ERP 2.50:Functional Documentation/Sales Management/nl
 | This document is still a work in progress. It may contain inaccuracies or errors. |
| Languages: |
English | Deutsch | Français | Italiano | Nederlands | Translate this article... |
Contents |
Transactions
Sales Order
Aanmaken Offerte/Aanbieding
- Klik op 'New Record' linksboven in de toolbar
- Zet de 'Transaction Document' pulldown menu Op 'Quotation'
- Selecteer juiste Business Partner
- Kijk of alle velden goed staan ingevuld. (Price List, Delivery Location, Service Point etc.)
- Wanneer alles klopt kan de 'Header' worden opgeslagen middels het diskette-icoontje in de toolbar.
Nu is het voorblad (Header) van de offerte/Aanbieding klaar. We kunnen nu de regels gaan toevoegen.
- Klik op het tabblad 'Lines' Onder het tablad 'Header'
- Klik op 'New Record' linksboven in de toolbar (nu is er een nieuwe lege regel geopend: Line No. 10)
- Selecteer het juiste product
- Selecteer het juiste magazijn bij 'Service Point'
- Vul het aantal in bij 'Ordered Quantity'
- Kijk of de 'Unit Price' klopt (afgesproken prijs excl. BTW)
- 'List Price' is de prijs zoals die staat op de prijslijst.
- selecteer de juiste 'Tax'
Nu is de eerste regel klaar. Nu zijn er meerdere opties met opslaan:
- Save, Opslaan en en de aangemaakte regel blijven
- Save & New, Opslaan en een nieuwe regel openen
- Save & Grid, Opslaan en naar het overzicht gaan (grid)
Wanneer alle regels zijn aangemaakt gaan we weer terug naar de Header. De offerte/Aanbieding is nu zo goed als klaar. Wanneer er niks meer aangepast hoeft te worden kan de offerte definitief gemaakt worden door het volgende te doen:
- Klik op de 'Complete' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Complete'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'complete' en klik op de 'OK' button.
De offerte/aanbieding is definitief.
Van Offerte/Aanbieding naar Orderbevestiging
Wanneer van de offerte/aanbieding een orderbevestiging kan worden gemaakt, moet het volgende gedaan worden:
- Open de offerte/Aanbieding
- Verander bij het 'Transaction Document' pulldown menu de status van 'Quotation' naar 'Standard Order' Het 'Document No.' veranderd.
- Sla deze verandering op, door op het diskette-icoontje te klikken in de toolbar.
- Nu is de offerte/aanbieding een orderbevestiging geworden.
- Klik op de 'Complete' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Complete'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'complete' en klik op de 'OK' button.
Aanmaken Order(bevestiging)
- Klik op 'New Record' linksboven in de toolbar
- Zet de 'Transaction Document' pulldown menu Op 'Standard Order'
- Selecteer juiste Business Partner
- Kijk of alle velden goed staan ingevuld. (Price List, Delivery Location, Service Point etc.)
- Wanneer alles klopt kan de 'Header' worden opgeslagen middels het diskette-icoontje in de toolbar.
Nu is het voorblad (Header) van de order klaar. We kunnen nu de regels gaan toevoegen.
- Klik op het tabblad 'Lines' Onder het tablad 'Header'
- Klik op 'New Record' linksboven in de toolbar (nu is er een nieuwe lege regel geopend: Line No. 10)
- Selecteer het juiste product
- Selecteer het juiste magazijn bij 'Service Point'
- Vul het aantal in bij 'Ordered Quantity'
- Kijk of de 'Unit Price' klopt (afgesproken prijs excl. BTW)
- 'List Price' is de prijs zoals die staat op de prijslijst.
- selecteer de goede 'Tax'
Nu is de eerste regel klaar. Nu zijn er meerdere opties met opslaan:
- Save, Opslaan en en de aangemaakte regel blijven
- Save & New, Opslaan en een nieuwe regel openen
- Save & Grid, Opslaan en naar het overzicht gaan (grid)
Wanneer alle regels zijn aangemaakt gaan we weer terug naar de Header. De order is nu zo goed als klaar. Wanneer er niks meer aangepast hoeft te worden kan de order definitief gemaakt worden door het volgende te doen:
- Klik op de 'Complete' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Complete'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'complete' en klik op de 'OK' button.
De order is definitief.
Goods Shipment
Van Order naar Shipment
- Klik op 'Create Shipments from Orders' in het linker menu
- Er opent een overzicht van alle (completed) orders die klaar staan om verzonden te worden.
- Selecteer (vink aan) de order die verzonden mag worden
- Klik op de groene 'Process' button onderaan de pagina.
- Er komt nu een melding met de aangemaakte verzending(en)
Nu is er van de geselecteerde order een verzending (shipment) gegenereerd. klik op 'Good Shipment' in het linker menu
- Open de aangemaakte verzending.
- Print de pakbon uit middels de print button in de toolbar.
De verzending is nu definitief en de voorraad is bij gewerkt
Handmatig een Shipment maken
- klik op 'Good Shipment' in het linker menu
- Klik op 'New Record' linksboven in de toolbar
- Selecteer de juiste 'Business Partner'
- Controleer of alle velden correct zijn ingevuld.
- Sla de 'Header' op door op het diskette-icoontje te klikken boven in de toolbar.
- Klik op de 'Create Lines From' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Create Lines From'), een pop up verschijnt.
- Selecteer de juiste order in het 'Order' pull down menu
- Selecteer de juiste 'Warehouse Position' (vanwaar worden de producten geleverd.)
- Selecteer de regels (vink aan) die verzonden moeten worden en klik op de groene 'OK' process button
Nu is de verzending met de geselecteerde producten aangemaakt. Controleer nogmaals op alle velden.
- Wanneer er toch nog iets gewijzigd wordt op de 'Header' eerst opslaan middels het diskette-icoontje te klikken boven in de toolbar.
- Klik op de 'Complete' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Complete'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'complete' en klik op de 'OK' button.
De verzending is nu definitief en de voorraad is bij gewerkt
Sales Invoices
Van Order naar Factuur (Create Invoices from Orders)
- Klik op 'Create Invoices from Orders' in het linker menu
- Er opent een overzicht van alle (completed) orders die klaar staan om gefactureerd te worden.
- Selecteer (vink aan) de order die gefactureerd moet worden
- Klik op de groene 'Process' button onderaan de pagina.
- Er komt nu een melding met het aangemaakte factuurnummer
Nu is er van de geselecteerde order een factuur gegenereerd. klik op 'Sales Invoice' in het linker menu
- Open de aangemaakte factuur
- Print hem uit middels de print button in de toolbar.
Credit Nota (Credit Factuur)
Klik op 'Sales Invoice' in het linker menu Open de factuur waar een Credit Nota van moet worden gemaakt
- Klik op de 'Reactivate' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Reactivate'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'Void' en klik op de 'OK' button.
- Er komt een melding dat er een 'reverse documentno. ....' is aangemaakt.
- Tevens komt er tekst in het 'Description' veld met daarin het nieuwe factuurnummer (bijvoorbeeld (*R* -> 100336))
- Open de nieuwe aangemaakte (Credit) Factuur.
- Sla deze verandering op, door op het diskette-icoontje te klikken in de toolbar.
- Print hem uit middels de print button in de toolbar.
- Controleer de Credit Nota
Omdat de originele factuur is gecrediteerd wordt de order weer een losse order. Deze is nu weer te zien in het lijstje ‘Create Invoices From Orders’. Deze Sales Order moet ook gevoid worden, zodat deze niet meer in de Create Invoices from Orders lijst staat. Dit gaat als volgt:
- Ga naar de betreffende Sales Order (Dit kan door op de blauwe tekst 'Sales Order' te klikken in de Factuur; is een quick link)
- Klik op de 'Reactivate' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Reactivate'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'Void' en klik op de 'OK' button.
Invoice Wijzigen
Wanneer een factuur gewijzigd moet worden moet de Sales Order ook worden gewijzigd. Dit omdat deze gekoppeld zijn, en er anders verwarring kan ontstaan. Het wijzigen van een factuur gaat als volgt:
- Klik op 'Sales Invoice' in het linker menu
- Ga naar de betreffende factuur
- Klik op de 'Reactivate' process button (onderaan de Header, groene knop met de tekst 'Reactivate'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'Reactivate' en klik op de 'OK' button.
- Ga naar het tabblad 'Lines' en klik op 'Relation' button (onder het potloodje voor het overzicht van alle regels.
- selecteer alle regels en verwijder deze door in de toolbar op de 'Prullenbak' te klikken.
Nu bestaat de facuur nog wel (Header) maar staan er geen regels op.
- Ga naar de gekoppelde Sales Order (Dit kan door op de blauwe tekst 'Sales Order' te klikken in de Factuur (Header); is een quick link)
- Klik op de 'Reactivate' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Reactivate'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'Reactivate' en klik op de 'OK' button.
- Ga naar het tabblad 'Lines' en klik op 'Relation' button (onder het potloodje voor het overzicht van alle regels.
- Verander die regels die nodig zijn.
- Wanneer klaar, ga weer naar het tablad 'Header'
- Klik op de 'Complete' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Complete'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'complete' en klik op de 'OK' button.
De Sales Order is nu weer correct en definitief
- Klik op 'Sales Invoice' in het Linker menu.
- Ga naar de betreffende factuur
- Klik op de 'Create Lines From' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Create Lines From'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier de juiste Sales Order in het 'Order' pulldown menu.
- Nu verschijnen de regels van die Sales Order.
- Selecteer deze regels en klik op de 'OK' button.
- Klik op de 'Complete' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Complete'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'complete' en klik op de 'OK' button.
- Print de factuur uit middels de print button in de toolbar.
- Controleer de factuur
Invoice 'annuleren'
- Klik op 'Sales Invoice' in het linker menu
- Ga naar de betreffende factuur
- Klik op de 'Reactivate' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Reactivate'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'Close' en klik op de 'OK' button.
- De factuur is nu op €0,00 gezet en afgesloten.
Omdat de originele factuur is ge-closed wordt de order weer een losse order. Deze is nu weer te zien in het lijstje ‘Create Invoices From Orders’. Deze Sales Order moet ook ge-closed worden, zodat deze niet meer in de Create Invoices from Orders lijst staat. Dit gaat als volgt:
- Ga naar de betreffende Sales Order (Dit kan door op de blauwe tekst 'Sales Order' te klikken in de Factuur; is een quick link)
- Klik op de 'Reactivate' process button (onderaan de Header, groende knop met de tekst 'Reactivate'), een pop up verschijnt.
- Selecteer hier 'Close' en klik op de 'OK' button.
- De Sales Order is nu op €0,00 gezet en afgesloten.