ERP 2.50:Functional Documentation/Sales Management/fr
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Documentation Fonctionnelle - Gestion des Ventes
Contents |
Préambule
Dans ce document, la traduction est inspirée du pack Phidias Pack Base, module Translation French-France (fr_FR).
Les choix de traduction suivants ont été pris :
| Anglais | Français | Acronyme
|
| Client | Société | |
| Business Partner | Tiers | BP |
| Sales Order | Commande Client | SO |
| Sales Invoice | Facture client | |
| Goods Shipment | Livraison de marchandises | |
| Point of Sales Order | Commande comptoir | POS |
| Invoice Timeframe | Fréquence de facturation | |
| Invoice Terms | Conditions de facturation | |
| Delivery Terms | Conditions de livraison |
Introduction
La Gestion des Ventes comporte toute la gestion des activités relatives aux ventes clients, telles que les Commandes de Ventes, la Tarification, la Livraison, la Facturation et le Reporting.
Il est possible de lier des documents tels que les documents de commandes, les bons de livraison et les factures, avec n'importe quelle commande qui le nécessite. Si cela est considéré comme inutile, cela peut être négligé.
Les possibilités de l'EDI (Echange de Données Informatisées) et l'intégration avec les PDAs (Personal Digital Assistant) fournissent des accès au-delà des limites physiques de la société.
Le flux ci-dessus représente un exemple des événements pour une Commande de Ventes Standard avec des conditions de livraison 'Commande complète' et des conditions de facturation 'Après livr. de la commande'.
Commande Client
Une 'Commande client' est un document qui spécifie les articles et/ou les services commandés par un client donné, ainsi que le tarif, les conditions et échéances.
Types de Document
Quand une 'Commande Client' est initiée, différents Types de Document peuvent être sélectionnés pour indiquer la nature de la 'Commande Client':
- Commande Client Standard:
Quand on crée ce type de commande, aucune action supplémentaire n'est effectuée. La quantité en commande est réservée dans l'entrepôt jusqu'à ce que la livraison s'effectue.
- Commande Comptoir (POS):
Lors de l'achèvement de la 'Commande Client', la livraison s'effectue automatiquement et la facture est créée.
- Commande Entrepôt:
Lors de l'achèvement de la 'Commande Client', la livraison est créée automatiquement.
- Retour Client:
Ce Type de Document est utilisé lorsque de la marchandise est retournée. Les quantités en commande sont négatives, afin d'accroitre la taille du stock.
- Proposition commerciale:
Ce Type de Document est utilisé pour enregistrer une Commande Client potentielle. Aucun stock n'est réservé pour ce type de 'Commande Client'. La GPAO (MRP) n'inclut pas ce type de 'Commande Client' dans le calcul des plans de fabrication et d'approvisionnement.
- Devis:
Ce Type de Document est aussi utilisé pour enregistrer une Commande Client potentielle, mais dans ce cas, le stock est réservé. La GPAO (MRP) n'inclut pas ce type de 'Commande Client' dans le calcul des plans de fabrication et d'approvisionnement.
- Commande prépayée:
Pour ce type de 'Commande Client', la facture est envoyée et doit être payée avant que les marchandises ne soient livrées.
- Commande à crédit:
Lors de l'achèvement de la commande, le système crée automatiquement une livraison et une facture. Le client recevra la marchandise et la facture simultanément.
Attributs de la Commande Client
Numéro de document: Le 'numéro de document' pour la 'Commande Client' peut être généré automatiquement ou saisi manuellement si besoin.
Référence de commande: Un numéro de référence externe du client peut être affiché dans ce champ à des fins de consultation.
Liste de prix: Une liste de prix spécifique par 'Commande client' peut être sélectionnée pour le client. Elle s'appliquera à toutes les lignes de cette 'Commande Client'.
Statut du document: Différents statuts peuvent être choisis pour indiquer dans quelle phase du traitement est la 'Commande Client'. Exemples de statuts de : ‘Brouillon’, ‘Non Accepté’, ‘Achevé’, ‘Cloturé’, etc.
Modes de paiement: Différentes méthodes de paiement peuvent être choisies pour indiquer comment la facture sera payée. Exemples de modes de paiement : 'Remise en banque', 'virement', dépôt bancaire', 'espèces', 'carte bancaire', 'livraison comptant'.
Délais de paiement: Un 'Délai de Paiement' est défini pour indiquer quand une Facture Client doit être payée. Par exemple: immédiatement, dans un mois, dans deux mois le dix, etc...
Entrepôt: Ce champ indique de quel entrepôt une 'Commande client' doit être livrée.
En plus des attributs ci-dessus, la 'Commande client' comporte beaucoup d'autres attributs, par exemple:
- quelle marchandises doivent être livrées
- le nom du client
- la quantité commandée
- les prix des marchandises
- date à laquelle la commande a été confirmée
- quand elle doit être livrée
- où elle doit être livrée
- quelle taxe doit être appliquée
La 'commande client' comporte le ‘Montant total HT’ (la somme des montants de la 'Commande Client' hors taxes) et le ‘Montant total TTC’ (la somme des montants de la 'Commande Client' incluant les taxes)
Conditions de facturation
Les 'Conditions de Facturation' définissent quand le paiement d'une 'Commande Client' doit être effectué.
Les différentes 'Conditions de Facturation' sont:
- Après livraison complète de la commande
- Dès livraison (partielle ou complète)
- Suivant planning client
- Ne pas facturer
- Immédiate
Après livraison complète de la commande
Dans ce cas, le client veut être facturé après que toutes les lignes de la 'Commande Client' aient été livrées. Par exemple, si le client a commandé 10 unités d'article A et 5 unités d'article B, après la livrasion de l'article A, le client ne recevra pas de facture. Une fois que l'article B sera livré, une facture sera envoyée.
Dès livraison (partielle ou complète)
Dans ce cas, le client sera facturé pour les marchandises qui ont été livrées. Par exemple, si le client a commandé 10 unités d'article A et 7 unités ont été livrées, une facture pour 7 unités d'article A sera créée et envoyée au client. La facture pour les 3 unités restantes sera créée et envoyée, après livraison de ces 3 unités.
Suivant planning client
Cette condition de facturation est la plus communément utilisée. Plutôt que d'envoyer une facture à chaque fois qu'une ligne de Commande Client ou qu'une Commande Client complète est livrée, dans ce cas, une facture est créée, groupant les différentes livraisons pour un client.
- Un regroupement de factures possible peut être basé sur une fréquence de facturation.
La fréquence de facturation prise en considération pourra être : journalière, hebdomadaire, bi-hebdomadaire, mensuelle, etc.
- Un autre regroupement de factures possible peut être basé sur un projet.
Par exemple, si un client a reçu la livraison de ses commandes A, B et C pour le projet X et la livraison de ses commandes D et E pour le projet Y, une facture pour le projet X (regroupant les commandes A, B et C) et une facture pour le projet Y (regroupant les commandes D et E) seront générées pour ce client.
Ne pas facturer
Cette condition de facturation est utilisée pour les clients très importants. Aucune facture ne sera envoyée avant que le client ne donne son aval. Par exemple, le client commande divers articles et tous les articles ont déjà été livrés au client, cependant aucune facture ne sera envoyée avant que le client vous dise qu'il est d'accord pour cela.
Immédiate
Quand la condition de facturation est immédiate, la facture correspondant à la Commande Client est créée instantanément, indépendamment du fait que la livraison des articles commandés ait eu lieu ou pas.
Conditions de livraison
Les 'Modes de Livraison' spécifient quand une Commande Client doit être livrée:
- Dès paiement
- Disponibilité
- Ligne complète
- Commande complète
Livraison de marchandises
Une 'Livraison de Marchandises' au client peut être générée soit manuellement ou automatiquement. La méthode automatique peut générer des livraisons de marchandises basées sur une 'Commande client' ou une 'Facture Client'.
Une 'Livraison de marchandises' peut être générée pour une ou plusieurs 'Commandes Client' en attente de livraison. Le nombre de livraisons générées par 'Commande Client' variera en fonction des 'Conditions de Livraison'.
Avant qu'une 'Livraison de Marchandise' soit traitée, le système vérifie la limite de crédit du client et génère un avertissement si la limite de crédit est dépassée. Cependant, on peut décider de livrer le client tout de même.
La 'Livraison de Marchandises' spécifie une 'Date Comptable', qui indique quelle date doit être utilisée dans les entrées comptables du 'Journal Général' générées par de la livraison.
Transporteurs
Pour la livraison de marchandises, en fonction du trajet, un ou plusieurs 'Transporteurs' peuvent être choisis. Les 'Transporteurs' seront enregistrés dans le système et lorsqu'on crée une livraison de marchandise, le système peut sélectionner le meilleur 'Transporteur' ou il peut être sélectionné manuellement.
Factures Client
Une 'facture Client' est un état détaillé de marchandises vendues à un client par une compagnie. Elle comporte la quantité et le prix de chaque article ou service inclus dans la 'Commande Client'. La 'Facture Client' contient de nombreuses informations, par exemple:
- le numéro de facture
- les informations correspondantes de la commande
- les informations correspondante de la livraison
- le nom du client
- combien d'articles sont facturés
- le prix des marchandises
- le montant de taxe (généré automatiquement)
- le montant de la facture
Les 'Factures Clients' peuvent être générés pour une ou plusieurs 'Commandes Clients' ou pour toutes les 'Commandes Clients' qui sont en attente de facturation.
Les 'Factures Clients' peuvent être groupées par 'Client', 'Projet', 'Adresse', etc., chaque groupe consolidant les factures qui y sont associées.
Avec le suivi des Dettes-Créances, il est possible de suivre l'état du paiement de la facture et obtenir des informations importantes telles que les montants impayés, et le nombre de jours jusqu'à la prochaine date d'échéance.
Paiement et suivi des Dettes-Créances
Le 'Paiement' est automatiquement généré quand la 'Facture Client' prend le statut 'achevé'. Le paiement contient les informations de condition de paiement et de facturation et le montant de la facture. De cette façon, la comptabilité est automatiquement mise à jour.
Le 'suivi des Dettes-Créances' permet de suivre le statut de paiement des factures. Cette option permet de savoir si la facture est payée totalement ou pas. Si ce n'est pas le cas, alors quel montant a été reçu, quelle somme est en attente, quand est la prochaine date d'échéance et le montant attendu à cette date. Le statut peut être mis à jour automatiquement par un traitement en tâche de fond ou manuellement pour chaque facture. La date du dernier calcul du statut de paiement est affichée dans le formulaire.
La fenêtre de filtre permet de sélectionner les factures payées complètement ou pas (il est aussi possible d'afficher toutes les options).
Tarification
Listes de prix
La 'Liste de prix' contient les articles avec leurs prix, devises et le traitement des taxes. Le prix sur la 'Liste de prix' peut inclure des remises. Une seule 'Liste de Prix' peut être associée à un client.
Différentes versions de 'Liste de Prix' peuvent être créées sur une certaine période, par exemple pour des événements spéciaux ou des ventes saisonnières.
Tous les articles ont trois prix:
- Prix tarif: le prix de vente Catalogue d'un produit
- Prix standard: le prix de vente de la société
- Prix plancher: le prix le plus bas possible auquel un article peut être vendu
Commissions
Les ‘Commissions’ mettent en place les modalités définissant comment et quand les commissions sont calculées et à qui elles sont payées. Il est possible de payer des commissions multiples pour la même 'Commande Client' ou 'Facture Client', par exemple pour plusieurs personnes. La commission est appliquée pour un tiers déterminé et pour une période donnée. Une fois la commission définie, une nouvelle facture est générée pour le 'Journal Général'.
Un critère de sélection peut être défini pour la commission, permettant d'appliquer la commission à des tiers spécifiques ou des articles spécifiques.
Remises quantitatives
Les 'Remises Quantitatives' peuvent être configurées pour les clients qui parviennent à un certain volume de ventes. Les 'Remises Quantitatives' sont définies pour certaines catégories d'articles et pour certains clients. Les 'Remises Quantitatives' peuvent être étagées, afin que chaque tranche de montants puisse avoir une remise différente. Les 'Remises Quantitatives' ne seront appliquées que durant la période définie. Un mode de paiement peut être sélectionné.
Ajustements de Prix
Les ‘Ajustements de Prix’ sont des prix spéciaux quelle qu'en soit la raison, et sont automatiquement appliqués quand une nouvelle 'Commande Client' est créée. Divers 'Ajustements de Prix' peuvent être configurés pour les 'Tiers', les 'Articles', les 'Groupes de Tiers' et les 'Catégories d'articles', et sont valides durant une certaine période.
Scénario Utilisateur
- Tatiana vient de vendre 100 stylos, 30 carnets et 30 sacs.
Utilisant Openbravo, Tatiana crée une Commande Client, en commençant par ce qu'elle a vendu. Elle soumet la Commande Client à ses chef, Denis et Jean-Marie, à des fins d'enregistrement.
- Peu après la création de la Commande Client, la livraison est faite au client depuis l'entrepôt, géré par Daniel et Joël. Tatiana crée une livraison pour documenter ce qui a été effectivement livré au client.
- L'achèvement de la livraison met à jour le stock (Gestion de l'entrepôt).
- Tatiana crée aussi une 'Facture Client' pour les articles vendus. Lors de l'achèvement de la Facture Client, un paiement a été généré pour alerter la comptable, Céline, que le client doit nous payer pour la livraison des articles (Gestion des Finances)
- Quand tous les articles ont été livrés au client, Tatiana clôture la Commande Client.
Gestion de la Relation Client (CRM)
La CRM est une ensemble de méthodes, de logiciels et de possibilités Internet qui aident une société à gérer les reations avec ses partenaires de façon organisée.
La CRM consiste à :
- Aider le département marketing à identifier et cibler les meilleurs clients, gérer les campagnes marketing avec des buts précis et des objectifs, et déterminer des axes de qualité pour les équipes de vente.
- Permettre la formation de relations individualisées avec les clients, dans le but d'améliorer la satisfaction client et de maximiser les profits. Identifier les clients les plus rentables et leur fournir le niveau de service le plus élevé.
- Fournir aux employés les informations et les traitements nécessaires à la connaissance de leurs clients, comprendre leurs besoins, et effectivement construire des relations entre la société, sa clientèle et les partenaires commerciaux.
Un exemple de CRM : lors de la création d'une nouvelle Commande Client, les utilisateurs sont renseignés de manière correcte en s'appuyant sur le comportement lors des commandes précédentes. D'autres informations utiles sont la situation financière, les montants de commandes sur une certaine période, les réclamations, etc.
Des demandes telles que des interrogations de compte, des problèmes de garantie, etc., peuvent être enregistrés dans le système, et utilisées pour traitement et classement. Une état historique avec, quand, pourquoi et quelle action a été effectuée, est conservé dans un but de consultation.
Informatique Décisionnelle (BI)
L'informatique décisionnelle (Business Intelligence -BI) consiste en une vaste catégorie d'applications et de technologies pour recueillir, enregistrer, analyser et fournir des accès aux données afin d'aider les utilisateurs à prendre les meilleures décisions relatives aux affaires.
Les applications de BI incluent les fonctionnalités de système d'aide à la décision, de requêtes et rapports, d'analyses statistiques, de prévisions et extractions de données.
La plupart des rapports ont une structure multicritère. L'utilisateur peut choisir quel type d'information utilisé, afin de grouper et filtrer les résultats.
De plus, une analyse comparative peut être faite, par exemple observer une tendance de vente sur une période (p.e. une année) ou la même période les années précédentes.
Les rapports peuvent être affichés en format HTML ou PDF.
Les principaux rapports sont:
Rapport Multicritère des Ventes
Ce rapport montre le montant total des Ventes. Le rapport peut être exécuté avec des paramètres permettant de montrer le client ayant la plus grosse fréquence de ventes, et quel(s) article(s), sur une période donnée.
Les paramètres pour cet état sont les dates, l'Organisation et la possibilité de lancer un rapport comparatif.
Rapport Multicritère des Livraisons
Identique au 'Rapport Multicritère des Ventes', mais relatifs aux 'Livraisons de marchandises'.
Rapport Multicritère des Factures Clients
Identique au 'Rapport Multicritère des Ventes', mais relatifs aux 'Factures Clients'.
Rapport des ventes par Tiers et Articles
Liste des Tiers et graphiques en secteurs de leurs achats d'articles.