Projects:AdvPaymentMngt/Configuration Manual/it

Contents 1 Stato Documento 2 Introduzione 3 Installazione Debiti e Crediti Avanzati 4 Deploying the new document types and default matching algorithm 4.1 Report Templates for Payments 5 Nascondere le funzionalità di base 5.1 Rimuovere la funzionalità obsolete 5.2 Nascondere la scheda obsoleta Pagamenti 5.3 Salvataggio della configurazione 6 Configurazione dei Metodi di Pagamento 6.1 Automazione Workflow Pagamento 6.1.1 Incassi di Defaults 6.1.2 Pagamenti di Defaults 7 Configurazione dei Conti finanziari 7.1 Definizione Tipo di Conto Finanziario supplementare 7.2 Definizione dei Conti finanziari 7.2.1 Conto finanziario di configurazione 7.2.1.1 Special notes for Spanish users 7.2.2 Metodo di Pagamento di Configurazione 8 Definizione algoritmi alternativa di corrispondenza 9 Configuring Business Partners 9.1 Payment Methods 9.2 Financial Account 10 Processo di Esecuzione di Pagamento

Stato Documento

Finale: Questo documento è stato pubblicato.

Introduzione

Questo documento descrive come installare e configurare Debiti e Crediti Avanzati su un istanza standard di Openbravo ERP 2.50.

Nota: Debiti e crediti avanzati è disponibile anche attraverso i modelli (sia QuickStart Openbravo o Openbravo ERP 3.0) che consentono di automatizzare la configurazione del modulo eliminando la necessità per molti dei passaggi qui documentati. Questo manuale si riferisce esclusivamente ad un installazione su un'istanza standard 2.50.

Advanced Payables and Receivables delivers an alternate set of flows for managing financial accounts and payments. These new flows replace the ones supported in Openbravo ERP Core.

From a high perspective, in order to use the new functionality, the following steps are needed:

1. Install the Advanced Payables & Receivables module
2. Deploying the new document types and default matching algorithm
3. Hide the core functionality that is being replaced
4. Configure Payment Methods
5. Configure Financial Accounts
6. Configure the Business Partner to use a Payment Method and a Financial Account

Installazione Debiti e Crediti Avanzati

To install the module:

• Login as System Administrator
• Navigate to General Setup -> Application -> Module Management
• Click the Add Modules tab
• Find the Advanced Payables and Receivables module within the list of available modules
• Click on Install Now and follow the guided installation flow.

A detailed guide on how to install a new module can be found in the Install Module video.

NOTE: When installing APRM module, moduleScript is run to give "FIN_Finacc_Transaction" table access to existent roles. If you create role after installing the module, access to "FIN_Finacc_Transaction" table should be given manually.

Deploying the new document types and default matching algorithm

Advanced Payables and Receivables introduces new transactions in the system that require new document types to be defined in every client. Additionally, the bank reconciliation flow requires the definition of a matching algorithm.

Both sets of reference data are installed with the module but need to be applied to each client, new or existing, in the system.

To do so:

• Login as Client Administrator
• Navigate to General Setup -> Enterprise -> Enterprise Module Management
• For the * organization, choose the Advanced Payables and Receivables Management reference data set
• Click OK
• Repeat for every client.

Note: Future versions of Initial Client Setup will allow you to select reference data at the time of creation of a client, allowing you to perform this step at the time of new client creation.

Report Templates for Payments

Note: you should manually create the templates if you performed the Initial Client Setup in a MP18 or earlier maintenance pack. In other case the Initial Client Setup will populate needed data or you will be able to apply again the updated core dataset.

Go to Financial Management || Accounting || Setup || Document Type and add a new Report Template and Email Definitions for the following Document Types:

AR RECEIPT		AP PAYMENT
Report Templates		Report Templates
Organization	*	Organization	*
Name	AR Receipt Report template	Name	AP Payment Report template
Template Location	@basedesign@/org/openbravo/erpReports	Template Location	@basedesign@/org/openbravo/erpReports
Template Filename	RptFIN_Payment.jrxml	Template Filename	RptFIN_Payment.jrxml
Report Filename	Payment In-@our_ref@	Report Filename	Payment Out-@our_ref@
Show Logo	If selected the logo will be printed.	Show Logo	If selected the logo will be printed.
Show Company Data	If selected the company data will be printed.	Show Company Data	If selected the company data will be printed.
Header Margin	Margin size in the top of the document.	Header Margin	Margin size in the top of the document.
Email Definitions		Email Definitions
Organization	*	Organization	*
Default	Yes	Default	Yes

Here more information about how to customize document printable templates.

Nascondere le funzionalità di base

Rimuovere la funzionalità obsolete

Le voci di menu riportate di seguito non sono più necessari, una volta che Debiti e Crediti Avaznati è installato e dovrebbero essere rimosso dal menu di Openbravo.

• Gestione Finanziaria
  • Partite Aperte
    • Movimenti
      • Estratto Conto
      • Pagamento Tasse
      • Cassa
      • Trasferimento Fondi
      • Rimesse
      • Gestione stato dei pagamenti
      • Partita manuale
      • Pareggio Partita
      • Cancellazione Rimesse / Ritorno
      • Cambia Stato del pagamento
    • Strumenti di analisi
      • Report Banche
      • Report Cassa
      • Previsione dei flussi di cassa
      • Paartitario
      • Aging
      • Tracker Pagamenti
    • Setup
      • Banca
      • Cassa
      • Tipo Rimessa
      • Formato pagherò

This can be achieved by either:

1. Marking these entries as not active in the menu (please ensure to put your system in configuration mode first)
2. Defining a new role that does not have access to these functions

Nascondere la scheda obsoleta Pagamenti

The new payment flows no longer use what previous version of Openbravo used to call the "Payment" object (the table C_DEBT_PAYMENT). Consequently, the corresponding tab can be hidden in the following windows:

• Sales Order
• Sales Invoice
• Purchase Order
• Purchase Invoice

To achieve this:

• Login as System Administrator
• Navigate to Application Dictionary -> Windows, Tabs and Fields
• Select the record corresponding to each of the above windows and for each of them, click on Tab
• Select the Payment tab and mark it as not active.

Salvataggio della configurazione

Once local changes in AD has been made do not forget exporting database to reflect such changes in your source files (XML).

In previous section some tabs and menu items may have been hidden. Those changes are AD changes that require them to be exported or reverted before installing or updating a module.

To do so you need to perform an ant task as follows:

First make sure you are the openbravo system user:

sudo su - openbravo

Then make sure you are in the Openbravo directory:

cd /opt/OpenbravoERP-2.50/openbravo-erp

Lastly run the ant task:

ant export.database export.config.script -Dforce=true

Configurazione dei Metodi di Pagamento

Metodi di pagamento rappresentano i mezzi di pagamento impiegati dalla vostra azienda o da un partner commerciale, come contanti, assegno, vaglia postale o carta di credito a fronte di un ordine o di una fatturaz.

Metodi di pagamento sono associati ai Conti Finanziari, al fine di controllare quali Metodi di Pagamento possono essere utilizzati con un Conto Finanziario. E' possibile associare metodi di pagamento multipli per un singolo Conto finanziario. Ad esempio, un unico Conto finanziario può essere utilizzato sia per il controllo e per i pagamenti elettronici.

Per definire i metodi di pagamento:

Login come amministratore del client Navigate to Gestione Finanziaria' -> Partite Aperte -> Configurazione -> Metodo di pagamento. Definire i metodi di pagamento inserendo un record con un nome e una descrizione facoltativa. Se si desidera questo metodo di pagamento sia attivo immediatamente, si prega di assicurarsi che l'opzione 'Attiva' sia selezionata. Le restanti opzioni nella finestra Modalità di pagamento sono descritte nella sezione seguente Automazione Workflow Pagamento.

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Automazione Workflow Pagamento

Ci sono varie opzioni a disposizione per sostenere l'automazione del flusso di lavoro per ogni metodo di pagamento.

Nota: Queste opzioni sono i valori predefiniti per questo metodo di pagamento. Ogni conto finanziario permette anche opzioni di flusso di lavoro da definire. Ogni variazione nel flusso di lavoro associato ad un conto finanziario ha la precedenza sul flusso di lavoro predefinito.

Incassi di Defaults

• Incassi Permessi: Se selezionato il metodo di pagamento è abilitato a incassare i pagamenti.
• Incasso Automatico: Al completamento di un Fattura il pagamento viene incassato automaticamente. Si può utilizzare ad esempio per le transazioni in contanti oltre contatore.
• Deposito Automatico: Selezionando questa opzione i risultati in un pagamento incassato con questo metodo di pagamento vengono automaticamente depositati nel Conto Finanziario. È possibile utilizzare questo per esempio per gli incassi della carta di credito.
• Tipo di Esecuzione
  • Manuale: L' incasso del pagamento è un evento manuale.
  • Automatico: Il sistema automatizzerà l'incasso del pagamento eseguendo un processo che supporta l'incasso. Un esempio potrebbe essere una interfaccia carta di credito in fase di lancio per registrare una ricevuta di pagamento con carta di credito.
    • Processo di esecuzione: Selezionare il processo da avviare per automatizzare l'incasso.
    • Differiti: Se questo processo di esecuzione dovrebbero essere utilizzate per automatizzare il processo, ma sarà attivata in un secondo momento (da qualcuno che avvia il processo di esecuzione manualmente), quindi si prega di assicurare che questa opzione sia selezionata.
• Uso all'Incasso: Conto da utilizzare al momento del incasso. Dovrebbe normalmente essere lasciato vuoto (se un operazione finanziaria deve essere creata più avanti nel flusso di lavoro), un Conto di Pagamento InTransit o un conto finanziario.
• Uso al Deposito: Conto da utilizzare al momento del deposito. Dovrebbe normalmente essere lasciato vuoto (se non è necessaria alcuna transazione finanziaria per l'evento di deposito) o un Conto di Pagamento Depositato
• Uso per Riconciliazione: Conto da utilizzare dopo aver cancellato. È di norma il conto finanziario, ma potrebbe essere lasciato vuoto se l'incasso è stata registrata nel conto finanziario prima del processo (forse al momento dell'incasso o del deposito).

Pagamenti di Defaults

• Pagamenti Permessi: If checked then the payment method is enabled to make payments.
• Automatic Payment: On completion of a Purchase Invoice the payment is automatically made. You can use for example for cash over the counter transactions.
• Automatic Withdrawal: Checking this option results in a payment made using this payment method being automatically withdrawn from the Financial Account. You can use this for example for credit card payments.
• Execution Type
  • Manual: The creation of a payment is a manual event. For example, payment by cash.
  • Automatic: The system will automate the creation of a payment document by launching a process to support payment. An example might be a check printing utility that automatically prints checks, or a credit card interface to make payment by credit card.
    • Execution Process: Select the process to be launched to automate the payment process.
    • Deferred: If this execution process should be used to automate the process, but it will be triggered at a later point in time (by someone launching the execution process manually), then please ensure this option is selected. As an example, you may wish to print all checks in a batch run at the end of the day.
• Upon Payment Use: Account to be used upon payment. Would normally be either left blank (if financial transaction is to be created later in the workflow), an Intransit Payment Account or a Financial Account
• Upon Withdrawal Use: Account to be used upon withdrawal. Would normally be left blank (if no financial transaction required for the Withdrawal event) or a Withdrawn Payment Account
• Upon Reconciliation Use: Account to be used upon clearing. Would normally be the Financial Account, but could be left blank if the receipt has been posted to the Financial Account earlier in the process (perhaps upon payment or upon withdrawal).

Note: Automatic Receipt and Automatic Payment require a Financial Account to be associate with the Business Partner. Please refer to the section on Configuring Business Partners.

Configurazione dei Conti finanziari

I Conti Finanziari sono utilizzati in Openbravo per rappresentare conti presso istituti finanziari quali conti bancari, carte di credito, servizi di pagamento elettronico, come pure servizi di cassa e registratori di cassa al dettaglio.

Definizione Tipo di Conto Finanziario supplementare

I conti finanziari rappresentano la natura del conto (conto corrente bancario, contanti, carta di credito, ecc.) Il modulo pre-definisce i seguenti due tipi di conto :

• Banca
• Cassa

È possibile definire tipi di account aggiuntivi, estendendo il riferimento di tipo lista Tipo Conto finanziario.

Ricorda che, prima di estendere un elenco del Core, è necessario

Registrazione di un modulo di estensione per ospitare le voci aggiuntive. Il modulo deve essere in modalità di sviluppo e hanno un valido prefisso DB associato ad essa.

Infine, assicuratevi di persistere le modifiche al file system eseguendo il comando ant export.database.

Definizione dei Conti finanziari

Per definire i conti finanziari: Navigare su Gestione Finanziaria' -> Partite Aperte -> Configurazione -> Conti finanziari In questa finestra: La parte superiore viene utilizzato per popolare le informazioni generali sul conto, come: Nome e descrizione Valuta del conto Tipo Se questo è l'account di default da utilizzare nelle transazioni Un business partner associati al conto corrente bancario (per esempio, l'Istituto Finanziario Titolare del conto) Le due sezioni successive, banca e del conto bancario sono visibili solo per i conti di tipo Banca e sono utilizzati per specificare il numero di conto bancario. Nell'ultima sezione, è possibile specificare algoritmo di corrispondenza da utilizzare durante il processo di riconciliazione.

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Conto finanziario di configurazione

Successivamente è necessario configurare i conti di default da utilizzare per le operazioni relative ai conti finanziari : Fare clic sulla scheda 'Configurazione contabile' della finestra Conto Finanziario. Creare un nuovo record per ogni Schema Contabile

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Nella sezione Generale è possibile definire i conti predefiniti riportato di seguito:

• Conto Banca Guadagno di rivalutazione: utilizzato per accreditare eventuali guadagni del tasso di cambio nelle operazioni relative alle valute multiple;
• Conto Banca Perdita di rivalutazione: utilizzato per addebitare eventuali perdite di cambio nelle operazioni relative alle valute multiple.
• Conto Compensi Banca : utilizzato per addebitare eventuali spesa per le commissioni bancarie e oneri correlati;

Inoltre, l'utente finale può definire i conti da utilizzare in caso di Registrazione di Estratti conto se l'opzione "Abilita Estratti conto" è selezionato :

• Conto Banca Asset
• Conto Banca Transitorio

Quando si registrano Estratti conto, il "Conto Banca Transitorio" deve corrispondere ai conti utilizzati su di compensazione per tutti i metodi di pagamento al fine di garantire adeguatamente contabilità bilanciato.

Above means that the "Bank Transitory Account" must be the same one as the "Cleared Payment Account" for both "Payments In" and "Payments Out"; the system will guide us through the accounting configuration process to allow above mentioned matching:

• As soon as the "Bank Transitory Account" has been defined by the end-user, the system will show us an information warning stating:
  "When posting Bank Statements, the Bank Transitory Account should match the account used upon clearing for all payment methods in order to ensure properly balanced accounting.Do you want to propagate this value to all payment methods? (YES)
• Once the end-user press (YES), the system will fill-in the Bank Transitory Account as "Cleared" payment accounts for both Payment In/Out.

We will illustrate Bank Statement posting concept with an example.

Example: bank statement posting after being imported

Let's consider a scenario where a bank statement containing 3 bank statement lines for a total amount of -5627.42€ is imported. The system will show below ledger entries after posting the bank statement imported.

Account	Dr	Cr
Bank transitory account	5627.42
Bank asset account		5627.42

Negative Bank Statement Lines:
Let's imagine that one of the bank statement lines has an amount = -4.627,42 that would mean a payment OUT: (Debit Amount = Payment OUT= Paid)

Bank statement line clearance posting:

Account	Dr	Cr
Vendor liabilities	4627.42
Bank Transitory account		4627.42

Therefore the complete set of posting will look like:

Invoice posting:

Account	Dr	Cr
Expense	4627.42
Vendor liabilities		4627.42

Bank Statement Posting:

Account	Dr	Cr
Bank transitory account	4627.42
Bank asset account		4627.42

Bank statement line clearance posting:

Account	Dr	Cr
Vendor liabilities	4627.42
Bank Transitory account		4627.42

Positive Bank Statement:
Let's imagine that one of the bank statement lines has an amount = + 1000,00, that would mean a payment IN: (Credit Amount = Payment IN = Received)

Bank statement line clearance posting:

Account	Dr	Cr
Bank Transitory account	1000.00
Customer		1000.00

Therefore the complete set of posting will look like:

Invoice posting:

Account	Dr	Cr
Customer	1000.00
Income		1000.00

Bank Statement Posting:

Account	Dr	Cr
Bank Asset Account	1000.00
Bank Transitory Account		1000.00

Bank statement line clearance posting:

Account	Dr	Cr
Bank transitory account	1000.00
Customer		1000.00

And Finally, the last bank Statement line for an amount = -2000.00, that would mean a payment OUT: (Debit Amount = Payment OUT= Paid)

Bank statement line clearance posting:

Account	Dr	Cr
Vendor liabilities	2000.00
Bank Transitory account		2000.00

Therefore the complete set of posting will look like:

Invoice posting:

Account	Dr	Cr
Expense	2000.00
Vendor liabilities		2000.00

Bank Statement Posting:

Account	Dr	Cr
Bank transitory account	2000.00
Bank asset account		2000.00

Bank statement line clearance posting:

Account	Dr	Cr
Vendor liabilities	2000.00
Bank Transitory account		2000.00

The remaining sections determine how accounting is created for payment events occurring in this account.

In general, a payment goes through a life cycle consisting of three steps:

1. Payment: represents the moment when the payment event is recorded. For instance, it represents the moment in which you receive a check from one of your customers.
2. Deposit / Withdrawal: represents the moment in which the payment is deposited in your account. For example, it represents the moment in which you deposit a customer check in your bank and the funds become available.
3. Reconciliation: represents the moment in which the payment is marked as reconciled and you confirm that your books match those of the financial institution holding the account. For example, it represents the moment in which you reconcile your system with a bank statement confirming the proper deposit of your customer check.

These steps represent diminishing stages of risk in the payment life cycle and you can use this screen to control at which step your payments are accounted for and how you can represent the diminishing risk from an accounting perspective:

• For each step, you can specify the default account for the receivables and payables cycles independently.
• Each financial account involved in an accounting schema must have at least one default account for both the receivables and payables cycle at either step 1, step 2 or step 3.
• Both on the payables and receivables side, the first step containing an account represents the moment in which the supplier liability or customer receivables are cancelled. For example, if you leave the Receive Payment Account empty and you specify a Deposit Account, the customer receivables is cancelled at the moment of the deposit, not at the time of recording of the payment.
• Any subsequent step having an account would offset the account in the previous step with the account in that step to represent the diminishing of the risk.

We will illustrate these concepts with a few examples.

Example: customer receivables cancelled at the time of payment receipt with no risk management

Let's consider a scenario where you decide to cancel your open receivables whenever your record a payment receipt and you consider that all recorded payments are safe and do not represent any significant risk.

In this case you would setup your default accounts as follow:

• Receive Payment Account: Bank
• Deposit Account: no value
• Debit Account: no value

With this configuration, when you receive a payment of 100€, Openbravo will generate the following accounting entry:

Account	Dr	Cr
Bank	100
Receivables		100

Example: customer receivables cancelled at the time of payment receipt with risk management up to payment deposit

Let's consider a scenario where you decide to cancel your open receivables whenever your record a payment receipt and you consider that all recorded payments are safe and do not represent any significant risk.

In this case you would setup your default accounts as follow:

• Receive Payment Account: Payment in transit
• Deposit Account: Bank
• Debit Account: no value

With this configuration, when you receive a payment of 100€, Openbravo generates the following accounting entry:

Account	Dr	Cr
Payment in transit	100
Receivables		100

When you deposit the payment, Openbravo generates the following accounting entry:

Account	Dr	Cr
Bank	100
Payment in transit		100

Special notes for Spanish users

Users of the Spanish Localization Pack should be using the following accounts coming from the Spanish statutory chart of accounts:

• Bank fee account: 62600
• Bank revaluation gain account: 76800
• Bank revaluation loss account: 66800

Metodo di Pagamento di Configurazione

Next you need to define which payment methods can be used for each finacial account you have created. In order to configure the payment methods to be used for transactions related to financial accounts: Click on the 'Payment Methods' tab of the Financial Account window. Create a new record for each payment method that you would like to associate with the Financial Account. From the 'Organization' drop down list select the organization for which this combination of Financial Account and Payment Method will be available. From the 'Payment Method' drop down list select the payment method that you would like to associate with the Financial Account. This automatically populates the subsequent options in this window with the default workflow configured for that payment method. Any change to the payment method workflow configuration in this window will not change the default configuration, but will create a specific workflow for this Financial Account.

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Definizione algoritmi alternativa di corrispondenza

Durante il processo di riconciliazione, Openbravo utilizza un algoritmo di corrispondenza per abbinare automaticamente le operazioni in un conto finanziario con le operazioni contenute in un estratto conto bancario.

È possibile sviluppare algoritmi di corrispondenza alternativi come una classe Java che implementa l'interfaccia org.openbravo.advpaymentmngt.utility.FIN_MatchingAlgorithm. Una volta sviluppato, è possibile registrare quella classe per l'utilizzo nella finestra Algoritmo di Corrispondenza, disponibile al Gestione Finanziaria' -> Partite Aperte -> Configurazione -> Algoritmo di Corrispondenza.

Configuring Business Partners

Payment Methods

Once you have defined payment methods you can then associate the default payment method to be used on orders or invoices by business partner:

• Login as client administrator
• Navigate to Master Data Management -> Business Partner
• Query your customers and, in the Customer tab, specify
  • the default means of payment in the Payment Method field and
  • the Financial Account to which you will automatically receive payment (for sales transactions where the payment method is set to automatically receive payment). For more information see the Financial Account section.
• Query your vendors and, in the Vendor/Creditor tab, specify
  • the default means of payment in the PO Payment Method field and
  • the Financial Account from which you will automatically make payment (for purchase transactions where the payment method is set to automatically make payment). For more information see the Financial Account section.

Financial Account

Once you have defined Financial Accounts you can then associate the default Financial Account when receiving payment from or making payment to a business partner. Please note that in order for a payment method to automatically receive from or pay to a Business Partner, the default Financial Account needs to be defined. If no Financial Account is defined then an invoice posting for that Business Partner will complete without the payment being automatically received or paid.

In order to associate the default Financial Account:

• Login as client administrator
• Navigate to Master Data Management -> Business Partner
• Query your customers and, in the Customer tab, specify the default Financial Account in the Financial Account field
• Query your vendors and, in the Vendor/Creditor tab, specify the default Financial Account in the Financial Account field

Processo di Esecuzione di Pagamento

Il Processo di Esecuzione di Pagamento controlla :

• il formato dei documenti di pagamento / file da creare a carico del esecuzione pagamento, per esempio, formati di stampa o elettronici di controllo formati file .
• l'interazione con l'utente, al fine di garantire che il sistema dispone di informazioni sufficienti per eseguire il processo di esecuzione pagamento in modo efficace. Ad esempio, chiedendo all'utente di fornire il numero del controllo successivo sulla stampante.

It is not possible to change the configuration of the payment run execution processes from the Openbravo user interface. It is, however, possible to view available payment methods:

Navigate to Financial Management -> Receivables & Payables -> Setup -> Execution Process where Openbravo provides two example payment processes: Simple Execution Process Print Check Simple Process. Each payment process is associated with an Execution Process that is a Java class containing the logic necessary to correctly complete the payment process. In order to change the behaviour of these example processes (or add additional payment formats) it is necessary to edit the example Java class objects or add new execution processes.

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Category: Projects ERP