliquez ici

Paramétrage du Menu

Il est facile et rapide de configurer le menu de l'ERP Openbravo. Le menu est structuré de manière hiérarchique et arborescente.

Il existe deux types de nœuds :

Pour ajouter ces actions dans le menu procédez comme suit:

  1. Créer l'élément dans le Dictionnaire Applicatif: Fenêtres, Rapports, Processus, etc.
  2. Compiler la fenêtre, le processus, etc.
  3. Créer un nœud dans le menu et ajouter l'action
  4. Finalement déplacer le nœud à l'intérieur du menu

Treenode2.svg


Quand un noeud regroupe différents nœuds, aucune action ne peut lui être liée. Par exemple quand vous créez un nouveau module ou différentes sections dans un module (Rapports, Paramétrage)

Voir comment changer l'ordre dans un menu.

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