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Electronicinvoice30/User Documentation

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Introducción

El presente manual de usuario aplica a un nuevo módulo de funcionalidad desarrollado para OB ERP versión 2.50 MP20 o posterior, que se incluye en la primera versión profesional de localización para España de OB ERP 2.50 compatible con la funcionalidad avanzada de gestión de cobros y pagos.

Este nuevo módulo de funcionalidad española se denomina “Facturación electrónica compatible con la gestión avanzada de cobros y pagos”.

La factura electrónica es un equivalente a la factura en papel y consiste en la transmisión de facturas por medios electrónicos (facturas como ficheros) y telemáticos (facturas como ficheros que se transmiten de un ordenador a otro a través de internet).

Descripción del módulo

En la actualidad las empresas pueden enviar sus facturas de la manera habitual, en papel y por correo postal o bien como factura electrónica, es decir de forma electrónica como un fichero de tipo pdf, xml, EDIFACT, desde un ordenador a otro a través de Internet.

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico debe contener los mismos campos que una factura en papel y además estar firmada mediante una firma electrónica avanzada utilizando un certificado reconocido; además las partes (emisor y receptor) debe consentir en que el envio de las facturas será de forma electrónica.

Por todo lo anterior el nuevo módulo de facturación electrónica desarrollado para OB ERP 2.50, permitirá a las empresas españolas el envío de facturas de venta a sus clientes por medio de un fichero xml con formato “facturae 3.1” o “facturae 3.2” generado desde OB ERP a través de una plataforma de facturación electrónica que es “Camerfactura” que se encargará de la firma digital de dicha factura a través de un Certificado reconocido y que la empresa que utiliza la plataforma debe obtener previamente.

El módulo de facturación electrónica permitirá por tanto:

El nuevo módulo de facturación electrónica tiene en cuenta sólo las facturas emitidas de venta como facturas a enviar de forma electrónica, no se tienen en cuenta las facturas recibidas de compra.

El nuevo módulo de facturación electrónica tiene en cuenta sólo las facturas emitidas de venta a clientes nacionales ya que serán estos los que principalmente accedan a recibir facturas electrónicas con formato facturae (Formato del Ministerio de Economía y Hacienda español) y, finalmente, tendrá en cuenta sólo las facturas de tipo “OO” facturas originales tanto positivas como negativas (notas de abono).

Formato facturae versión 3.1 y 3.2

Todas las facturas deben tener el mismo contenido independientemente de que se transmitan en papel o en formato electrónico.

El artículo 6 del RD 1496/2003 regula el contenido de una factura y establece los siguientes campos como obligatorios:

El formato facturae además requiere de información adicional tal y como se describe en los documentos “Versión en español. Formato pdf” y “Formato ejemplo 3.1” que se puede encontrar en el link: http://www.facturae.es/Descargas/Utilidades/

Tal y como se puede apreciar en el documento “Versión en español”, hay ciertos campos obligatorios (en rojo), que son los que se incluyen en el fichero xml con formato facturae 3.1 ó facturae 3.2 desarrollado; y otros que no obligatorios (en azul).

Además hay ciertos campos obligatorios (en rojo) que requieren de una lista de valores por defecto. Para estos campos se utilizan los siguientes valores:

  1. Modalidad: “I” = factura individual
  2. Tipo de emisor: “EM”=emisor
  3. Tipo de persona: “J”=Jurídica
  4. Residencia: “R”=Residente
  5. Tipo de documento: “FC”=factura completa
  6. Clase de factura: “OO”=factura original
  7. Impuesto: “01” = IVA o “04” = IRPF

Se contemplan los casos en que las facturas puedan incluir IVA, IVA y Recargo de Equivalencia e IVA y retenciones, en los casos de facturas de servicios.

Instalación del módulo

El nuevo módulo “Facturación electrónica” es un módulo que costa a su vez de 5 módulos, dos de ellos son módulos comerciales y, por tanto, necesitan Licencia comercial OB:

Los módulos se pueden instalar conjuntamente o por separado, pero teniendo en cuenta que los módulos de facturae 3.1 y 3.2 dependen del módulo de facturación electrónica y facturae API

Para su instalación el usuario debe seguir el procedimiento estándar de instalación de módulos. Si tiene dudas sobre este proceso puede consultar el siguiente enlace:

http://wiki.openbravo.com/wiki/ERP/2.50/ModularityVideos/Install_Module


Configuración del módulo

Configuración de la organización OB

El usuario debe dar de alta y configurar cada “Organización OB” identificada con un NIF distinto, como una “Empresa” en la plataforma de facturación electrónica de Camerfactura en la ruta de la plataforma “Administración/ Configuración”. Para ello y dentro de dicha plataforma tendrá que introducir los datos genéricos de la empresa/organización:

La plataforma generará un ID numérico de dos dígitos “ID para ERP's” tal y como se muestra en la siguiente pantalla:

Iderp.png

El usuario deberá introducir dicho ID numérico como información adicional de la Organización OB en la ruta de aplicación: Configuración General / Organización / Organización / pestaña Información – campo ”Camerfactura ID “, tal y como se muestra en la siguiente pantalla. Este campo sólo estará disponible en el caso en que se haya instalado el módulo de integración con la plataforma de facturación electrónica.


IdOB.png

La plataforma generará también un “ID para plantillas”.

Dicho ID es el identificador de la plantilla de facturas que la entidad/organización va a utilizar y que Camerfactura le ha asignado.

Dicha plantilla puede ser configurable a petición de la empresa por parte de Camerfactura, si bien hay que tener en cuenta que la plantilla de facturas deberá mostrar los desgloses de IVA y Recargos de Equivalencia sin coste adicional.


Para conseguir la aplicación de la plantilla el fichero XML debe contener la siguiente información:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<?xml-stylesheet type="text/xsl" href=" http://desarrollo.camarafactura.es/public/xsl/XX_cci.xsl "?>

<namespace:Facturae xmlns:namespace="http://www.fact...


Donde “XX es el ID de la plantilla.

Configuración de clientes que admiten facturación electrónica

El usuario debe configurar aquellos terceros (clientes) de su empresa (cliente OB) que admitan facturación electrónica, para ello en la ruta de aplicación Gestión de Datos Maestros / Terceros / pestaña Cliente, sección “Facturación electrónica”, deberá introducir la siguiente información al crear un nuevo tercero (cliente) o modificar uno ya existente:

Cambios cliente.png

Además los terceros (clientes) que admitan facturación electrónica deberán crearse como “clientes” en la plataforma de facturación electrónica en la ruta “Clientes / Gestión de clientes”. Para ello y dentro de dicha plataforma el usuario tendrá que introducir los datos genéricos de los terceros:

Así como datos de facturación:

el Idioma de email El usuario deberá seleccionar uno de los valores que se listan por defecto (Castellano, Catalán o Inglés). El texto del email se obtendrá de Administración / Configuración, sección “Servicio de facturación”.

y, por último, el Formato de facturación: El usuario deberá seleccionar “Facturae 3.1” o “Facturae 3.2”

Casos de usuario

Creación de facturas electrónicas de venta y envio telemático

El usuario puede crear facturas de venta como un fichero xml con formato facturae desde OB ERP, para ello desde la ruta de la aplicación Gestión de Ventas / Transacciones / Factura (cliente) podrá introducir una factura de venta que una vez completada y contabilizada podrá generarse como un fichero xml de formato facturae a través del botón de proceso “ “ que sólo aparecerá si el tercero (cliente) admite facturación electrónica.

Los pasos a seguir se describen a continuación:

Dicho proceso generará un fichero xml de nombre “Nºfactura.xml” que el usuario podrá abrir o guardar en la ruta que haya creado a tal efecto, tal y como se muestra en la siguiente pantalla.

100037.png

Una vez que el fichero este generado, el botón de proceso cambia su nombre a “Generada”, sin embargo el fichero xml puede generarse tantas veces como sea necesario, a través de dicho botón de proceso.

Es importante tener en cuenta que una vez que la factura electrónica ha sido generada como un fichero xml no podrá descontabilizarse.

En este caso, el fichero xml se genera y envía directamente. Para acceder a él, el usuario debe buscar en la carpeta de aplicación de OB dentro de la carpeta “attachments/facturae31” (/home/openbravo/erp/main/attachments/facturae31)

Es importante tener en cuenta que una vez que la factura electrónica ha sido enviada a la plataforma de facturación no podrá descontabilizarse.

En la plataforma de facturación podremos acceder a la factura electrónica generada desde OB ERP en la ruta tal y como se muestra a continuación:

10037CAMER.png

La factura puede visualizarse e imprimirse desde la plataforma, a través del botón de la barra de herramientas “Ver factura” y, posteriormente “Imprimir”, tal y como se muestra en la pantalla:

FacturaCAMER.png

Desde la opción de menú “Firmar” podemos firmar (y enviar, tal y como se muestra en la pantalla siguiente) la factura o facturas electrónicas de la forma que el/los cliente tengan definido en su ficha de cliente, por ejemplo como un adjunto a través de un dirección de email (Adjunto email).

Firmar.png

Tras presionar el botón “Firma” dentro de la pantalla “Firmar factura”, la plataforma, dependiendo de las opciones de firmado que hemos configurado en la ruta “Administración / Configuración” procederá a la firma de la factura. Una vez firmada a través del certificado válido, nos informará de que la operación ha finalizado y la factura se ha firmado, poniendo una marca verde delante de la factura.

Si volvemos al listado de factura, la firmada nos aparecerá con un símbolo diferente.

Firmada.png

La factura puede ahora se enviada. Para ello el usuario pude utilizar la opción de menú “Enviar”, en el caso de que la opción de envió sea por ejemplo “adjunto email”, la plataforma mostrará una nueva pantalla con el texto por defecto del correo que tendrá adjunto le fichero xml firmado.

Una vez que la factura ha sido enviada pasará a la ruta de plataforma “Facturación / Enviadas”.

Se pueden firmar y enviar varias facturas seleccionando las facturas a firmar y enviar, mediante las correspondientes opciones de menú “Firmar” y “Enviar”, hay que tener en cuenta que las facturas que no estén firmadas no se enviarán, por tanto el correcto orden será “Firmar” y “Enviar.

Conservación y visualización

El usuario podrá guardar en OB el xml generado y enviado a la plataforma de facturación como un “adjunto” a la correspondiente factura de venta.

Para ello deberá utilizar el botón de menú que se muestra en la pantalla siguiente, en rojo; de esa forma y una vez guardada, el usuario podrá descargar el fichero xml tantas veces como necesite con tal sólo hacer click en el botón de proceso “Descargar”.

Conservacion.png

En la plataforma, una vez que la factura ha sido enviada podrá consultarse, visualizarse e imprimirse, siempre que sea necesario a través de la opción de menú “Ver factura”.

Contabilización de facturas y registro en el libro

El usuario puede contabilizar dichas facturas y anotarlas en el libro registro de facturas emitidas, para ello desde la ruta de aplicación podrá introducir una factura de venta y contabilizarla como se explicó en el caso de usuario anterior.

El usuario puede comprobar que la factura se ha anotado en el libro registro correspondiente en la ruta “Gestión Financiera / Contabilidad / Herramientas de análisis/ Libro de facturas”.

El usuario deberá generar el correspondiente Libro de facturas emitidas que previamente haya configurado en la ruta “Gestión Financiera / Contabilidad / Configuración / Configuración de Libro de Facturas”.

Para más información ver el manual de usuario de los “libros de facturas recibidas/emitidas” en el link http://forge.openbravo.com/plugins/mwiki/index.php/Invoicesregisterbook/UserDocumentation

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