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ERP 2.50:Functional Documentation/Procurement Management/de

Contents

Beschaffungswesen

Einführung

Beschaffungswesen bezeichnet die Anforderung und Handhabung von benötigten Waren zum richtigen Zeitpunkt und der Zahlung der Ware. Das Beschaffungswesen ist eng verknüpft mit der Lagerverwaltung, dem Rechnungswesen und dem Projektmanagement.

Beschaffung.png

Anforderung

Benutzer können den Beschaffungs - Work Flow durch die Erfassung von Bestellanforderungen anstatt von Bestellungen einleiten. Dies ermöglicht eine klare Trennung der Aufgaben und Pflichten zwischen:

Bestellung

Eine Bestellung ist ein Dokument, dass die Produkte und/oder Dienstleistungen von einem bestimmten Lieferanten zu vereinbarten Preisen und Bedingungen bestellt. Bestellungen werden in der Regel entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen mit einem Lieferanten geliefert. Unter Angabe Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Artikelidentifikation, Mengen-, Frachtbedingungen und alle anderen Auflagen und Bedingungen. Eine Bestellung kann manuell eingegeben oder einfach durch Kopieren einer bestehenden Bestellung erstellt werden. Eine automatisierte Methode, Bestellungen zu erstellen ist es, ein Programm laufen zu lassen, dass die Vorschläge aus einem "Einkaufsplan" aus der Materialbedarfsplanung generiert.

Bestellattribute

Belegnummer: Die Bestellnummern für die Bestellung können automatisch generiert werden oder, wenn erforderlich manuell eingegeben werden.

AuftragsnummerEine externe Referenznummer des Lieferanten kann in diesem Bereich zu Referenzzwecken angezeigt werden.

PreislisteFür jede Bestellung kann eine bestimmte "Preisliste" für den Lieferanten ausgewählt werden, die für alle Bereiche dieser Bestellung gilt.

Bestellstatus:Verschiedene Zustände können ausgewählt werden, in welcher aktuellen Phase der Beschaffung die Bestellung ist. Beispiel: 'Entwurf', 'nicht Akzeptiert', 'Unterwegs', 'Komplett', 'Geschlossen', usw.

Zahlungsarten:Verschiedene Zahlungsarten können ausgewählt werden, um sie in der Rechnung anzugeben. Beispiel: 'Bankguthaben' ,'Bankanweisung', 'Auf Kredit ', 'Bar ', 'Kreditkarte', 'Versandkasse', 'Dauerauftrag', 'Wechsel', usw.

Zahlungsbedingungen:Die verschiedenen Zahlungsbedingungen definieren die Bedingungen, wann eine Lieferantenrechnung bezahlt werden muss.

Abgesehen von den oben genannten Attributen der Bestellung gibt noch andere Eigenschaften:

Die Bestellung zeigt die "Gesamt Positionen" (die Summe der Beträge für die Bestellung ohne Steuern) und die "Gesamtsumme" (die Summe der Beträge einschließlich Steuern).

Wareneingang

Wareneingang ist ein Dokument, in dem die Lieferung von Erzeugnisse oder Waren von einem Lieferanten enthalten sind. Ein Wareneingang kann manuell oder automatisch erzeugt werde. Die Automatik kann den Wareneingang auf der Grundlage einer Bestellung oder Lieferrechnung generieren. Mehrere Bestellungen können zu einem Wareneingang zusammengefasst (kopiert) werden. Eine Lieferrechnung kann zur Rechnungsprüfung aus einem Wareneingang automatisch generiert werden.


Wareneingangsattribute

Bewegungsdatum: Gibt das Datum an, wann das Produkt in den Bestand übergegangen ist.

Lagerplatz: Der Ort in dem Lager, wo das Produkt physisch gelagert ist.

Attribute: Die eingekauften Produkte können verschiedene Attribute wie Größe und Farbe haben.

Verbindung zur Lagerverwaltung

Wenn das Dokument "Wareneingang" erzeugt und abgeschlossen wird, wird der Bestand des Produktes aktualisiert (gebucht).


Lieferantenrechnung

Die empfangene Rechnung des Lieferanten wird gegen die von Openbravo erzeugte Lieferantenrechnung abgeglichen. Eine Lieferantenrechnung ist ein Dokument der Waren, die von einem Lieferanten geliefert werden sollen.

Eine Lieferantenrechnung kann entweder manuell oder automatisch erzeugt werden. Die Automatik kann die Lieferantenrechnung auf der Grundlage einer Lieferanten-Bestellung oder eines Wareneingangs erzeugen. Es ist ebenso möglich, aus einer vorhandenen Lieferantenrechnung zu kopieren.

Aus der Lieferantenrechnung kann automatisch ein Wareneingang erzeugt werde.

Verbindung zum Rechnungswesen: Zahlungsüberwachung

Die Zahlung wird automatisch aus den Zahlungs- und Rechnungslegungsregeln generiert, die für den Lieferanten und auf der Lieferantenrechnung definiert sind. Wenn also eine Lieferantenrechnung abgeschlossen ist, wird das Rechnungswesen automatisch aktualisiert.

Wird die Rechnung in mehrere Zahlungen unterteilt, ist es möglich, die Zahlungen mit der Forderungsüberwachung zu verwalten.

Mit der Zahlungsüberwachung läßt sich die Fälligkeit der Zahlbeträge auf Höhe und Zeitpunkt überwachen. Wenn die Rechnung noch nicht voll bezahlt wurde, kann die Zahlungsüberwachung den Nutzer darüber informieren, wieviel bisher gezahlt, wieviel noch aussteht und wann die Zahlung zu erwarten ist. Der Zahlstatus kann automatisch im Hintergrundprozess oder manuell für jede Lieferantenrechnung berechnet werden.

Das Datum, wann der Zahlungsstatus das letzte mal berechnet wurde, wird im Fenster angezeigt. Ein Pop-Up Fenster erlaubt dem Nutzer die Rechnungen nach "voll bezahlt", "nicht bezahlt" oder "teilweise bezahlt" zu filtern (Anzeige alle Rechnungen ist ebenfalls möglich) PaymentMonitorInvoice.png

User Story

Business Intelligence (BI) / Reporting

Das Reporting (BI) umfasst eine breite Palette von Anwendungen und Technologien für die Beschaffung, Speicherung, Aufbereitung und Bereitstellung aller Daten, um den Benutzern bei Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.

Zu den BI-Anwendungen gehören auch die Funktionen für Entscheidungsfindungs-Systeme, Abfrage- und AdHoc-Reporting, statistische Analyse, Forecast und Data Mining.

Die Datenkonfiguration der meisten Berichte ist multidimensional. Der Benutzer kann selektieren, welche Art von Informationen er braucht und wie die Gruppierung der Ergebnisse aussehen soll.

Außerdem kann eine vergleichende Analyse vorgenommen werden. Zum Beispiel lassen sich Verkaufstrends über einen längere Zeitraum (z.B. ein Jahr) zum Vorjahr vergleichen.

Die Berichte können im HTML- oder PDF-Format angezeigt werden.

Gruppen Report Einkauf

Dieser Bericht zeigt die Bestellungen über einen ausgewählten Zeitraum. Mit diesem Bericht ist es möglich zu zeigen, welcher Lieferant mit welcher Häufigigkeit und welche Produkte im ausgewählten Zeitraums gekauft wurden. Filter für diesen Bericht sind: Datum, Lieferant und Produkt.

Eine vergleichender Bericht kann ausgeführt werden, um Daten innerhalb unterschiedlichen Zeiträumen zu vergleichen. Eine Gruppierung kann für die Ausgabe des Berichts ausgewählt werden.

Gruppen Report Wareneingang

Ähnlich wie der "Gruppen Report Einkauf", allerdings in Bezug auf Wareneingänge.

Gruppen Report Einkaufsrechnungen

Ähnlich wie der "Gruppen Report Einkauf", allerdings in Bezug auf Einkaufsrechnungen.

Bericht Bestellung

Dieser Bericht zeigt eine Liste aller Lieferanten-Bestellungen. Der Bericht kann nach Datum, Lager, Projekt und Geschäftspartner selektiert werden.

Bericht Lieferantenrechnung

Ähnlich wie der "Gruppen Report Einkauf", mit der gleichen Selektion, allerdings in Bezug auf Lieferanten.

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