Electronicinvoice30/User Documentation
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Introducción
El presente manual de usuario aplica a un nuevo módulo de funcionalidad desarrollado para OB ERP versión 2.50 MP20 o posterior, que se incluye en la primera versión profesional de localización para España de OB ERP 2.50 compatible con la funcionalidad avanzada de gestión de cobros y pagos.
Este nuevo módulo de funcionalidad española se denomina “Facturación electrónica compatible con la gestión avanzada de cobros y pagos”.
La factura electrónica es un equivalente a la factura en papel y consiste en la transmisión de facturas por medios electrónicos (facturas como ficheros) y telemáticos (facturas como ficheros que se transmiten de un ordenador a otro a través de internet).
Descripción del módulo
En la actualidad las empresas pueden enviar sus facturas de la manera habitual, en papel y por correo postal o bien como factura electrónica, es decir de forma electrónica como un fichero de tipo pdf, xml, EDIFACT, desde un ordenador a otro a través de Internet.
Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico debe contener los mismos campos que una factura en papel y además estar firmada mediante una firma electrónica avanzada utilizando un certificado reconocido; además las partes (emisor y receptor) debe consentir en que el envio de las facturas será de forma electrónica.
Por todo lo anterior el nuevo módulo de facturación electrónica desarrollado para OB ERP 2.50, permitirá a las empresas españolas el envío de facturas de venta a sus clientes por medio de un fichero xml con formato “facturae 3.1” o “facturae 3.2” generado desde OB ERP a través de una plataforma de facturación electrónica que es “Camerfactura” que se encargará de la firma digital de dicha factura a través de un Certificado reconocido y que la empresa que utiliza la plataforma debe obtener previamente.
El módulo de facturación electrónica permitirá por tanto:
- la creación de facturas como un fichero xml con formato facturae desde OB ERP
- la contabilización de dichas factura y su anotación en los libros registro de IVA de facturas emitidas, en OB ERP
- el envio de dichas facturas de un ordenador a otro a través de internet
- la conservación de copia o matriz de dichas facturas tanto en OB ERP como en la plataforma de facturación electrónica
- la visualización, búsqueda selectiva, descarga o impresión de dichas facturas
El nuevo módulo de facturación electrónica tiene en cuenta sólo las facturas emitidas de venta como facturas a enviar de forma electrónica, no se tienen en cuenta las facturas recibidas de compra.
El nuevo módulo de facturación electrónica tiene en cuenta sólo las facturas emitidas de venta a clientes nacionales ya que serán estos los que principalmente accedan a recibir facturas electrónicas con formato facturae (Formato del Ministerio de Economía y Hacienda español) y, finalmente, tendrá en cuenta sólo las facturas de tipo “OO” facturas originales tanto positivas como negativas (notas de abono).
Formato facturae versión 3.1 y 3.2
Todas las facturas deben tener el mismo contenido independientemente de que se transmitan en papel o en formato electrónico.
El artículo 6 del RD 1496/2003 regula el contenido de una factura y establece los siguientes campos como obligatorios:
- Número de factura
- Fecha de expedición de la factura
- Razón social del emisor y receptor
- NIF emisor y “receptor”
- Domicilio del emisor y receptor
- Descripción de las operaciones
- Base imponible
- Tipo impositivo
- Cuota Tributaria
- Fecha prestación del servicio si es distinta de la fecha de expedición de la factura
El formato facturae además requiere de información adicional tal y como se describe en los documentos “Versión en español. Formato pdf” y “Formato ejemplo 3.1” que se puede encontrar en el link: http://www.facturae.es/Descargas/Utilidades/
Tal y como se puede apreciar en el documento “Versión en español”, hay ciertos campos obligatorios (en rojo), que son los que se incluyen en el fichero xml con formato facturae 3.1 ó facturae 3.2 desarrollado; y otros que no obligatorios (en azul).
Además hay ciertos campos obligatorios (en rojo) que requieren de una lista de valores por defecto. Para estos campos se utilizan los siguientes valores:
- Modalidad: “I” = factura individual
- Tipo de emisor: “EM”=emisor
- Tipo de persona: “J”=Jurídica
- Residencia: “R”=Residente
- Tipo de documento: “FC”=factura completa
- Clase de factura: “OO”=factura original
- Impuesto: “01” = IVA o “04” = IRPF
Se contemplan los casos en que las facturas puedan incluir IVA, IVA y Recargo de Equivalencia e IVA y retenciones, en los casos de facturas de servicios.
Instalación del módulo
El nuevo módulo “Facturación electrónica” es un módulo que costa a su vez de 5 módulos, dos de ellos son módulos comerciales y, por tanto, necesitan Licencia comercial OB:
- Módulo “facturae API” contiene la librería para generación de ficheros en formato facturae. (org.openbravo.module.facturae). Este módulo sólo debería instalarse como dependencia de otros.
- Módulo “facturae 3.1” que es el que genera el fichero xml con formato facturae 3.1. (org.openbravo.module.facturae31).
- Módulo “facturae 3.2” que es el que genera el fichero xml con formato facturae 3.2. (org.openbravo.module.facturae32).
- Módulo de “facturación electrónica” que permite la generación desde OB ERP de los ficheros de facturación electrónica. Se han creado nuevos campos y botones en la aplicación para permitir dicha generación. (org.openbravo.module.einvoice)
- Módulo de “integración con la plataforma” de facturación electrónica, que para este desarrollo es “Camerfactura”. (org.openbravo.module.wscamerfactura)
Los módulos se pueden instalar conjuntamente o por separado, pero teniendo en cuenta que los módulos de facturae 3.1 y 3.2 dependen del módulo de facturación electrónica y facturae API
Para su instalación el usuario debe seguir el procedimiento estándar de instalación de módulos. Si tiene dudas sobre este proceso puede consultar el siguiente enlace:
http://wiki.openbravo.com/wiki/ERP/2.50/ModularityVideos/Install_Module
Configuración del módulo
Configuración de la organización OB
El usuario debe dar de alta y configurar cada “Organización OB” identificada con un NIF distinto, como una “Empresa” en la plataforma de facturación electrónica de Camerfactura en la ruta de la plataforma “Administración/ Configuración”. Para ello y dentro de dicha plataforma tendrá que introducir los datos genéricos de la empresa/organización:
- NIF, Nombre de la empresa, Dirección, Población y Código Postal
La plataforma generará un ID numérico de dos dígitos “ID para ERP's” tal y como se muestra en la siguiente pantalla:
El usuario deberá introducir dicho ID numérico como información adicional de la Organización OB en la ruta de aplicación: Configuración General / Organización / Organización / pestaña Información – campo ”Camerfactura ID “, tal y como se muestra en la siguiente pantalla. Este campo sólo estará disponible en el caso en que se haya instalado el módulo de integración con la plataforma de facturación electrónica.
La plataforma generará también un “ID para plantillas”.
Dicho ID es el identificador de la plantilla de facturas que la entidad/organización va a utilizar y que Camerfactura le ha asignado.
Dicha plantilla puede ser configurable a petición de la empresa por parte de Camerfactura, si bien hay que tener en cuenta que la plantilla de facturas deberá mostrar los desgloses de IVA y Recargos de Equivalencia sin coste adicional.
Para conseguir la aplicación de la plantilla el fichero XML debe contener la siguiente información:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<?xml-stylesheet type="text/xsl" href=" http://desarrollo.camarafactura.es/public/xsl/XX_cci.xsl "?>
<namespace:Facturae xmlns:namespace="http://www.fact...
Donde “XX es el ID de la plantilla.
Configuración de clientes que admiten facturación electrónica
El usuario debe configurar aquellos terceros (clientes) de su empresa (cliente OB) que admitan facturación electrónica, para ello en la ruta de aplicación Gestión de Datos Maestros / Terceros / pestaña Cliente, sección “Facturación electrónica”, deberá introducir la siguiente información al crear un nuevo tercero (cliente) o modificar uno ya existente:
- Factura electrónica: este campo corresponde al módulo de facturación electrónica. El usuario debe seleccionar este campo para aquellos terceros (clientes) que permitan el envío de facturas electrónicas
- Formato de Fichero: este campo corresponde al módulo de facturae. El usuario debe especificar el formato que tendrá el fichero de factura electrónica. Los valores disponibles para el presente desarrollo son “ninguno”, “Facturae v3.1” “Facturae v3.2”
- Plataforma de facturación electrónica: este campo sólo tendrá algún valor a seleccionar cuando se tenga instalado el módulo de integración con la plataforma de facturación electrónica.. Los valores disponibles para el presente desarrollo son “ninguno” y “Camerfactura” que es la plataforma que se ha utilizado para el presente desarrollo.
- Modo de envío: este campo sólo tendrá algún valor a seleccionar cuando se tenga instalado el módulo de integración con la plataforma de facturación electrónica. Es un campo meramente informativo ya que el envío de la factura firmada se hará desde la plataforma de facturación electrónica. Los valores que se listan son los mismo que en la plataforma y se corresponden con las diferentes formas de envío que permite la plataforma, las opciones son:
- Adjunto email
- Usuario Portal
- Correo ordinario
- Descarga on-line
- correo electrónico: campo de texto en el que el usuario deberá introducir la cuenta de correo electrónico al que enviar la factura electrónica. Es un campo meramente informativo ya que el envío de la factura firmada se hará desde la plataforma de facturación electrónica.
Además los terceros (clientes) que admitan facturación electrónica deberán crearse como “clientes” en la plataforma de facturación electrónica en la ruta “Clientes / Gestión de clientes”. Para ello y dentro de dicha plataforma el usuario tendrá que introducir los datos genéricos de los terceros:
- CIF, Nombre de la empresa, Dirección, Población, Código Postal y País.
Así como datos de facturación:
- Modo de envío. El usuario deberá seleccionar uno de los valores que se muestran por defecto y que son:
- Adjunto email: la factura electrónica firmada se envía al tercero (cliente) como un fichero adjunto en un correo electrónico.
- Usuario portal: la factura electrónica se copia al apartado “Facturación / Recibidas de a plataforma de facturación electrónica dentro de la cuenta en Camerfactura del tercero (cliente). Hay que tener en cuenta que para usar esta forma de envío el cliente al que se le envía dicha factura electrónica debe, a su vez, estar dado de alta en la plataforma; se enviará además un correo electrónico de aviso a la dirección de correo del cliente.
- Descarga on-line: la factura es accesible para el tercero (cliente) a través de una URL habilitada para el tercero a tal efecto. A través de esta URL el cliente puede acceder a un listado de las facturas que se le han enviado, visualizarlas y descargárselas. El acceso a la URL se puede configurar también desde la plataforma bien generando un usuario y contraseña o bien a través de un certificado digital (si dispone de uno); se enviará además un correo electrónico al tercero para informarle de su usuario y contraseña.
- Correo ordinario: el envío físico de la factura al tercero queda bajo la responsabilidad del usuario. Desde el portal se pueden generar unos códigos de barras “PDF417” con la información de la firma digital aplicada a la factura, que deberán ser impresos y enviados junto a la factura para preservar la validad de la misma.
el Idioma de email El usuario deberá seleccionar uno de los valores que se listan por defecto (Castellano, Catalán o Inglés). El texto del email se obtendrá de Administración / Configuración, sección “Servicio de facturación”.
y, por último, el Formato de facturación: El usuario deberá seleccionar “Facturae 3.1” o “Facturae 3.2”
Casos de usuario
Creación de facturas electrónicas de venta y envio telemático
El usuario puede crear facturas de venta como un fichero xml con formato facturae desde OB ERP, para ello desde la ruta de la aplicación Gestión de Ventas / Transacciones / Factura (cliente) podrá introducir una factura de venta que una vez completada y contabilizada podrá generarse como un fichero xml de formato facturae a través del botón de proceso “ “ que sólo aparecerá si el tercero (cliente) admite facturación electrónica.
Los pasos a seguir se describen a continuación:
- En la ruta Gestión de ventas / Transacciones / Factura (cliente), el usuario puede crear una nueva factura de venta de tipo “AR invoice”.
- El usuario debe introducir además: la fecha de factura, la fecha contable, el tercero (cliente que admite facturación electrónica) y una vez en las líneas, los productos que se van a vender, unidades de producto por cada linea de venta, el precio de venta y el impuesto aplicable por cada linea de venta.
- Una vez completada la factura de venta, el usuario puede contabilizar la factura.
- Una vez que la factura ha sido contabilizada puede generarse el fichero xml a través del botón de proceso “Generar”.
Dicho proceso generará un fichero xml de nombre “Nºfactura.xml” que el usuario podrá abrir o guardar en la ruta que haya creado a tal efecto, tal y como se muestra en la siguiente pantalla.
Una vez que el fichero este generado, el botón de proceso cambia su nombre a “Generada”, sin embargo el fichero xml puede generarse tantas veces como sea necesario, a través de dicho botón de proceso.
Es importante tener en cuenta que una vez que la factura electrónica ha sido generada como un fichero xml no podrá descontabilizarse.
- Finalmente una vez que la factura ha sido contabilizada puede generarse el fichero xml y enviarse a la plataforma de facturación electrónica a través del botón de proceso “Generar y Enviar factura electrónica”. Una vez generada y enviada el botón de proceso cambiará a “Factura electrónica enviada”.
En este caso, el fichero xml se genera y envía directamente. Para acceder a él, el usuario debe buscar en la carpeta de aplicación de OB dentro de la carpeta “attachments/facturae31” (/home/openbravo/erp/main/attachments/facturae31)
Es importante tener en cuenta que una vez que la factura electrónica ha sido enviada a la plataforma de facturación no podrá descontabilizarse.
En la plataforma de facturación podremos acceder a la factura electrónica generada desde OB ERP en la ruta tal y como se muestra a continuación:
La factura puede visualizarse e imprimirse desde la plataforma, a través del botón de la barra de herramientas “Ver factura” y, posteriormente “Imprimir”, tal y como se muestra en la pantalla:
Desde la opción de menú “Firmar” podemos firmar (y enviar, tal y como se muestra en la pantalla siguiente) la factura o facturas electrónicas de la forma que el/los cliente tengan definido en su ficha de cliente, por ejemplo como un adjunto a través de un dirección de email (Adjunto email).
Tras presionar el botón “Firma” dentro de la pantalla “Firmar factura”, la plataforma, dependiendo de las opciones de firmado que hemos configurado en la ruta “Administración / Configuración” procederá a la firma de la factura. Una vez firmada a través del certificado válido, nos informará de que la operación ha finalizado y la factura se ha firmado, poniendo una marca verde delante de la factura.
Si volvemos al listado de factura, la firmada nos aparecerá con un símbolo diferente.
La factura puede ahora se enviada. Para ello el usuario pude utilizar la opción de menú “Enviar”, en el caso de que la opción de envió sea por ejemplo “adjunto email”, la plataforma mostrará una nueva pantalla con el texto por defecto del correo que tendrá adjunto le fichero xml firmado.
Una vez que la factura ha sido enviada pasará a la ruta de plataforma “Facturación / Enviadas”.
Se pueden firmar y enviar varias facturas seleccionando las facturas a firmar y enviar, mediante las correspondientes opciones de menú “Firmar” y “Enviar”, hay que tener en cuenta que las facturas que no estén firmadas no se enviarán, por tanto el correcto orden será “Firmar” y “Enviar.
Conservación y visualización
El usuario podrá guardar en OB el xml generado y enviado a la plataforma de facturación como un “adjunto” a la correspondiente factura de venta.
Para ello deberá utilizar el botón de menú que se muestra en la pantalla siguiente, en rojo; de esa forma y una vez guardada, el usuario podrá descargar el fichero xml tantas veces como necesite con tal sólo hacer click en el botón de proceso “Descargar”.
En la plataforma, una vez que la factura ha sido enviada podrá consultarse, visualizarse e imprimirse, siempre que sea necesario a través de la opción de menú “Ver factura”.
Contabilización de facturas y registro en el libro
El usuario puede contabilizar dichas facturas y anotarlas en el libro registro de facturas emitidas, para ello desde la ruta de aplicación podrá introducir una factura de venta y contabilizarla como se explicó en el caso de usuario anterior.
El usuario puede comprobar que la factura se ha anotado en el libro registro correspondiente en la ruta “Gestión Financiera / Contabilidad / Herramientas de análisis/ Libro de facturas”.
El usuario deberá generar el correspondiente Libro de facturas emitidas que previamente haya configurado en la ruta “Gestión Financiera / Contabilidad / Configuración / Configuración de Libro de Facturas”.
Para más información ver el manual de usuario de los “libros de facturas recibidas/emitidas” en el link http://forge.openbravo.com/plugins/mwiki/index.php/Invoicesregisterbook/UserDocumentation