OpenbravoPOS User Manual/fr
 | Une mise à jour de ce manuel pour la version 2.30 existe ici en téléchargement au format PDF. |
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Bienvenue
Ce document est un manuel d'instructions pour l'utilisateur final de Openbravo POS. Nous commencerons par en faire une description générale. Ce système a deux programmes pour gérer l'information de votre entreprise (base de données commune). Certaines entreprises ont des exigences minimes et d'autres plus importantes. Nous commencerons par les cas les plus simples et terminerons par les plus complexes.Le premier programme que nous étudierons est un point de vente capables de gérer des stocks et des ventes. La majorité des petites et moyennes entreprises peuvent fonctionner parfaitement avec ces fonctions et n'ont pas besoin de fonctionnalités avancées telles que les mouvements financiers ou les investissements (entre autres).Le deuxième programme est un ERP de type mondial qui vous permet (grâce à son infrastructure WEB) de vous interconnecter à des points éloignés de votre entreprise, diffuser des responsabilités et unifier les données pour l'analyse stratégique. Dans ce document, nous allons vous guider dans l'utilisation du premier programme (Openbravo POS). Le guide de l'ERP n'est pas disponible pour le moment en français (mais vous pouvez nous aider à le créer voir: Contributor's_Guide)
Démarrage
Pour l'installation, le lancement et la configuration de Openbravo POS, merci de vous référer à l'installation de Openbravo POS. Après le lancement vous accédez à la fenêtre d'accès:
Selectionnez “Administrateur”. Plus loin nous verrons ce que signifient les autres options.
Entrez votre mot de passe si vous en avez un et cliquez sur OK.
Après le démarrage de Openbravo POS et la connexion en tant qu'administrateur la fenêtre principal du programme s'affiche:
L'écran est divisé en deux grande zones: le panneau de gauche pour la navigation et le panneau de droite pour les tâches. Le panneau de gauche est divisé en trois parties: Menu principal, Administration et Système. Le panneau de droite varie en fonction de ce que vous avez sélectionné dans le panneau de gauche. Dans les pages suivantes nous allons utiliser le panneau de gauche pour naviguer. Si vous lisez:
cela signifie que vous devez aller à la fenêtre Taxes en commençant par le panneau de gauche puis cliquez sur Inventaire dans la partie Administration. Le panneau de droite changeras pour que vous puissiez utiliser la fonction que vous avez sélectionné. Voici un exemple typique et simple: préparons notre inventaire pour vendre une pomme. Suivez les étapes par ordre.
Préparation de l'inventaire
Taxes
Navigation: Administration -> Inventaire -> Taxes:
Cliquez sur le bouton "Nouveau", tapez T.V.A 19,6% dans le champ Nom et 19,6% dans le champ Taux puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Votre nouvelle taxe apparait dans la liste de gauche.
Catégories
Navigation: Administration -> Inventaire -> Catégories:
Cliquez sur le bouton "Nouveau" et tapez Fruits dans le champ Nom. Cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Votre nouvelle catégories apparait dans la liste de gauche. Pour supprimer une catégorie, sélectionnez-la dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton "Supprimer" (à droite du bouton "Nouveau") puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Créez à nouveau la catégorie Fruits si vous l'avez supprimé car nous l'utiliserons par la suite.
Produits
Navigation: Administration -> Inventaire -> Produits:
La zone supérieur de l'écran est utilisée pour rechercher des produits: pour le moment nous utiliserons uniquement la partie inférieure pour créer un produit avec des données fictives. Cliquez sur le bouton "Nouveau" et entrez les données suivantes:
- Référence: 0001. (référence de votre article)
- Nom: Pomme Verte.
- Code barre: 100.
- Prix d'achat:9. (coût unitaire de l'article)
- Prix de vente:10. (prix de vente unitaire)
- Taxe: T.V.A 19,6%.
- Catégorie: Fruits.
Cliquez sur l'onglet “Stock” et sélectionnez l'option “Figure au catalogue”:
Cliquez sur le bouton "Sauvegarder". Votre nouveau produit apparait dans la liste de gauche.
Les mouvements de stock
Navigation: Administration -> Inventaire -> Gestion des produits:
Dans cette écran nous allons modifier la quantité en stock de notre produit. Cliquez sur le bouton “Pomme Verte” dans la catégorie “Fruits” afin que la partie supérieure de l'écran se mette à jour. (vous pouvez aussi tapez “100” dans le champ code barre ou “0001” dans le champ référence suivi de la touche “Entrer”):
Tapez “10” dans le champ Unités et cliquez sur le bouton "Sauvegarder" en haut à droite. Ici nous simulons l'achat de 10 pommes. Dans cet écran vous pouvez aussi générer d'autres types d'entrées et de sorties pour vos produits (cliquez sur la liste déroulante Raison pour voir les différentes possibilités.
Produits par entrepôts
Navigation: Administration -> Inventaire -> Produits par entrepôts:
Dans cette écran nous définissons les limites de stockage. Ceci vous permet de ne pas acheter "de trop" et/ou de ne pas se retrouver en rupture de stock. Dans cet exemple nous définissons le stock minimum à 3 et le stock maximum à 11. Cliquez sur le bouton “Sauvegarder”.
Nous terminons ainsi la préparation de notre inventaire pour notre produit. Si vous désirez ajouter d'autres produits, les étapes sont identiques. Nous vous recommandons de “jouer” avec l'application afin de vous y familiariser. Ne vous inquiétez pas si vous entrez des données fictives/réelles: à la fin de ce manuel, nous vous dirons comment effacer toutes les données afin de commencer avec un nouveau système une fois que vous vous sentirez en confiance. Maintenant nous sommes prêt pour attaquer la vente.
Les Ventes
Ventes
Navigation: Menu principal -> Ventes:
Il existe plusieurs façon d'ajouter des produits à votre vente:
- Cliquez sur l'icône “Pomme Verte” pour ajouter une pomme.
- Tapez “100” suivi de la touche “Entrer” pour ajouter une pomme.
- Utiliser le lecteur de code barre.
- Utiliser le bouton de rechercher (la loupe) pour rechercher par paramètres.
Pour supprimer un produit, sélectionnez-le dans la liste des produits ajoutés et cliquez sur le bouton “Supprimer” (icône marqué d'un X)
Quand vous avez terminé d'ajouter des produits, cliquez sur le bouton “=” pour encaisser. Sélectionnez le type de paiement (Espèce, chèque, coupon, carte...) et cliquez sur “OK”. En cas de paiement par espèce, vous pouvez entrer le montant afin d'obtenir le rendu de monnaie.
Utilisation d'un lecteur de code barres
Scannez simplement le code barre. Chaque produit scanné disponible en stock apparaitra sur le ticket de ventes.
Si vous vendez plus d'une unité d'un produit, cliquez sur le bouton "+" pour augmenter la quantité. Vous pouvez également cliquez sur le bouton - pour diminuer la quantité. Si la quantité est égale à 1 et que vous cliquez sur le bouton "-" l'article sera supprimé de la vente.
Une fois tous les produits scannées, cliquez sur le bouton "=" et la fenêtre de paiement apparaitra.
Vente de produits sans code barre ou sans entrée de stock
Entrez simplement le montant et cliquez sur le bouton "+". Une ligne avec ce montant sera ajoutée au ticket.
Mouvements de caisse
Navigation: Menu principal -> Mouvements caisse
Supposons que vous souhaitiez retirer 5 euros de votre caisse: remplissez les champs comme indiqués ci-dessus et cliquez sur "Sauvegarder". Pour remettre ces 5 euros dans la caisse, sélectionnez dans la liste “Raison” “(entrée) Especes”.
Clôture de caisse
Navegación: Menu principal -> Clôturer la caisse
Sur cet écran vous pouvez voir les mouvements totales du jour. Ici vous devez comparer la quantité d'argent affichée avec celle existence dans la caisse. A la fin de la journée cliquez sur le bouton “Clôturer” dans la partie inférieure.
Les rapports
Nous avons vu comment gérer son inventaire, vendre ses produits y et manipuler les mouvements de caisse. Maintenant nous allons récuperer des informations sur notre activité.
Historiques de caisse
Navigation: Menu principal -> Historique de caisse -> (Bouton) Créer un rapport:
C'est un rapport typique. Dans la partie supérieure de la fenêtre vous avez deux champs de dates (ils n'apparaissent pas dans notre capture). Avec le temps vous aurez plusieurs clôtures de caisse et peut être souhaiteriez vous avoir un rapport pour une période donnée.Expérimentez plusieurs clôtures de caisse avec différentes ventes, différents produits, retraits et encaissements. Voici une liste des rapports que vous pouvez générer:
Autres rapports
Navigation: Administration -> Inventaire:
- Catalogue (catalogue général des produits)
- Journal d'inventaire (différence entre entrées et sorties de produits)
- Produits (identique au catalogue + recherche paramétrée)
- Stock minimum atteint (voir les produits en deçà du stock minimum)
- Inventaire actuel (voir le stock actuel et les limites)
- Entrepôts (quantités par produits)
- Etiquette produit (pour l'impression d'étiquettes)
Navigation: Administration -> Ventes:
- Par utilisateur (plus loin nous verrons comment avoir plusieurs utilisateurs)
- Ventes par produits (total unités et chiffre d'affaire par produit)
- Taxes (taxes collectées)
- Graphique des ventes (graphique général des ventes)
- Graphique des ventes par produits (total unités et chiffre d'affaire par produit)
Utilisateurs
Dans cette partie nous verrons comment permettre à plusieurs personnes d'utiliser l'application avec des accès que vous définirez.
Changer le mot de passe
Navigation: Système-> Changer le mot de passe:
Une fenêtre s'affiche où vous devez entrer votre ancien mot de passe. Comme c'est la première fois que vous utilisez l'application cliquez directement sur “OK”. Maintenant entrez un code chiffré pour votre mot de passe. Dans cet exemple nous utiliserons “999”. Quand vous avez terminé cliquez sur “OK”. Par sécurité vous devez retaper votre nouveau mot de passe. Tapez le à nouveau et cliquez sur “OK”. La prochaine fois que vous utiliserez l'application, le mot de passe vous sera demandé.
Gestion des utilisateurs
Navigation: Maintenance-> Utilisateurs:
Il existe quatre niveaux d'utilisation ou rôle (Administrator, Manager, Employee et Guest). Par défaut l'application est livrée avec quatre utilisateurs. Sélectionnez et supprimez de la liste (le bouton avec un “x”) les utilisateurs “Manager”, “Employee” et “Guest”. Maintenant cliquez sur le bouton “Nouveau” (bouton avec une étoile jaune sur fond blanc). Entrez “Pierre” dans le champ Nom , sélectionnez “Employee” dans la liste déroulante Rôle et cliquez sur l'option Visible. Cliquez sur “Mot de passe” et créez un mot de passe à Pierre comme dans l'exemple précédent. Cliquez sur “Sauvegarder” (icône disquette). La prochaine fois que vous lancerez l'application vous verrez les changements appliqués aux utilisateurs. Notez que Pierre a accès à la vente uniquement. Expérimentez les rôles et ajoutez de nouveaux employés si nécessaire.
Extras
Si vous avez suivi les exemples précédents, vous ne devriez plus avoir de problèmes.
Navigation: Menu principal -> Edition des ventes: vous pouvez modifier une vente AVANT la clôture de caisse. Entrez le numéro du ticket et cliquez sur “Entrer” (coche verte). Vous pouvez alors éditer, rembourser ou imprimer cette vente. Rappelez vous que vous ne pouvez éditer une vente qu'AVANT la clôture de caisse.
Navigation: Administration -> Maintenance:
- Entrepôts: rechercher, créer, supprimer un entrepôts de stockage.
- Salles: rechercher, créer, supprimer une salle de restaurant.
- Tables: rechercher, créer, supprimer une table de restaurant.
- Ressources: Configuration personnalisée de vos tickets, titre de l'application, vos logos etc...
- Rôles: rechercher, créer, supprimer un rôle utilisateur (permissions). Pour plus d'informations consultez le guide d'administration
- Cartes utiisateurs: vous permet d'imprimer des cartes d'accès (lecture code barres) pour vos employés.
- ERP Openbravo: vous permet de synchroniser vos produits et commandes avec le logiciel ERP Openbravo.
Navigation: Administration -> Inventaire -> Gestion du stock: Vous permet de transférer des produits d'un entrepôt à un autre, acheter, vendre, retourner, etc...
Navigation: Système:
- Configuration: de la base de données, des périphériques, de la langue, des paiements électronique.
- Imprimante: Aperçu d'impression.
- Quitter: quitter l'application.
Vous pouvez aussi associer des photos à vos produits et employés en utilisant la fonction image.