ERP 2.50:Functional Documentation/Sales Management/de
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Vertriebs - Management
Einführung
Die Funktionen für den Unternehmensbereich Vertrieb beinhalten alle Aktivitäten, die mit dem Verkauf an Kunden zusammenhängen: Vertriebsaufträge, Preisgestaltung, Versandwesen, Verkaufsrechnungen und Reporting.
Es ist möglich, jedes Dokument wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen in beliebiger Reihenfolge zu verlinken.
Mit der möglichen Einbindung von EDI (Elektronischer Datenaustausch) und die Integration von PDA's (Pocket PC) können die physischen Grenzen eines Unternehmens überschritten werden.
Dieser Workflow zeigt ein Beispiel der Ereignisse eines Standard - Vertriebsauftrages mit der Lieferbedingung „Vollständige Bestellung“ und Rechnungsbedingung „Nach Bestellung geliefert“
Vertriebsauftrag
Ein Vertriebsauftrag ist ein Dokument das Produkte oder Serviceleistung sowie Preise und Bedingungen beinhaltet, die von einem bestimmten Kunden gewünscht werden.
Dokumententypen
Wenn ein Vertriebsauftrag gebucht wird, können verschiedene Dokumententypen für jeden Status des Vertriebsauftrags selektiert werden:
- Standard Auftrag:
Hierbei ist bei Eingang des Auftrages nicht weiter zu tun. Die benötigte Bestellmenge wird bis zur Lieferung automatisch im Lager reserviert.
- Kassen Auftrag (POS):
Während der Buchung eines Kassenauftrages wird automatisch die Lieferung und die Rechnung erstellt.
- Auftrag Warenlager:
Der Auftrag wird direkt vom Warenlager bedient und die Lieferung wird automatisch erzeugt.
- Rückwaren Auftrag:
Wird für Rückwaren vom Kunden genutzt. Die Auftragsmenge ist negativ und erhöht den Bestand.
- Angebots Vorschlag:
Hier handelt es sich um ein unverbindliches Angebot. Es wird kein Bestand reserviert und in der Materialplanung wird dieser Typ nicht berücksichtigt. Dieses Angebot kann manuell in jeden anderen Typ umgewandelt werden.
- Verbindliches Angebot:
Hier handelt es sich um ein verbindliches Angebot. Der Bestand wird reserviert, aber in der Materialplanung wird dieser Typ nicht berücksichtigt. Dieses Angebot kann manuell in jeden anderen Typ umgewandelt werden.
- Auftrag Vorauszahlung:
Für diesen Typ leistet der Kunde Vorkasse. Die Lieferung wird nach Zahlung versandt.
- Auftrag Rechnung:
Das System erzeugt die Lieferung und die Rechnung automatisch. Der Kunde erhält die Ware und die Rechnung zusammen. Die Zahlungseingang wird nachträglich verwaltet.
Vertriebsauftrags - Attribute
Belegnummer: Die Belegnummern für den Aufträge können automatisch generiert werden oder, wenn erforderlich, manuell eingegeben werden.
Auftragsreferenz: Eine externe Referenznummer des Kunden kann in diesem Bereich zu Referenzzwecken angegeben werden.
Preisliste: Für jeden Auftrag kann eine bestimmte "Preisliste" für den Kunden ausgewählt werden, die für alle Bereiche dieses Auftrags gilt.
Belegstatus: Verschiedene Zustände können ausgewählt werden, in welcher aktuellen Phase der Auftrag sich befindet. Möglich: 'Entwurf', 'nicht Akzeptiert', 'Unterwegs', 'Komplett', 'Geschlossen'.
Zahlungsarten:Verschiedene Zahlungsarten können ausgewählt werden, um sie in der Rechnung anzugeben. Beispiel: 'Bankguthaben' ,'Bankanweisung', 'Auf Kredit ', 'Bar ', 'Kreditkarte', 'Versandkasse', 'Dauerauftrag', 'Wechsel', usw.
Zahlungsbedingungen:Die verschiedenen Zahlungsbedingungen definieren die Bedingungen, wann eine Verkaufsrechnung bezahlt werden muss. Beispiel: 14 Tage netto, Sofort, Ein Monat.
Warenlager/Servicestelle: Hier wir angegeben, aus welchem Lager geliefert werden soll.
Abgesehen von den oben genannten Attributen des Auftrags gibt noch viele andere Eigenschaften, z. B.:
- Welche Ware geliefert werden soll
- Der Kundenname
- Die bestellte Menge
- Preis der Ware
- Datum der Auftragsbuchung
- Wann die Lieferung nötig ist
- Wohin geliefert werden soll
- Welche Steuern anzuwenden sind
Der Auftrag zeigt die "Gesamt Positionen" (die Summe der Beträge für den Auftrag ohne Steuern) und die "Gesamtsumme" (die Summe der Beträge einschließlich Steuern).
Rechnungsbedingungen
Hiermit wird bestimmt, wie die Zahlung für den Vertriebsauftrag zu leisten ist:
- Auftrag vollständig
- Nach Lieferung
- Kunden Intervall nach Lieferung
- Nicht berechnen
- Sofort
Auftrag vollständig
Der Kunde zahlt die Rechnung, wenn alle Positionen geliefert wurden. Beispiel: Wenn der Kunde 10 Stück von Produkt A und 5 Stück von Produkt B bestellt hat und Produkt A geliefert wird, bekommt der Kunde noch keine Rechnung. Erst nachdem Produkt B geliefert wird, wird eine Rechnung gestellt.
Nach Lieferung
In diesem Fall wird die Rechnung erst gestellt, wenn die Ware geliefert wurde. Beispiel:
Wenn der Kunde 10 Stück von Produkt A bestellt hat und 7 Stück wurden geliefert, wird eine Rechnung für 7 Stück erstellt. Die Rechnung für die restlichen 3 Stück wird erstellt, wenn hierfür die Lieferung erfolgt.
Kunden Intervall nach Lieferung
Dies ist die allgemein benutzte Lieferbedingung. Anstatt jedes mal eine Rechnung zu senden, wenn eine Position oder ein kompletter Auftrag geliefert wird, wird eine Rechnung über die zusammengefassten Lieferungen des Kunden gruppiert.
- Eine Möglichkeit der Gruppierung kann der Zeitraum sein.
Der Zeitrahmen kann täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich usw. gewählt werden.
- Eine andere Möglichkeit der Gruppierung kann ein Projekt sein.
Beispiel: Ein Kunde hat Lieferungen erhalten für Vertriebsauftrag A,B und C für Projekt X und Lieferungen für Vertriebsauftrag D und E für Projekt Y. So kann eine Rechnung für Projekt X und eine für Projekt Y erstellt werden.
Nicht berechnen
Dies kann für VIP - Kunden genutzt werden. Dies bedeutet, dass keine Rechnung erzeugt wird, bis der Kunde seine Freigabe erteilt.
Sofort
Hiermit wird die Rechnung sofort erstellt, egal ob geliefert wurde oder nicht.
Lieferbedingungen
Sie sind nötig, wenn der Auftrag geliefert werden soll:
- Nach Zahlungseingang
- Verfügbarkeit
- Position vollständig
- Vollständiger Auftrags
Warenlieferung
Die Warenlieferung an einen Kunden kann manuell oder automatisch generiert werden. Automatisch kann der Verkaufsauftrag oder die Verkaufsrechnung als Grundlage genutzt werden.
Eine Warenlieferung kann für mehr als einen Verkaufsauftrag oder für alle Verkaufsaufträge mit noch nicht gelieferten Waren erzeugt werden. Die Anzahl der Lieferungen, die generiert werden, ist abhängig von den Lieferbedingungen.
Bevor die Warenlieferung ausgeführt wird, wird das Kreditlimit des Kunden überprüft und es wird evtl. eine Warnung angezeigt. Dies kann ignoriert werden und die Ware wird trotzdem geliefert.
In der Warenlieferung gibt es ein Buchungsdatum, welches im Buchungsjournal für die Generierung der Kontoeinträge , die durch die Lieferung generiert werden, gebutzt wird.
Spediteure
Für die Lieferung der Ware, abhängig von der Fahrstrecke, können ein oder mehrere Spediteure ausgewählt werden. Die Spediteure werden im System registriert und wenn eine Warenlieferung erzeugt wird, kann das System den besten Spediteur auswählen. Dies ist auch manuell möglich.
Abgesehen von den oben genannten Attributen des Auftrags gibt noch viele andere Eigenschaften, z. B.:
- Welche Ware geliefert werden soll
- Der Kundenname
- Die bestellte Menge
- Preis der Ware
- Datum der Auftragsbuchung
- Wann die Lieferung nötig ist
- Wohin geliefert werden soll
- Welche Steuern anzuwenden sind
Der Auftrag zeigt die "Gesamt Positionen" (die Summe der Beträge für den Auftrag ohne Steuern) und die "Gesamtsumme" (die Summe der Beträge einschließlich Steuern).
Verkaufsrechnung
Die Verkaufsrechnung ist ein Beleg, der die verkauften Waren gegenüber den Kunden belastet.
Dieser Beleg beinhaltet die Anzahl und den Preis jedes Produktes bzw. jeder Serviceleistung aus einem Verkaufsauftrag.
Die Verkaufsrechnung beinhaltet ein Menge Informationen, zum Beispiel:
- Rechnungsnummer (Belegnummer)
- Korrespondierende Informationen aus dem Verkaufsauftrag
- Korrespondierende Informationen aus der Warenlieferung
- Die Produkte aus der Rechnung
- Der Name des Kunden
- Wie viel Produkte berechnet werden
- Preis der Ware
- Steuerbetrag (automatisch generiert)
- Rechnungsumsatz
Die Verkaufsrechnung kann für einen oder mehrere Verkaufsaufträge berechnet werden. Sie kann nach Kunde, Projekt, Standort usw. gruppiert werden. Gleichzeitig kann darüber konsolidiert werden.
Mit der Zahlungsüberwachung lässt sich der Status der Zahlung verfolgen. Wenn die Rechnung noch nicht voll bezahlt wurde, kann die Zahlungsüberwachung den Nutzer darüber informieren, wieviel bisher gezahlt, wieviel noch aussteht und wann die Zahlung zu erwarten ist.
Zahlung und Zahlungsüberwachung
Die Zahlung wird automatisch aus den Zahlungs- und Rechnungslegungsregeln generiert, wenn der Verkaufsauftrag abgeschlossen wird. Die Zahlung beinhaltet die Zahlungs- und Rechnungsbedingungen und den Betrag der Rechnung. Im Rechnungswesen wird automatisch gebucht.
Mit der Zahlungsüberwachung lässt sich der Status der Zahlung verfolgen. Hiermit lässt sich die Fälligkeit der Zahlbeträge auf Höhe und Zeitpunkt überwachen. Wenn die Rechnung noch nicht voll bezahlt wurde, kann die Zahlungsüberwachung den Nutzer darüber informieren, wie viel bisher gezahlt, wie viel noch aussteht und wann die Zahlung zu erwarten ist. Der Zahlstatus kann automatisch im Hintergrundprozess oder manuell für jede Verkaufsrechnung berechnet werden.
Das Datum, wann der Zahlungsstatus das letzte mal berechnet wurde, wird im Fenster angezeigt. Ein Pop-Up Fenster erlaubt dem Nutzer die Rechnungen nach "voll bezahlt", "nicht bezahlt" oder "teilweise bezahlt" zu filtern (Anzeige alle Rechnungen ist ebenfalls möglich)
Preisgestaltung
Preisliste
Die Preisliste enthält Produkte mit ihren Preisen, Währungen und die steuerliche Behandlung. Die Preise auf der Preisliste können Rabatte enthalten. Es ist nur eine Preisliste zu einem Kunden zuzuordnen. Eine weitere Version der Preisliste kann für einen bestimmten Zeitraum erzeugt werden, z.B. für spezielle Ereignisse oder saisonaler Umsatz.
Alle Produkte haben drei Preise:
- Listenpreis: Katalog der Verkaufspreise eines Produktes
- Standard Preis: Der Firmen - Verkaufspreis
- Preis Limit: Der möglichst niedrigste Preis, für den ein Produkt verkauft werden darf.
Kommissionsverkauf
Der Kommissionsverkauf bietet Verwaltungsmöglichkeiten, wie und wann Kommissionen berechnet werden und wer die Zahlung leistet.
Es ist möglich die Zahlung auf mehrere Kommissionen zum gleichen Verkaufsauftrag oder zur gleichen Verkaufsrechnung zuzuordnen, zum Beispiel für verschiedene Kommissionäre.
Die Kommission ist bestimmten Kunden für eine Zeitperiode zugeordnet. Nach der Erzeugung der Kommission wird eine neue Rechnung für die Buchhaltung generiert.Es können Selektionskriterien für eine Kommission definiert werden, z. B. Für spezielle Geschäftspartner oder spezielle Produkte.
Volumenrabatte
Volumenrabatte können gewährt werden, wenn ein bestimmtes Verkaufsvolumen erreicht wird. Diese können für bestimmte Warengruppen und Kunden definiert werden. Sie können skaliert werden, so dass jeder Umsatzbereich einen unterschiedlichen Rabatt haben kann. Die Gewährung kann auf eine Zeitperiode eingeschränkt werden. Zahlungsarten sind selektierbar.
Preisanpassungen
Preisanpassungen sind spezielle Preise aus beliebigen Gründen und können automatisch zugeordet werde, wenn ein Vertriebsauftrag gebucht wird. Verschiedene Preisanpassungen können für Geschäftspartner, Produkte, Geschäftspartnergruppen und Warengruppen angelegt werden und sind gültig während einer bestimmten Zeitperiode.
User Story
- Mike hat gerade 100 Stifte, 30 Notebooks und 30 Taschen verkauft.
- In Openbravo erstellt Mike einen Vertriebsauftrag mit den Produkten. Er überträgt den Auftrag an seinen Vertriebsleiter für die Freigabe.
- Sobald der Vertriebsauftrag erstellt ist, wird die Lieferung vom Warenlager zum Kunden gesandt. Mike erstellt eine Warenlieferung, um zu dokumentieren, was exakt an den Kunden geliefert wurde.
- Die Buchung der Warenlieferung mindert den Bestand im Lager (Lagerwesen).
- Mike erzeugt auch eine Verkaufsrechnung, für die verkauften Produkte. Nach Fertigstellung wird eine Zahlungserwartung generiert, um die Buchhaltung zu informieren, dass eine Zahlung für die gelieferte Ware vom Kunden zu erwarten ist (Rechnungswesen).
- Wenn alle Produkte an den Kunden ausgeliefert wurde, wird Mike den Vertriebsauftrag schließen.
Customer Relationship Management (CRM) – Kundenverwaltung
CRM basiert auf Methoden, Software- und Internet-Möglichkeiten, die einer Firma helfen können, ihre Kundenbeziehungen organisiert zu verwalten.
CRM besteht aus:
- Hilfen für das Marketing, um die besten Kunden zu identifizieren und gezielt anzusprechen, um Marketing - Kampagnen mit eindeutigen Zielen zu erstellen und generiert aussichtsreiche Geschäftsverbindungen für das Vertriebsteam.
- Erlaubt die Entwicklung von individualisierten Verbindungen mit Kunden, zu dem Zweck der Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der Maximierung des Gewinns.
- Identifikation der profitabelsten Kunden und deren Unterstützung auf dem höchsten Servicelevel.
- Unterstützung der Mitarbeiter mit Informationen und Prozessen, um die Kunden kennen zu lernen, deren Bedürfnisse zu kennen und effektive Verbindungen zwischen der Firma, den Kunden und den Vertriebspartnern herzustellen.
Zum Beispiel sollte bei der Erzeugung eines Vertriebsauftrages der Nutzer über alle verfügbaren Informationen informiert werden: Früheres Bestellverhalten, Kreditstatus, Auftragsvolumen für bestimmte Perioden, Reklamationen, usw.
Anforderungen, wie etwa Kontoanfragen, Garantiebestimmungen usw. können im System für die Bearbeitung und Zuordnung gespeichert werde. Eine Historie für wann, warum und was wurde gemacht kann zu Referenzzwecken abgelegt werden.
Business Intelligence (BI) / Reporting
Das Reporting (BI) umfasst eine breite Palette von Anwendungen und Technologien für die Beschaffung, Speicherung, Aufbereitung und Bereitstellung aller Daten, um den Benutzern bei Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.
Zu den BI-Anwendungen gehören auch die Funktionen für Entscheidungsfindungs-Systeme, Abfrage- und AdHoc-Reporting, statistische Analyse, Forecast und Data Mining.
Die Datenkonfiguration der meisten Berichte ist multidimensional. Der Benutzer kann selektieren, welche Art von Informationen er braucht und wie die Gruppierung der Ergebnisse aussehen soll.
Außerdem kann eine vergleichende Analyse vorgenommen werden. Zum Beispiel lassen sich Verkaufstrends über einen längere Zeitraum (z.B. ein Jahr) zum Vorjahr vergleichen.
Die Berichte können im HTML- oder PDF-Format angezeigt werden.
Die wichtigsten Reports sind:
Gruppen Report Verkauf
Dieser Bericht zeigt die Verkäufe über einen ausgewählten Zeitraum. Mit diesem Bericht ist es möglich zu zeigen, welcher Kunde mit welcher Häufigkeit und welche Produkte im ausgewählten Zeitraums gekauft wurden. Filter für diesen Bericht sind: Datum und Unternehmen.
Eine vergleichender Bericht kann ausgeführt werden, um Daten innerhalb unterschiedlichen Zeiträumen zu vergleichen. Eine Gruppierung kann für die Ausgabe des Berichts ausgewählt werden.
Gruppen Report Warenlieferungen
Ähnlich wie der "Gruppen Report Verkauf", allerdings in Bezug auf Warenlieferungen.
Gruppen Report Verkaufsrechnungen
Ähnlich wie der "Gruppen Report Verkauf", allerdings in Bezug auf Verkaufsrechnungen.
Verkaufsreport über Geschäftspartner und Produkte
Liste der Geschäftspartner und deren Produkteinkauf als Torten - Grafik.