ERP 2.50:Functional Documentation/Procurement Management/de
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Beschaffungswesen
Einführung
Beschaffungswesen bezeichnet die Anforderung und Handhabung von benötigten Waren zum richtigen Zeitpunkt und der Zahlung der Ware. Das Beschaffungswesen ist eng verknüpft mit der Lagerverwaltung, dem Rechnungswesen und dem Projektmanagement.
Anforderung
Benutzer können den Beschaffungs - Work Flow durch die Erfassung von Bestellanforderungen anstatt von Bestellungen einleiten. Dies ermöglicht eine klare Trennung der Aufgaben und Pflichten zwischen:
- Dem Anforderer, der eine Nachfrage nach Waren oder Dienstleistungen über eine Bestellanforderung zum Ausdruck bringt.
- Dem Einkäufer, der die am besten geeigneten Lieferanten auswählt, die zum Unternehmen und dessen strategischen Einkaufszielen passen. Entweder manuell oder auf Regeln basierend automatisch.
Bestellung
Eine Bestellung ist ein Dokument, dass die Produkte und/oder Dienstleistungen von einem bestimmten Lieferanten zu vereinbarten Preisen und Bedingungen bestellt. Bestellungen werden in der Regel entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen mit einem Lieferanten geliefert. Unter Angabe Zahlungsbedingungen, Liefertermine, Artikelidentifikation, Mengen-, Frachtbedingungen und alle anderen Auflagen und Bedingungen. Eine Bestellung kann manuell eingegeben oder einfach durch Kopieren einer bestehenden Bestellung erstellt werden. Eine automatisierte Methode, Bestellungen zu erstellen ist es, ein Programm laufen zu lassen, dass die Vorschläge aus einem "Einkaufsplan" aus der Materialbedarfsplanung generiert.
Bestellattribute
Belegnummer: Die Bestellnummern für die Bestellung können automatisch generiert werden oder, wenn erforderlich manuell eingegeben werden.
AuftragsnummerEine externe Referenznummer des Lieferanten kann in diesem Bereich zu Referenzzwecken angezeigt werden.
PreislisteFür jede Bestellung kann eine bestimmte "Preisliste" für den Lieferanten ausgewählt werden, die für alle Bereiche dieser Bestellung gilt.
Bestellstatus:Verschiedene Zustände können ausgewählt werden, in welcher aktuellen Phase der Beschaffung die Bestellung ist. Beispiel: 'Entwurf', 'nicht Akzeptiert', 'Unterwegs', 'Komplett', 'Geschlossen', usw.
Zahlungsarten:Verschiedene Zahlungsarten können ausgewählt werden, um sie in der Rechnung anzugeben. Beispiel: 'Bankguthaben' ,'Bankanweisung', 'Auf Kredit ', 'Bar ', 'Kreditkarte', 'Versandkasse', 'Dauerauftrag', 'Wechsel', usw.
Zahlungsbedingungen:Die verschiedenen Zahlungsbedingungen definieren die Bedingungen, wann eine Lieferantenrechnung bezahlt werden muss.
Abgesehen von den oben genannten Attributen der Bestellung gibt noch andere Eigenschaften:
- Der Name des Lieferanten
- Die bestellte Menge
- Der Preis der Ware
- Wann die Ware bestellt wird
- Zu wann die Lieferung zugesagt ist
- In welches Lager Ware eingehen soll
- Wer wo die Rechnung erhalten muss
- Welche Steuern und steuerlichen Aspekte angewendet werden müssen
- Welches Projekt welche Produkte benötigen
Die Bestellung zeigt die "Gesamt Positionen" (die Summe der Beträge für die Bestellung ohne Steuern) und die "Gesamtsumme" (die Summe der Beträge einschließlich Steuern).
Wareneingang
Wareneingang ist ein Dokument, in dem die Lieferung von Erzeugnisse oder Waren von einem Lieferanten enthalten sind. Ein Wareneingang kann manuell oder automatisch erzeugt werde. Die Automatik kann den Wareneingang auf der Grundlage einer Bestellung oder Lieferrechnung generieren. Mehrere Bestellungen können zu einem Wareneingang zusammengefasst (kopiert) werden. Eine Lieferrechnung kann zur Rechnungsprüfung aus einem Wareneingang automatisch generiert werden.
Wareneingangsattribute
Bewegungsdatum: Gibt das Datum an, wann das Produkt in den Bestand übergegangen ist.
Lagerplatz: Der Ort in dem Lager, wo das Produkt physisch gelagert ist.
Attribute: Die eingekauften Produkte können verschiedene Attribute wie Größe und Farbe haben.
Verbindung zur Lagerverwaltung
Wenn das Dokument "Wareneingang" erzeugt und abgeschlossen wird, wird der Bestand des Produktes aktualisiert (gebucht).
Lieferantenrechnung
Die empfangene Rechnung des Lieferanten wird gegen die von Openbravo erzeugte Lieferantenrechnung abgeglichen. Eine Lieferantenrechnung ist ein Dokument der Waren, die von einem Lieferanten geliefert werden sollen.
Eine Lieferantenrechnung kann entweder manuell oder automatisch erzeugt werden. Die Automatik kann die Lieferantenrechnung auf der Grundlage einer Lieferanten-Bestellung oder eines Wareneingangs erzeugen. Es ist ebenso möglich, aus einer vorhandenen Lieferantenrechnung zu kopieren.
Aus der Lieferantenrechnung kann automatisch ein Wareneingang erzeugt werde.
Verbindung zum Rechnungswesen: Zahlungsüberwachung
Die Zahlung wird automatisch aus den Zahlungs- und Rechnungslegungsregeln generiert, die für den Lieferanten und auf der Lieferantenrechnung definiert sind. Wenn also eine Lieferantenrechnung abgeschlossen ist, wird das Rechnungswesen automatisch aktualisiert.
Wird die Rechnung in mehrere Zahlungen unterteilt, ist es möglich, die Zahlungen mit der Forderungsüberwachung zu verwalten.
Mit der Zahlungsüberwachung läßt sich die Fälligkeit der Zahlbeträge auf Höhe und Zeitpunkt überwachen. Wenn die Rechnung noch nicht voll bezahlt wurde, kann die Zahlungsüberwachung den Nutzer darüber informieren, wieviel bisher gezahlt, wieviel noch aussteht und wann die Zahlung zu erwarten ist. Der Zahlstatus kann automatisch im Hintergrundprozess oder manuell für jede Lieferantenrechnung berechnet werden.
Das Datum, wann der Zahlungsstatus das letzte mal berechnet wurde, wird im Fenster angezeigt. Ein Pop-Up Fenster erlaubt dem Nutzer die Rechnungen nach "voll bezahlt", "nicht bezahlt" oder "teilweise bezahlt" zu filtern (Anzeige alle Rechnungen ist ebenfalls möglich)
User Story
- John weiß, dass innerhalb der nächsten zwei Wochen eine Produktion von Produkt C beginnt, er aber nicht genügend Rohmaterial A und B auf Lager hat.
- Er öffnet das Fenster Bestellanforderung und erstellt eine neue Bestellanforderung. Er braucht keine zusätzlichen Daten wie die Belegnummer einzugeben, sie wird automatisch generiert.
- Er erzeugt eine Position für Produkt A, setzt den Termin einen Tag bevor die Produktion beginnt und gibt die gewünschte Menge ein. Das Gleiche macht er für Artikel B.
- Nach dem Eingeben alle Produkte schließt er die Bestellanforderung ab.
- Mary schaut alle frisch eingetroffen Bestellanforderungen an und sieht, dass es eine Neue gibt.
- Nach Überprüfung aller Anforderungen klickt sie auf den "Erstellen" Button und lässt den Prozess laufen.
- Der Prozess endet mit einer Nachricht mit den erstellten Bestellungen und Bestellnummern. Das System schließt die komplette Bestellanforderungen.
- Mary navigiert zu der neu erstellten Bestellung und prüft sie.
- Sie bemerkt, dass Produkt A einen Mengenrabatt für den Kauf einer etwas größeren Menge bekommen könnte. Sie ändert den Status auf Entwurf und ändert die Menge von Produkt A, um die gewünschten Rabatte zu erhalten.
- Nach ein paar Wochen liefert der Anbieter die Waren und Mike in der Halle benutzt das Wareneingangsdokument um zu überprüfen, welche Waren eingetroffen sind und aktualisiert den Bestand (Lagerverwaltung).
- Mike erzeugt eine Einkaufsrechnung auf Basis der Rechnung, die der Lieferant mitgesendet hat. Nach Abschluss der Einkaufsrechnung wird eine Zahlung generiert, um die Buchhaltung darauf hinzuweisen, dass der Lieferant bezahlt werden soll (Rechnungswesen).
- Nachdem alle Waren eingegangen sind, schließt Maria die Bestellung.
Business Intelligence (BI) / Reporting
Das Reporting (BI) umfasst eine breite Palette von Anwendungen und Technologien für die Beschaffung, Speicherung, Aufbereitung und Bereitstellung aller Daten, um den Benutzern bei Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.
Zu den BI-Anwendungen gehören auch die Funktionen für Entscheidungsfindungs-Systeme, Abfrage- und AdHoc-Reporting, statistische Analyse, Forecast und Data Mining.
Die Datenkonfiguration der meisten Berichte ist multidimensional. Der Benutzer kann selektieren, welche Art von Informationen er braucht und wie die Gruppierung der Ergebnisse aussehen soll.
Außerdem kann eine vergleichende Analyse vorgenommen werden. Zum Beispiel lassen sich Verkaufstrends über einen längere Zeitraum (z.B. ein Jahr) zum Vorjahr vergleichen.
Die Berichte können im HTML- oder PDF-Format angezeigt werden.
Gruppen Report Einkauf
Dieser Bericht zeigt die Bestellungen über einen ausgewählten Zeitraum. Mit diesem Bericht ist es möglich zu zeigen, welcher Lieferant mit welcher Häufigigkeit und welche Produkte im ausgewählten Zeitraums gekauft wurden. Filter für diesen Bericht sind: Datum, Lieferant und Produkt.
Eine vergleichender Bericht kann ausgeführt werden, um Daten innerhalb unterschiedlichen Zeiträumen zu vergleichen. Eine Gruppierung kann für die Ausgabe des Berichts ausgewählt werden.
Gruppen Report Wareneingang
Ähnlich wie der "Gruppen Report Einkauf", allerdings in Bezug auf Wareneingänge.
Gruppen Report Einkaufsrechnungen
Ähnlich wie der "Gruppen Report Einkauf", allerdings in Bezug auf Einkaufsrechnungen.
Bericht Bestellung
Dieser Bericht zeigt eine Liste aller Lieferanten-Bestellungen. Der Bericht kann nach Datum, Lager, Projekt und Geschäftspartner selektiert werden.
Bericht Lieferantenrechnung
Ähnlich wie der "Gruppen Report Einkauf", mit der gleichen Selektion, allerdings in Bezug auf Lieferanten.