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Intrastat for Italy

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Intrastat Italia

L’art 50 del decreto-legge 30 agosto 1993, n.331, modificato da ultimo dal decreto legislativo 11 febbraio 2010 n.18, stabilisce l’obbligo per i soggetti passivi all’imposta sul valore aggiunto di presentare all’Agenzia delle Dogane elenchi riepilogativi periodici degli scambi di beni e servizi effettuati con i soggetti passivi dell’IVA stabiliti negli altri Stati membri della Comunità Europea. Si descrive nella presente guida la procedura da seguire per la configurazione del sistema Openbravo ai fini della dichiarazione Intrastat.

Percorso di configurazione

Configurazione UI Calendario Fiscale

Si raggiunga la UI Fiscal Calendar. Si crei un nuovo record. Si inserisca l’Organizzazione; un nome che si riferisca all’ INTRASTAT, una descrizione. Si spunti sia la checkbox Attivo che la checkbox Calendario Intrastat. Nel tab Anno si inserisca l’Anno e si controlli sia spuntata la checkbox Attivo. Infine nel sottotab Periodo si inseriscano i periodi rilevanti per la Dichiarazione. I record relativi ai periodi possono essere inseriti in questa fase e successivamente corretti secondo il valore degli acquisti e/o delle vendite effettuati nel periodo precedente; in alternativa possono essere inseriti di mese in mese o di trimestre in trimestre nel momento in cui l’utente si appresta a fine mese a generare la dichiarazione.

Configurazione UI Organizzazione

Si raggiunga la UI Organizzazione e si selezioni l’organizzazione di interesse. Il campo Progressivo Intrastat Giornaliero fa riferimento al numero delle dichiarazioni create nella giornata. Qualora nella giornata non si generi alcun file, il campo riporta il valore totale di file inviati telematicamente o consegnati a mano della giornata precedente incrementato di 1, perché la numerazione prende avvio da 1 e non da 0. Qualora si proceda alla creazione di un nuovo file, il Sistema provvede in automatico ad aggiornare il progressivo, iniziando nuovamente dal numero 1. Il campo Progressivo Totale Intrastat rappresenta il valore totale di file generati. Non dovrà mai essere azzerato nemmeno alla chiusura dell’anno fiscale. Il progressivo totale viene incrementato automaticamente alla generazione di un nuovo file.

All’Utente è data la possibilità di modificare il valore indicato nei due campi dal momento che il progressivo deve aumentare contestualmente sia qualora si invii il file telematicamente, sia qualora lo si consegni a mano. L’Utente interverrà manualmente sui numeri nei seguenti casi:

Pertanto, salvo le due occasioni sopra indicate, i valori dei due campi non devono essere modificati dall’Utente.

Int1

Successivamente per ogni organizzazione nel tab Intrastat, occorre siano create due record: una relativa alla Dichiarazione per la parte di cessioni ed una Dichiarazione per la parte di acquisti.

In ogni record occorre settare i seguenti campi:

I primi tre campi sono facoltativi: qualora vengano compilati, automaticamente le informazioni inserite vengono indicate nelle fatture legate all’Organizzazione. In Dati di default si inserisca il Calendario Intrastat configurato (vedi il paragrafo 2.1 ), nel campo Calendario. Una volta salvato il primo record, si inserisca il secondo, completando i campi con riguardo ad inserire nel Tipo Dichiarazione ‘Cessioni’.

Int2

Configurazione UI Business Partner

Per ogni Business Partner cliente o fornitore si ha la possibilità di precisare i campi relativi a Incoterms, Natura della transazione e Trasporto in alternativa in questa UI. Qualora vengano compilati in questa sede, il Sistema dà priorità alla informazioni inserite nella UI Business Partner, rispetto a quelle inserite nella UI Organizzazione, per la generazione dei file di Dichiarazione. Si selezioni perciò il Business Partner di tipo cliente e si modifichi il set up di Maggiori Informazioni, nel tab Cliente. Si scelga un valore al campo Incoterms.

Int3

Nel tab Cessioni Intrastat si procede all’inserimento riguardo il mezzo di trasporto usato per le cessioni.

Int4

Si proceda poi con la selezione dei business partner di tipo fornitore (vendor). Si inserisca se lo si desidera il valore facoltativo del campo Incoterms presente in Maggiori Informazioni del tab Fornitore. Nel tab Acquisti Intrastat si procede all’inserimento delle informazioni per gli acquisti Intrastat riguardo il mezzo di trasporto usato per gli acquisti ed il paese di origine (cioè il paese di provenienza delle merci).

Int5

Configurazione UI Prodotto

Tramite il menù di accesso rapido si raggiunga la UI Prodotto. Per ogni bene oggetto di transazioni rilevanti ai fini Intrastat, si apra la testata dell’item e nel sotto tab Altre proprietà si verifichi la correttezza del campo Tipologia prodotto. Dove non indicato, si proceda a chiarire se sia prodotto o servizio.

Int7

Nel tab Intrastat si inseriscano le informazioni di dettaglio sul prodotto:

Int8

Qualora si tratti di un servizio occorrerà inserire nel tab Intrastat, sia il codice nomenclatura sia selezionare la modalità di erogazione del servizio (Istantanea, A più riprese). Si salvino le modifiche.

Int9

Configurazione metodo di pagamento

Per la dichiarazione Intrastat relativa ai servizi occorre indicare la modalità di incasso. Nella UI Metodo di pagamento, si selezioni il pagamento; nella sezione Default incassi e Default pagamenti nel campo Modalità incasso occorre selezionare una delle seguenti opzioni:

Configurazione metodo di pagamento.JPG

Set up della documentazione della transazione

Ciclo attivo

La configurazione di una fattura attiva rilevante ai fini Intrastat non si distingue da quella di una fattura riguardante una transazione svolta in Italia. Tuttavia è necessario eseguire un set up ulteriore per ogni riga prodotto inerente la fattura. Dopo aver creato una nuova fattura ed aver inserito il record del prodotto, ci si posizioni nel tab Intrastat. Ancora una volta, qualora non sia stato fatto prima, si ha la possibilità di inserire le informazioni relative ai campi Incoterms, Natura della transazione e Trasporto.

Qualora questi valori siano stati precedentemente inseriti nell’Organizzazione o nelle informazioni del Business Partner, il Sistema aggiorna il valori delle celle in automatico. All’Utente è data tuttavia la facoltà di cambiare i dati anche in questa sede. Il campo Natura della transazione è alimentato in automatico qualora sia stata precedentemente inserita l’informazione nel campo Natura della Transazione della UI Tipo di Documento, per il tipo di documento configurato per la fattura.

Nel caso non fosse stata inserita l’informazione tramite la UI Tipo di Documento ma piuttosto tramite la UI Organizzazione, il Sistema alimenta il record del tab Intrastat della UI Fattura di Vendita in automatico.

Il campo Paese di Destinazione si alimenta automaticamente prendendo il paese del Business partner ma può essere cambiato manualmente dall’utente. Si ha la necessità di inserire la provincia di origine della merce: per far ciò occorre selezionare il Paese di Origine nel campo omonimo e in questo modo nel campo Provincia di Origine saranno selezionabili le provincie del paese selezionato (se configurate a sistema).

Le stesse informazioni possono essere inserite nell’Ordine di vendita e nella Spedizioni (Cliente).

Le informazioni inserite nell’Ordine di vendita o nella Spedizioni (Cliente) vengono automaticamente riportate in fattura quando viene richiamato l’ordine o il ddt collegato. In caso di invio della merce ad un altro soggetto si precisa la possibilità di inserire l’ulteriore informazione riguardante il luogo di consegna nel campo Luogo Consegna presente nella testata dell’ordine di vendita creato. Nel caso in cui i 3 soggetti sono di 3 paesi CEE differenti l’operazione viene trattata come triangolare. Questa informazione può essere inserita anche nella bolla di spedizione (presente nella testata di creazione di un nuovo documento nella UI Spedizioni Cliente, nel sottotab Maggiori Informazioni). Il questo caso, il campo Paese di Destinazione, si alimenta automaticamente prendendo il paese inserito nel campo Luogo Consegna. La cella del campo Valore Statistico occorre venga inserito a mano in fattura.

Ciclo passivo

La configurazione di una fattura passiva rilevante ai fini Intrastat non si distingue da quella di una fattura riguardante una transazione svolta in Italia.

Tuttavia è necessario eseguire un set up ulteriore per ogni riga prodotto inerente la fattura. Dopo aver creato una nuova fattura ed aver inserito il record del prodotto, ci si posizioni nel tab Intrastat. Ancora una volta, qualora non sia stato fatto prima, si ha la possibilità di inserire le informazioni relative ai campi Incoterms, Natura della transazione e Trasporto.

Qualora questi valori siano stati precedentemente inseriti nell’Organizzazione o nelle informazioni del Business Partner, il Sistema aggiorna il valori delle celle in automatico. All’Utente è data tuttavia la facoltà di cambiare i dati anche in questa sede. Il campo Natura della transazione è alimentato in automatico qualora sia stata precedentemente inserita l’informazione nel campo Natura della Transazione della UI Tipo di Documento, per il tipo di documento configurato per la fattura.

Nel caso non fosse stata inserita l’informazione tramite la UI Tipo di Documento ma piuttosto tramite la UI Organizzazione, il Sistema alimenta il record del tab Intrastat della UI Fattura di Acquisto in automatico.

I campi Paese di Destinazione e Provincia di Destinazione si alimentano automaticamente prendendo le informazioni dall’organizzazione ma possono essere cambiati manualmente dall’utente. Nel caso di acquisto merce l’informazione relativa alla provincia di destinazione viene presa dall’indirizzo inserito nel campo Magazzino nella UI Entrata Merci.

Le stesse informazioni possono essere inserite nell’Ordine di acquisto e nell’Entrata Merci.

Le informazioni inserite nell’Ordine di Acquisto e nella Entrata Merci vengono automaticamente riportate in fattura quando viene richiamato l’ordine o l’entrata merci collegata.

In caso di acquisto merce e di invio della merce acquistata ad un altro soggetto si precisa la possibilità di inserire l’ulteriore informazione riguardante il luogo di consegna nel campo Luogo Consegna nella testata dell’ordine di vendita creato. Nel caso in cui i 3 soggetti sono di 3 paesi CEE differenti l’operazione viene trattata come triangolare. Questa informazione può essere inserita anche nella bolla di entrata merci (presente nella testata di creazione di un nuovo documento nella UI Entrata Merci, nel sottotab Maggiori Informazioni).

Si ha la necessità di inserire la paese di origine della merce: per far ciò occorre selezionare il Paese di origine nel campo omonimo; questo campo si alimenta automaticamente se il paese di origine è stato inserito nel campo omonimo nel Business partner, tab Acquisti Intrastat. La cella del campo Valore Statistico occorre venga inserito a mano in fattura.

Int10

Nota di credito e nota di debito

Qualora il tipo di documento che si intende creare sia uno dei seguenti:

occorre verificare nella UI Tipo di documento che :

Una volta effettuato questo settaggio, si procede alla creazione della nuova Nota. Dal momento che una Nota può riferirsi a più documenti di fattura, il riferimento alla fattura di acquisto e di vendita si trova a livello del tab Righe, in corrispondenza dei record relativi ai prodotti o servizi, e non a livello di testata.

Per queste ragioni, un volta creato il documento nota di credito o nota di debito, si precisi, per ogni referenza inserita nel tab Righe, il riferimento alla fattura nel campo con menù a tendina Rif. Fattura.

La compilazione di questo campo è importante in quando consente di gestire correttamente le note di credito e le note di debito nella dichiarazione.

Int11

La Normativa prevede che se le note e le fatture sono state emesse e registrate nello stesso periodo di riferimento (mese o trimestre) vengano inserite nella dichiarazione normale. Nel caso delle note di credito, nel campo “ammontare delle operazioni“ della dichiarazione normale verrà inserito il valore netto relativo a un prodotto e/o un servizio tra l’imponibile della riga fattura e l’imponibile della riga nota di credito. Se le note e le fatture sono state emesse e registrate in un periodo di riferimento differente vengano inserite nella dichiarazione di rettifica.

Processo di creazione file

UI Elaborazione Intrastat

Si raggiunga la UI Elaborazione Intrastat. Si selezioni l’Organizzazione, il periodo (secondo quanto l’Utente ha previsto nel set up dei calendari Intrastat), il tipo di Dichiarazione e il tipo di report.

Int12

Si clicchi sul bottone Fatto.

UI Dichiarazione Intrastat

Per il periodo selezionato nella precedente attività, è stata creata una riga di record nella testata della UI Dichiarazione Intrastat, con le relative righe di dettaglio nel tab Righe. La Dichiarazione appena generata si trova in stato ‘bozza’; è pertanto possibile modificare, aggiornare, eliminare, inserire valori nelle righe.

Int13

Una volta certo del contenuto della Dichiarazione, l’Utente clicchi sul tasto Elabora Dichiarazione. Lo stato della dichiarazione evolve in Completo. Si clicchi sul bottone Genera File e si visualizzi il file nel tab Allegati. E’ possibile riattivare una dichiarazione per eventuali modifiche attraverso il pulsante Riattiva.

Int14

Tramite il bottone Inserisci Protocollo è possibile inserire il numero protocollo richiesto all’Agenzia delle Dogane relativo alla Dichiarazione che è necessario rettificare. Si selezioni perciò la dichiarazione della quale vogliamo inserire il numero protocollo. Si clicchi sul bottone e si inserisca il numero nel campo della finestra pop up che appare.

Questo numero di protocollo è importante nel caso in cui dobbiamo presentare una dichiarazione di rettifica relativa a servizi di una precedente dichiarazione creata.

Report di controllo

Qualora lo si desideri è possibile visualizzare un report di riepilogo della Dichiarazione generata. Dalla UI Dichiarazione Intrastat, si selezioni la Dichiarazione e si clicchi sull’icona di stampa presente nella barra degli strumenti in verde.


Questa guida è disponibile anche in formato PDF cliccando File:Manuale Intrastat.pdf.

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