ERP 2.50:Functional Description/Financial management/es
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Gestión económico-financiera
Este módulo de Openbravo ERP se divide en tres grandes bloques:
- Contabilidad general
- Gestión de cobros y pagos
- Gestión de activos
A continuación se describen las funcionalidades más relevantes en cada uno de estos bloques.
Gestión de cobros y pagos
En este bloque cabe destacar las siguientes funcionalidades:
- Extracto bancario: permite conciliar cobros/pagos pendientes con movimientos bancarios. Para ello, el usuario puede seleccionar el efecto1 a cancelar o bien crear uno nuevo. Una vez la conciliación está completa, se procesa, y se generan automáticamente las liquidaciones dónde se reflejan los efectos cancelados.
- Diario de caja: permite conciliar cobros/pagos pendientes con movimientos de la caja. Su funcionamiento es similar al extracto bancario.
- Remesas: permite agrupar el pago de diferentes facturas que será gestionado por el banco de la empresa.
- Liquidación: permite transformar efectos, agrupando varios en uno solo (por ejemplo, para la liquidación de más de una factura en un pago único) o dividiendo un efecto en varios (por ejemplo, para el pago fraccionado de una factura). El sistema valida que la suma de los efectos a cancelar sea igual a la suma de los efectos generados.
- Liquidación manual: permite crear efectos que posteriormente serán cobrados o pagados mediante el extracto bancario o el diario de caja.
Estas funcionalidades listadas arriba, requieren la configuración de algunos elementos que intervienen en ellas que son los siguientes:
- Banco o sucursal: esta ventana permite configurar los bancos con los que trabaja la empresa así como las cuentas corrientes de que dispone en cada uno de ellos.
- Caja: esta ventana permite configurar las cajas de efectivo de las que dispone la empresa.
Extracto bancario
En Openbravo ERP un extracto bancario se compone de una cabecera y de una serie de líneas que reflejan cada uno de los movimientos dentro del extracto. Este documento se utiliza para conciliar un efecto pendiente de pago/cobro con un movimiento bancario cancelando así la obligación de pago o el derecho de cobro.
Los campos más relevantes al crear un extracto bancario son los siguientes:
- Cabecera:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este extracto bancario.
- Organización: organización para la que estará disponible este extracto bancario. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Cuenta bancaria: cuenta bancaria en la que se ha producido el movimiento.
- Nombre: nombre identificativo del extracto bancario. Normalmente, en el nombre aparece la fecha en la que se ha realizado.
- Fecha: fecha de creación del extracto bancario.
- Líneas:
- Línea: indica el orden numérico de la línea dentro del extracto.
- Fecha valor: fecha en que la operación toma efecto en el banco.
- Fecha contable: fecha de operación para contabilidad.
- Imp. declarado: Importe del movimiento bancario.
- Imp. gastos: importe de los gastos adicionales del movimiento.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera del extracto bancario son las siguientes:
- Crear líneas de: permite generar las líneas del extracto a partir de los efectos pendientes de cobro / pago.
Las operaciones que se pueden realizar desde la línea del extracto bancario son las siguientes:
- Crear efecto: permite generar un efecto que será conciliado con el movimiento bancario. Otra alternativa para crear un efecto que deba cobrarse o pagarse es la liquidación manual.
Diario de caja
En Openbravo ERP un diario de caja se compone de una cabecera y de un conjunto de líneas que representan cada uno de los movimientos de la caja. Este documento se utiliza para conciliar un efecto pendiente de pago/cobro con un movimiento de caja cancelando así la obligación de pago o el derecho de cobro.
Los campos más relevantes al crear un extracto bancario son los siguientes:
- Cabecera:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este diario de caja.
- Organización: organización para la que estará disponible este diario de caja. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nombre: nombre identificativo del diario de caja. Normalmente, en el nombre aparece la fecha en la que se ha realizado.
- Fecha: fecha de creación del extracto bancario.
- Fecha contable: fecha de contabilización de la operación.
- Balance inicial: balance anterior a realizar ningún ajuste de pagos o desembolsos.
- Líneas:
Línea: indica el orden numérico de la línea dentro del diario de caja.
- Tipo de caja: indica el origen de la línea de caja: cargo, diferencia, efecto, gasto general o ingreso general.
- Importe: Importe monetario de la operación.
Cabe destacar que mediante el formulario Movimientos Caja-Bancos es posible mover dinero de una cuenta bancaria a la caja o viceversa.
Remesas
En Openbravo ERP una remesa se compone de una cabecera y de una serie de líneas que reflejan los efectos que se incluyen en la remesa. Este documento se utiliza para agrupar efectos a pagar y enviarlos al banco para que gestione su pago.
Los campos más relevantes al crear una remesa son los siguientes:
- Entidad: entidad para la que estará disponible esta remesa.
- Organización: organización para la que estará disponible esta remesa. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se le asigna a la remesa. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de un número inicial, pero puede modificarse según las preferencias del usuario.
- Nombre: nombre descriptivo de la remesa.
- Fecha de transacción: fecha de realización de la remesa.
- Fecha de vencimiento: fecha en la que vencerán los pagos de la remesa.
- Tipo de remesa: indica el tipo de remesa.
- Cuenta bancaria: indica la cuenta bancaria a la que deberá realizarse el ingreso de los pagos de la remesa.
En las líneas de la remesa se detallan los efectos a pagar que se vincularán a ésta.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera de la remesa son las siguientes:
- Crear líneas de: permite seleccionar un efecto pendiente de pago que será incluido en la remesa.
Liquidación
Esta ventana permite transformar efectos ya sea para agrupar varios en uno o dividir un efecto en varios. Esta ventana se compone de una cabecera y de dos solapas: una para los efectos cancelados y otra para los efectos generados.
Los campos más relevantes al generar una liquidación son los siguientes:
- Entidad: entidad para la que estará disponible esta liquidación.
- Organización: organización para la que estará disponible esta liquidación. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se le asigna a la liquidación. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de un número inicial, pero puede modificarse según las preferencias del usuario.
- Moneda: moneda en la que se va a realizar la liquidación.
- Fecha de la transacción: fecha en la que se realiza la transformación de efectos.
La solapa cabecera de la liquidación tiene a su vez dos solapas dependientes que son las siguientes:
- Efectos cancelados: contiene los efectos que se cancelaran o que se transforman con esta liquidación.
- Efectos generados: contiene los efectos generados o resultantes de esta liquidación.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera de la liquidación son las siguientes:
- Crear líneas de: permite generar los efectos a cancelar a partir de los efectos pendientes de pago / cobro.
Liquidación manual
En Openbravo ERP una liquidación manual se compone de una cabecera y de una lista de efectos generados que a su vez compuestos de conceptos contables. Esta ventana se utiliza para generar efectos manuales que serán cobrados o pagados mediante extracto bancario o diario de caja. Es recomendable utilizar la liquidación manual siempre que un efecto deba ser cobrado o pagado, ya que de esta forma se dispondrá de más información (cobro, pago, banco, caja, etc.). Se utilizará el asiento manual cuando no haya alternativa.
Los campos más destacables al generar una liquidación manual son los siguientes:
- Liquidación manual:
- Entidad: entidad para la que estará disponible esta liquidación.
- Organización: organización para la que estará disponible esta liquidación. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se le asigna a la liquidación. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de un número inicial, pero puede modificarse según las preferencias del usuario.
- Moneda: moneda en la que se va a realizar la liquidación.
- Fecha de la transacción: fecha en la que se realiza la liquidación manual.
- Efectos manuales:
- Forma de pago: indica la forma de pago del efecto.
- Fecha prevista: indica la fecha prevista de vencimiento del efecto.
- Tercero: indica el tercero al que se vincula el efecto.
- Importe: indica el importe del efecto.
- Moneda: indica la moneda a la que hace referencia el importe del efecto.
- Conceptos:
- Concepto contable: indica el concepto contable que está vinculado a un efecto. Un concepto contable es una forma de seleccionar una cuenta contable. El concepto contable permite asignar un nombre a una cuenta de forma que sea más intuitivo para el usuario.
- Importe débito: indica el importe de débito del apunte que se está creando con el concepto contable.
- Importe crédito: indica el importe de crédito del apunte que se está creando con el concepto contable.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera de la liquidación son las siguientes:
- Copiar de liquidación: permite crear los efectos de la liquidación a partir de los efectos de una liquidación ya existente.
Herramientas de análisis
Openbravo ERP dispone de los siguientes informes para explotar la información de este módulo:
- Banco: informe de movimientos bancarios realizados en un periodo de tiempo determinado.
- Caja: informe de movimientos de caja realizados en un periodo de tiempo determinado.
- Previsión de tesorería: informe de previsión de tesorería a una fecha determinada.
- Efectos: informe que permite consultar los efectos registrados en el sistema. Dispone de múltiples filtros que se pueden utilizar según las necesidades del análisis.
- Impuestos: informe de los impuestos soportados o repercutidos en un periodo de tiempo determinado.
- Seguimiento cobros-pagos: informe que permite realizar un seguimiento de los cobros y pagos registrados en el sistema. Dispone de múltiples filtros que se pueden utilizar según las necesidades del análisis.
Contabilidad
En Openbravo ERP la contabilización de las transacciones registradas en los procesos de gestión (facturas de venta y compra, cobros y pagos, etc.) es automática generándose los apuntes de cada una de estas. Este módulo permite explotar la información referente a la contabilidad así como realizar asientos manuales para los casos en los que no se efectuará ningún pago ni cobro.
Las funcionalidades más destacadas de este módulo son las siguientes:
- Asientos manuales: permite generar asientos manuales. Esta funcionalidad se utilizará únicamente cuando el asiento no haga referencia a un cobro ni un pago.
- Presupuestos: permite registrar los presupuestos de la empresa.
Para estas funcionalidades listadas arriba así como para contabilizar correctamente las transacciones de gestión, se requiere la configuración de los siguientes elementos:
- Esquema contable: es el esquema de las cuentas contables que se utilizarán en la empresa para la contabilización de las transacciones de gestión.
- Calendario anual y periodos: permite configurar los ejercicios y los periodos de éstos. Además, cada periodo puede estar abierto o cerrado lo que implica que se permita registrar los asientos en éste o no, respectivamente.
- Concepto contable: permite configurar los conceptos contables que se utilizarán en las liquidaciones manuales. Un concepto contable es un elemento que permite seleccionar una cuenta contable mediante un sinónimo. Es una forma de facilitar la selección de cuentas contables a los usuarios del sistema.
- Categorías de impuesto: permite configurar las categorías de impuesto que aplican en la empresa.
- Rango de impuesto: permite configurar los impuestos que aplican en la empresa. Éstos están vinculados a una categoría de impuesto y pueden estar compuestos de dos impuestos.
Asientos manuales
Esta ventana permite generar asientos manuales. Esta funcionalidad se utilizará cuando el asiento no haga referencia ni implique la gestión de un cobro o un pago. Cuando sea así, se utilizará la liquidación manual.
En Openbravo ERP un asiento manual se compone de un conjunto de asientos, que a su vez se compone de una lista de asientos individuales.
Para generar asientos manuales, se genera un conjunto de asientos, y cada uno de los asientos se generará como una línea del mismo. Los campos más relevantes al generar un conjunto de asientos son los siguientes:
- Conjunto de asientos:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este conjunto de asientos.
- Organización: organización para la que estará disponible este conjunto de asientos. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se le asigna al conjunto de asientos. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de un número inicial, pero puede modificarse según las preferencias del usuario.
- Descripción: texto descriptivo del conjunto de asientos.
- Asiento:
- Esquema contable: esquema contable aplicable al asiento.
- Nº de documento: número identificador que se le asigna al asiento. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de un número inicial, pero puede modificarse según las preferencias del usuario.
- Descripción: texto descriptivo del asiento.
- Tipo de documento: tipo de asiento contable, inicialmente sólo “LM Asiento”.
- Fecha del documento: fecha de creación del asiento.
- Fecha contable: fecha de aplicación contable del asiento
- Periodo: periodo contable de aplicación del asiento.
- Moneda: tipo de moneda aplicable al asiento. Se selecciona automáticamente con el esquema contable.
- Apuntes:
- Línea: indica el orden del apunte dentro del asiento.
- Moneda: indica la moneda en la que se realiza el apunte.
- Combinación contable: indica la combinación contable utilizada para el apunte. Una combinación contable es una combinación de: una cuenta contable, organización, producto, proyecto, tercero y campaña. Las únicas dimensiones obligatorias a seleccionar son la organización y la cuenta contable.
- Débito moneda extranjera: indica el importe de débito en la moneda a la que se está realizando el apunte. En el campo Débito contabilizado se indica el importe que se contabilizará en la moneda del esquema contable. El sistema aplica el cambio definido en “Configuración General > Aplicación > Moneda > Reglas de conversión”.
- Crédito moneda extranjera: indica el importe de crédito en la moneda a la que se está realizando el apunte. En el campo Crédito contabilizado se indica el importe que se contabilizará en la moneda del esquema contable. El sistema aplica el cambio definido en “Configuración General > Aplicación > Moneda > Reglas de conversión”.
Las operaciones que se pueden realizar desde la solapa conjunto de asientos son las siguientes:
- Copiar detalles: permite copiar los asientos de otro conjunto de asientos.
Presupuesto
Esta ventana permite registrar el presupuesto de la empresa en Openbravo ERP. El presupuesto se compone de una cabecera en la que se especifica el tipo de presupuesto y el ejercicio para el que aplica, y de una serie de líneas que corresponden con las partidas presupuestarias.
Los campos más relevantes al generar un presupuesto son los siguientes:
- Cabecera:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este presupuesto.
- Organización: organización para la que estará disponible este presupuesto. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nombre: nombre descriptivo del presupuesto.
- Ejercicio: ejercicio fiscal al que hace referencia el presupuesto.
- Tipo de presupuesto: tipo de presupuesto. Puede ser de: compras, financiero o ventas.
- Líneas:
- Secuencia: indica el orden de la partida dentro del presupuesto.
- Moneda: indica la moneda en la que se expresa el importe de la partida.
- Periodo: indica el periodo al que hace referencia la partida.
- Combinación contable: indica la combinación contable a la que hace referencia la partida.
- Importe: indica el importe de la partida.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera del presupuesto son las siguientes:
- Exportar presupuesto a Excel: genera un documento Excel con los datos del presupuesto.
- Copiar presupuesto: permite generar las líneas del presupuesto a partir de las líneas de un presupuesto ya existente.
Herramientas de análisis
Los informes más destacados para explotar la información de este módulo son los siguientes:
- Documentos no contabilizados: informe que muestra los documentos no contabilizados en el libro mayor.
- Cuadros plan general contable: permite generar el balance de situación y la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Balance sumas y saldos: informe de balance de sumas y saldos para un periodo de tiempo determinado. Permite seleccionar el nivel de cuenta según las necesidades específicas.
- Libro mayor: informe con todas las entradas del Libro Mayor para un periodo de tiempo determinado, agrupadas por cuenta.
- Diario asientos: informe de los asientos contabilizados en un periodo de tiempo especificado.
- Generación modelo 347: genera el fichero necesario para el modelo 347 de la AEAT.
Módulo de Activos
Este módulo permite definir los activos de propiedad de la empresa así como su plan de amortización. La contabilización de las amortizaciones en el Libro Mayor se realizará de forma automática por Openbravo ERP.
La ventana más relevante de este módulo es la siguiente:
- Activos: permite definir los activos de la empresa.
Otras ventanas relevantes de este módulo son las siguientes:
- Categoría de activos: permite clasificar los activos de la empresa en distintas categorías. Una categoría se define por un nombre.
Ventana de Activos
Esta ventana permite definir los activos de la empresa. Además, para cada uno de ellos se puede definir el plan de amortización que será contabilizado de forma automática en el Libro Mayor.
Los campos más relevantes al generar un activo son los siguientes:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este activo.
- Organización: organización para la que estará disponible este activo. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Identificador: identificador del activo.
- Nombre: nombre descriptivo del activo.
- Grupo activo: categoría de activos bajo la que se va a clasificar este activo.
- Tipo de amortización: permite especificar el tipo de amortización a aplicar. Únicamente se soporta la amortización lineal.
- Tipo de cálculo: permite especificar el tipo de cálculo del plan de amortización del activo. Los posibles valores son porcentaje o tiempo.
Desde la cabecera del activo es posible generar el plan de amortización definido mediante el botón Crear plan de amortización. El plan de amortización resultante se puede consultar y/o modificar en la solapa Plan de amortización que depende de la solapa Activo.