ERP 2.50:Functional Description/Provisioning management/es
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Gestión de aprovisionamientos
Este módulo permite gestionar los tres documentos principales del proceso de compra de productos: pedido, albarán y factura de compra. Este módulo está inter-relacionado con los módulos de gestión de almacenes, económico-financiero y gestión de proyectos y servicios.
Las ventanas más relevantes de este módulo, son:
- Pedido de compra: permite generar pedidos de compra para un proveedor.
- Albarán (proveedor): permite generar un albarán de recepción del pedido solicitado. Tiene efecto sobre el stock de materiales.
- Factura (proveedor): permite generar una factura de compra que mediante el módulo económico-financiero será pagada al proveedor.
Otras funcionalidades adicionales que dispone este módulo son las siguientes:
- Pedidos de compra cuadrados: para cada línea de los pedidos de compra, muestra las líneas de los albaranes y facturas que están relacionadas con ésta.
- Facturas cuadradas: para cada línea de las facturas de compra, muestra las de los albaranes que están relacionadas con ésta.
- Creación de facturas de compra desde consigna: proceso que permite crear las facturas referentes a todos los albaranes que no han sido facturados.
- Pedidos de compra pendientes de recibir: formulario que permite crear los albaranes de compra referentes a la recepción de los productos de una forma más ágil. El usuario visualiza todos los pedidos de compra pendientes de recibir en un periodo y selecciona los productos y las cantidades de éstos recibidas. Los albaranes son creados de forma automática mediante un botón.
Pedido de compra
Un pedido de compra es un documento que especifica los bienes pedidos a un proveedor así como el precio, términos y condiciones del mismo. En Openbravo ERP, un pedido se compone de una cabecera y una serie de líneas; cada una correspondiente a un producto dentro del pedido.
Los campos más relevantes al crear un pedido de compra son:
- Cabecera:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este pedido.
- Organización: organización para la que estará disponible este pedido. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se asigna al pedido. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de una secuencia numérica, pero puede modificarse según las preferencias del usuario siempre que sea un identificador único.
- Documento transacción: especifica el tipo de pedido de compra que se realiza. Se pueden configurar diferentes tipos de documentos a través de la pestaña de “Gestión Financiera” > “Contabilidad” > “Configuración” > “Tipo de documento”.
- Fecha de pedido: fecha de realización del pedido.
- Fecha comprometida: fecha establecida para la entrega del material.
- Tercero: proveedor al que se va a realizar el pedido de compra. Al seleccionarlo, se rellenarán automáticamente los campos de dirección de factura, tarifa y condiciones de pago, según los indicados en la pestaña proveedor del tercero.
- Dirección de factura: dirección a la que se va a remitir la factura. El tercero con el que se haga la transacción debe tener obligatoriamente una dirección de factura dada de alta para poder completar el pedido.
- Tarifa: tarifa que se va a aplicar a la compra de los bienes.
- Almacén: almacén al que se remitirá el envío de los bienes. Este campo es informativo.
- Forma de pago: indica la forma de realización del pago (cheque, efectivo, giro bancario, etc.).
- Condiciones de pago: indica el plazo del pago (30 días, 60 días, etc.).
- Líneas:
- Línea: indica el orden de la línea dentro del pedido.
- Producto: producto del que se va a realizar el pedido. Al seleccionarlo se rellenarán automáticamente el precio unitario, el precio tarifa y el impuesto, según se haya configurado.
- Cant. pedido: número de unidades del producto a pedir.
- Precio unitario: precio por unidad que se aplicará a la compra del producto en la línea. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
- Precio tarifa: precio teórico del producto según se haya establecido en la tarifa de compra del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
- Impuesto: impuesto aplicable a la compra del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según se haya configurado en su ficha.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera del pedido son las siguientes:
- Copiar líneas: permite generar las líneas del pedido automáticamente a partir de los productos comprados anteriormente al proveedor. En la ficha del tercero (campo “Días de consumo”) se puede configurar el número de días de antigüedad máxima de los productos comprados.
- Copiar pedido: permite añadir líneas al pedido copiándolas de otro pedido anterior.
Los estados posibles para este tipo de documento son:
- Borrador: el documento es modificable, y no puede ser utilizado ni referenciado en otros lugares.
- Anulado: el documento deja de tener validez.
- Completado: el documento ya no es modificable y queda confirmado para poder ser utilizado. Para poderlo modificar es necesario reactivar el documento.
- Cerrado: el documento está cerrado y no puede ser reactivado. Al cerrar un documento las cantidades pedidas se igualan con las recibidas.
Además, se las pestañas cabecera y líneas, los pedidos de compra también disponen de las siguientes pestañas que son rellenadas automáticamente por el sistema:
- Impuesto: muestra el resumen de los impuestos aplicados a cada una de las líneas del pedido. Se rellena automáticamente al crear las líneas, según los impuestos aplicados al producto y al proveedor.
Albarán (Proveedor)
Un albarán de compra es un documento que especifica los bienes recibidos de un proveedor. Una vez este documento es guardado y completado, la cantidad en stock del producto en el almacén se actualiza. Un albarán se compone de una cabecera y unas de líneas donde se especifican los productos y cantidades de entrada así como su almacén y hueco al que es almacenado el producto.
Los campos más relevantes al crear un albarán de compra son:
- Cabecera:
- Entidad: entidad para la que estará disponible este albarán.
- Organización: organización para la que estará disponible este albarán. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se asigna al albarán. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de una secuencia numérica, pero puede modificarse según las preferencias del usuario siempre que sea un identificador único.
- Tipo de documento: especifica el tipo de albarán de compra que se realiza. Se pueden configurar diferentes tipos de documentos a través de la pestaña de “Gestión Financiera” > “Contabilidad” > “Configuración” > “Tipo de documento”.
- Fecha del movimiento: fecha en que se realiza la entrega del material.
- Fecha contable: fecha en la que se reflejará el movimiento del material en la contabilidad de la empresa. Por defecto, la contabilización de albaranes está desactivada.
- Tercero: proveedor que realiza la entrega del material. Al seleccionarlo, se rellenará automáticamente el campo de dirección según la indicada en la pestaña proveedor del tercero.
- Dirección: dirección del proveedor.
- Regla de costo logístico: regla que se aplicará a la hora de calcular el coste logístico de los materiales (transporte por ejemplo). Inicialmente, gastos incluidos o calculado.
- Líneas:
- Línea: indica el orden numérico de la línea dentro del albarán.
- Producto: producto que se ha recepcionado.
- Cantidad movida: número de unidades del producto que se han recepcionado.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera del albarán son las siguientes:
- Crear líneas de: permite generar las líneas del albarán a partir de las líneas de los pedidos o facturas de compra del proveedor seleccionado previamente que no hayan sido recepcionadas.
- Crear factura del albarán: permite crear automáticamente una factura de compra en base a los productos recepcionados.
Los estados posibles para este tipo de documento son:
- Borrador: el documento es modificable, y no puede ser utilizado ni referenciado en otros lugares.
Completado: el documento ya no es modificable y queda confirmado para poder ser utilizado.
- Anulado: el documento deja de tener validez. Al anular un albarán se crea automáticamente un nuevo documento de albarán con las mismas líneas que el original pero con las cantidades opuestas. De esta forma, el almacén vuelve a tener el stock inicial.
Factura (proveedor)
Las facturas de compa son documentos contables de los bienes enviados por un proveedor. Indican la cantidad y precio de cada elemento recibido. En Openbravo ERP, una factura se compone de una cabecera y una serie de líneas donde se especifican cada uno de los productos y cantidades facturadas.
Los campos obligatorios a la hora de crear una factura son:
- Cabecera:
- Entidad: entidad para la que estará disponible esta factura.
- Organización: organización para la que estará disponible esta factura. En caso de seleccionar el “*”, estará disponible para todas, mientras que si se selecciona una en particular, será específico de la misma.
- Nº de documento: número identificador que se asigna a la factura. Openbravo ERP lo genera automáticamente a partir de una secuencia numérica, pero puede modificarse según las preferencias del usuario siempre que sea un identificador único.
- Documento transacción: especifica el tipo de factura de compra que se realiza. Se pueden configurar diferentes tipos de documentos a través de la pestaña de “Gestión Financiera” > “Contabilidad” > “Configuración” > “Tipo de documento”.
- Fecha de la factura: fecha de emisión de la factura.
- Fecha contable: fecha en la que se reflejará la factura en la contabilidad de la empresa.
- Tercero: proveedor que emite la factura. Al seleccionarlo, se rellenarán automáticamente los campos de dirección, tarifa y condiciones de pago, según los indicados en la pestaña proveedor del tercero.
- Dirección: dirección del proveedor.
- Tarifa: tarifa que se va a aplicar a la compra de los bienes.
- Forma de pago: indica la forma de realización del pago (cheque, efectivo, giro bancario, etc.).
- Condiciones de pago: indica el plazo del pago (30 días, 60 días, etc.).
- Líneas:
- Línea: indica el orden de la línea dentro de la factura.
- Producto: producto del que se va a realizar la factura. Al seleccionarlo se rellenarán automáticamente el precio unitario, el precio tarifa y el impuesto, según se haya configurado.
- Cantidad facturada: número de unidades del producto a facturar.
- Precio unitario: precio por unidad que se aplicará a la compra del producto en la línea. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
- Precio tarifa: precio teórico del producto según se haya establecido en la tarifa de compra del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según la tarifa elegida en la cabecera del pedido.
- Impuesto: impuesto aplicable a la compra del producto. Se rellenará automáticamente al seleccionar el producto, según se haya configurado en su ficha.
Las operaciones que se pueden realizar desde la cabecera de la factura son las siguientes:
- Crear líneas de: permite generar las líneas de la factura a partir de las líneas de los pedidos o albaranes de compra del proveedor seleccionado previamente que no hayan sido facturadas.
- Crear albarán de factura: permite crear automáticamente un albarán de compra en base a los productos facturados.
- Copiar líneas: permite añadir líneas a la factura copiándolas de otra factura anterior.
Los estados posibles para este tipo de documento son:
- Borrador: el documento es modificable, y no puede ser utilizado ni referenciado en otros lugares.
- Completado: el documento ya no es modificable y queda confirmado para poder ser utilizado.
- Anulado: el documento deja de tener validez. Al anular una factura se crea automáticamente una nueva factura con las mismas líneas que el original pero con las cantidades opuestas. Además, se cancela la obligación de pago.
Además de las pestañas cabecera y líneas, las facturas de compra también disponen de las siguientes pestañas que son rellenadas automáticamente por el sistema:
- Impuesto: muestra el resumen de los impuestos aplicados a cada una de las líneas de la factura. Se rellena automáticamente al crear las líneas, según los impuestos aplicados al producto y al proveedor.
- Efectos: muestra la obligación de pago al proveedor. El efecto se crea automáticamente al completar la factura.
Herramientas de análisis
Openbravo ERP dispone de los siguientes informes para explotar la información de este módulo:
- Análisis dimensional de pedidos: permite generar un informe de pedidos realizados entre dos fechas seleccionadas. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis. Es posible agrupar la información en base a diferentes parámetros.
- Análisis dimensional de albaranes: permite generar un informe de albaranes realizados entre dos fechas seleccionadas. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis. Es posible agrupar la información en base a diferentes parámetros.
- Análisis dimensional de facturas: permite generar un informe de facturas realizadas entre dos fechas seleccionadas. Permite añadir filtros y dimensiones según las necesidades de análisis. Es posible agrupar la información en base a diferentes parámetros.
- Informe pedidos de compra: permite generar un informe de órdenes de compra registradas en la aplicación.
- Facturas: permite generar un informe de las facturas registradas en la aplicación.