ERP 2.50:Functional Description/Master data management/es
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Gestión de datos maestros
Openbravo ERP dispone de una serie de datos maestros que constituyen la fuente central de información para los procesos de gestión soportados en el sistema.
Entre los que destacan:
- Terceros: son todo tipo de personas o empresas que tienen algún tipo de relación económica con la propia empresa. Esta relación puede ser:
- Comercial: un cliente, un proveedor o un acreedor.
- Laboral: un empleado.
- Productos: son los elementos que serán comprados, fabricados o vendidos por la empresa. Los productos pueden ser físicos o también servicios.
- Tarifas: son los distintos precios asociados a la compra / venta de productos. Una tarifa es una lista de pares producto-precio, ya sea de compra o de venta, que luego se va a relacionar con los proveedores y clientes, respectivamente.
- Esquema de tarificación: son esquemas de variación de precios, que se utilizarán para generar nuevas versiones de tarifa a partir de otras, aplicándoles esa variación.
A su vez, cada uno de estos elementos tiene asociado una serie de datos maestros que se utilizan para configurarlos. A continuación se destacan los siguientes:
- Configuración de terceros: los datos maestros más destacados para configurar terceros son:
- Grupos de terceros: se utiliza para clasificar los terceros mediante grupos. Por ejemplo, en cualquier empresa se podrían crear al menos los siguientes grupos: clientes, proveedores y empleados.
- Calendario de facturación: permite definir el calendario de facturación que se podrá aplicar a los clientes a través del proceso de facturación automatizado. Los calendarios más comunes son: mensual, quincenal, semanal o diario.
- Condiciones de pago: permite definir los plazos de pago o cobro que se podrán asociar a los proveedores y clientes, respectivamente. Por ejemplo, pago a 30 días.
- Rappels: permite definir reglas de rappel que se podrán asociar a los terceros. Éstos se liquidan periódicamente en base a las facturas del periodo asociadas al tercero. Habitualmente los rappels se definen en tramos, de forma que se pueda bonificar gradualmente a los clientes en función de las compras que han hecho.
- Descuentos: permite definir descuentos en factura que se podrán asociar a los terceros. Este tipo de descuentos se generarán al completar la factura y aparecerán como una línea más de ésta.
- Categoría salarial: permite definir diferentes categorías salariales de los empleados de la empresa. Cada categoría tendrá un coste asociado que se podrá utilizar, por ejemplo, para obtener informes de rentabilidad de proyectos en los que los recursos humanos que hayan trabajado en él hayan imputado tiempo.
- Configuración de productos: los datos maestros más destacados para configurar productos son:
- Categoría de producto: se utiliza para clasificar los productos mediante categorías. Por ejemplo, se puede clasificar el catálogo de productos en: productos y servicios.
- Unidad de medida: permite definir las unidades de medida de los productos. Estas unidades se utilizarán para definir el precio de compra o de venta de los productos así como para definir otras unidades por las que podrá ser comprado o vendido un producto. Por ejemplo, un producto puede tener la tarifa en la unidad unidad pero poderse comprar en cajas de 10 unidades y venderse en packs de 3.
- Conjuntos de atributos y atributos: se utilizan para añadir información que permita caracterizar a una unidad de producto durante todo su ciclo de vida desde el momento en el que se da entrada de éste en el almacén de la empresa. Cada producto puede tener asociado un conjunto de atributos que a su vez está definido mediante una lista de atributos. De esta forma, estos atributos están vinculados a la instancia del producto que se ha recepcionado y perduran en él durante todo su ciclo de vida. Un ejemplo de un conjunto de atributos es el número de serie de un producto, su fecha de caducidad o el número de lote.
Terceros
En Openbravo ERP, cada tercero dispone de una ficha en la que se reflejan todos sus datos que serán utilizados a lo largo de los procesos de gestión con los que estará relacionado.
La ficha de un tercero está estructurada en diferentes pestañas que agrupan los campos que son de una misma tipología.
En la solapa principal de la ficha del tercero, los campos más relevantes, y por lo tanto obligatorios, son los siguientes:
- Entidad: define la entidad para la que estará disponible el tercero. En Openbravo ERP la entidad simboliza la empresa. Por lo general, siempre se trabajará con una única entidad, a menos que se quiera utilizar Openbravo ERP para diferentes empresas.
- Organización: define la organización para la que estará disponible este tercero. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Identificador: código que permite identificar un tercero de forma única (por ejemplo, “CLI-0001”). Mediante este código será posible seleccionar el tercero de una forma más ágil en cualquiera de las ventanas de la aplicación que requieran este campo.
- Nombre comercial: nombre común del tercero.
- Grupos de terceros: grupo al que pertenece el tercero. Los grupos de terceros se utilizan para clasificar los diferentes terceros de la empresa.
Además de la pestaña de datos básicos, la ventana Tercero dispone de más información que está repartida en las siguientes solapas:
- Cliente: solapa que contiene la información específica de cliente cuando el tercero es de este tipo. En esta solapa se definen datos como la tarifa a aplicar para este cliente, la forma y condiciones de pago, los días de vencimiento, la cuenta bancaria del mismo, etc. También, es posible seleccionar manualmente la cuenta contable asociada a este tercero.
- Proveedor / acreedor: solapa que contiene la información específica de proveedor cuando el tercero es de este tipo. En esta solapa se definen datos como la tarifa a aplicar para este proveedor, la forma y condiciones de pago, los días de vencimiento, la cuenta bancaria del mismo, etc. También, es posible seleccionar manualmente la cuenta contable asociada a este tercero.
- Empleado / comercial: solapa que contiene información específica de empleado cuando el tercero es de este tipo. En la solapa se puede asignar una categoría salarial al empleado.
- Cuenta bancaria: solapa que permite asignar una o varias cuenta bancarias al tercero.
- Direcciones: solapa que permite registrar las direcciones del tercero. Se pueden registrar varias direcciones para un mismo tercero. Para cada dirección se debe de especificar si se trata de una dirección de envío, de facturación, fiscal, puede Permite establecer una dirección física de emplazamiento y datos de contacto tales como el teléfono o el fax. Rellenar este dato es obligatorio en el caso de que se quieran completar pedidos, albaranes y facturas de compra/venta.
- Personas de contacto: solapa que contiene las personas de contacto del tercero junto con su información principal.
- Plantilla: solapa que permite definir una lista de productos habituales que son adquiridos por el tercero, para poder reutilizar a la hora de hacer pedidos.
- Rutero: solapa que permite definir una ruta de distribución.
- Descuentos: solapa que permite crear descuentos asociados al tercero para determinados tipos de productos. Estos descuentos son aplicados en la factura y aparecen como una línea más de ésta.
- Rappels: solapa que permite asignar al tercero rappeles para bonificar al cliente por la compra de una cantidad importante. Los rappeles se definen por tramos de cantidades y se liquidan por periodos (mensual, trimestral, anual, etc.).
Producto
En Openbravo ERP, cada producto dispone de una ficha en la que se reflejan todos sus datos que serán utilizados a lo largo de los procesos de gestión con los que estará relacionado.
La ficha de un producto está estructurada en diferentes pestañas que agrupan los campos que son de una misma tipología.
En la solapa principal de la ficha del producto, los campos más relevantes, y por lo tanto obligatorios, son los siguientes:
- Entidad: define la entidad para la que estará disponible el producto. En Openbravo ERP la entidad simboliza la empresa.
- Organización: define la organización para la que estará disponible este producto. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Identificador: código que permite identificar un producto de forma única (por ejemplo, “PR-0001”). Mediante este código será posible seleccionar el producto de una forma más ágil en cualquiera de las ventanas de la aplicación que requieran este campo.
- Nombre: nombre del producto.
- Categoría: grupo al que pertenece el producto. Las categorías de productos se utilizan para clasificar el catálogo de productos de la empresa.
- Grupo de impuesto: impuesto aplicable al producto. Se configuran dentro de la pestaña de “Gestión financiera” > “Configuración” > “Categoría de impuesto”.
- Unidad: unidad de referencia del producto (por ejemplo pueden ser unidades horarias, unidades o pesos / volúmenes). Es la unidad en la que están los precios de compra y/o venta del producto. Se configuran en la pestaña de “Gestión de datos maestros” > “Configuración de productos” > “Unidad de medida”.
- Tipo de producto: indica el tipo de producto que puede ser Gasto, Ítem, Recurso o Servicio.
Además de la pestaña de datos básicos, la ventana Producto dispone de más información que está repartida en las siguientes solapas:
- Lista de materiales: para los productos que son listas de materiales, permite definir la lista de productos que lo componen. Este elemento es aplicable bien orientado a producción de productos que son ensamblajes o bien para gestionar “packs” comprendidos por varios productos. Se debe seleccionar el check “Lista de materiales” en la cabecera de la ventana producto para que esta solapa esté operativa.
- Sustituto: permite especificar otros tipos de productos que puedan ser utilizados como sustituto del original en determinadas situaciones. Únicamente tiene efectos informativos.
- Compras: información de compras asociada al producto. Permite definir el proveedor del producto con su tarifa y los principales datos de éstos.
- Coste: solapa que contiene información que se genera automáticamente por Openbravo ERP en el momento de ejecutar el proceso de “Calcular costes”. Muestra el coste asociado al producto según las cantidades y precios de las compras realizadas y/o de su proceso de producción.
- Org. específico: Solapa relacionada con el modulo de MRP. Permite configurar los parámetros que se utilizan en el planificador automático de compras y producción.
- Precio: muestra los distintos precios que se han asignado al producto para cada una de las versiones de tarifa definidas. Un producto puede disponer de varias relaciones precio-versión de tarifa, pero nunca dos precios diferentes asociados a una versión de tarifa.
- Unidad de pedido: permite especificar las unidades secundarias de un producto con las cuales se realizarán los pedidos del producto. Por ejemplo, un producto se puede comprar en palés y vender en unidades.
- Contabilidad: permite configurar las cuentas contables en las que se almacenará la información relativa a los gastos / ingresos relacionados con el producto.
- Operaciones: muestra las operaciones de movimiento que se hayan realizado asociadas a este producto. Estas operaciones engloban las actividades de entrada / salida de producto en el almacén y su movimiento entre los almacenes de la organización.
- Traducción: permite hacer traducciones del producto a distintos idiomas. Esta solapa es informativa.
Tarifa
Openbravo ERP dispone de un sistema de tarifas que permite definir los precios de compra o venta de los productos. Cada tercero (proveedor o cliente) tiene asociado una tarifa. Dicha tarifa dispone de versiones, con las cuales se relacionan los precios de los productos. Dicho de otra manera, el precio de un producto no está asociado a un tercero, sino a una versión de tarifa. Esta versión de tarifa a su vez estará asociada a una tarifa, y ésta última a un tercero.
Esta distribución se ve claramente en el ejemplo del proveedor McGyver Supplies. Este proveedor dispondrá en la aplicación de una tarifa llamada “Tarifa compra McGyver Supplies”. Sobre dicha tarifa colgarán diferentes versiones de tarifa, como por ejemplo “versión 10-01-2008” y “versión 24-04-2008”. El precio de un producto se asociará con una versión de tarifa, por lo que el producto “Barra metálica” tendrá un precio para la versión de tarifa “versión 10-01-2008” y si hiciera falta otro diferente para “versión 24-04-2008”. Openbravo ERP aplica de forma automática el precio de la versión de tarifa que tiene una fecha de inicio de validez superior.
Los campos más relevantes, y por tanto obligatorios, en el momento de crear una tarifa son:
- Tarifa
- Entidad: define la entidad para la que estará disponible el tercero. En Openbravo ERP la entidad simboliza la empresa. Por lo general, siempre se trabajará con una única entidad, a menos que se quiera utilizar Openbravo ERP para diferentes empresas.
- Organización: organización para la que estará disponible esta tarifa. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específica de la misma.
- Nombre: nombre descriptivo que se le dará a la tarifa.
- Moneda: unidad monetaria en la que se establecerán los precios de la tarifa.
- Versión de tarifa
- Nombre: Nombre descriptivo para la versión de tarifa.
- Esquema de tarificación: el esquema de tarificación que se utilizará para la creación automática de la lista de precios. Un esquema de tarificación permite definir reglas de modificación de precios que se pueden utilizar para crear de forma simple nuevas versiones de tarifa. Por ejemplo, incremento de un 5% del precio de todos los productos de la tarifa.
- Válido desde: fecha a partir de la cual se empezará a aplicar la tarifa.
- Tarifa de precios
- Precio tarifa: precio de tarifa normal establecido para el producto.
- Precio estándar: precio real del producto que se va a aplicar en los pedidos y facturas. Suele ser igual o inferior al precio de tarifa.
- Precio límite: precio por debajo del cual la empresa pierde dinero. Es un campo únicamente informativo.
En la solapa de “Versión de tarifa”, existe un botón llamado “Crear lista de precios” que al ser pulsado genera la lista de tarifas de precios a partir del esquema de tarificación elegido, y de la tarifa seleccionada en el campo “Origen tarifa”.
Modificación de precios
Esta ventana permite definir reglas de modificación de precios a aplicar a en el momento de realizar un pedido de venta o compra.
Estas reglas se pueden definir de las siguientes maneras:
- Descuento fijo: se aplicará un descuento de un importe fijo sobre el precio del producto establecido en su tarifa.
- % de descuento: se aplicará un porcentaje de descuento sobre el precio del producto establecido en su tarifa.
- Precio fijo: se aplicará un importe fijo como precio del producto.
Para definir los criterios de aplicación de las reglas de modificaciones de precios, Openbravo ERP permite especificar la lista de elementos a los que les aplicará la regla. Para cada tipo de estos elementos, se puede especificar si la regla debe aplicar a los elementos que se han seleccionado o a los que no se han seleccionado. Los posibles tipos de elementos con los que se puede definir el criterio de aplicación de la modificación de precios son los siguientes:
- Grupo de terceros
- Terceros
- Categorías de productos
- Productos
- Tarifas
Además, se puede definir un rango de cantidades dentro del cual aplicará la regla de modificación de precios.
