Projects:AdvPaymentMngt/Configuration Manual/it
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Introduzione
Questo documento descrive come installare e configurare Debiti e Crediti Avanzati su un istanza standard di Openbravo ERP 2.50.
Nota: Debiti e crediti avanzati è disponibile anche attraverso i modelli (sia QuickStart Openbravo o Openbravo ERP 3.0) che consentono di automatizzare la configurazione del modulo eliminando la necessità per molti dei passaggi qui documentati. Questo manuale si riferisce esclusivamente ad un installazione su un'istanza standard 2.50.
Advanced Payables and Receivables delivers an alternate set of flows for managing financial accounts and payments. These new flows replace the ones supported in Openbravo ERP Core.
From a high perspective, in order to use the new functionality, the following steps are needed:
- Install the Advanced Payables & Receivables module
- Deploying the new document types and default matching algorithm
- Hide the core functionality that is being replaced
- Configure Payment Methods
- Configure Financial Accounts
- Configure the Business Partner to use a Payment Method and a Financial Account
Installazione Debiti e Crediti Avanzati
To install the module:
- Login as System Administrator
- Navigate to General Setup -> Application -> Module Management
- Click the Add Modules tab
- Find the Advanced Payables and Receivables module within the list of available modules
- Click on Install Now and follow the guided installation flow.
A detailed guide on how to install a new module can be found in the Install Module video.
NOTE: When installing APRM module, moduleScript is run to give "FIN_Finacc_Transaction" table access to existent roles. If you create role after installing the module, access to "FIN_Finacc_Transaction" table should be given manually.
Deploying the new document types and default matching algorithm
Advanced Payables and Receivables introduces new transactions in the system that require new document types to be defined in every client. Additionally, the bank reconciliation flow requires the definition of a matching algorithm.
Both sets of reference data are installed with the module but need to be applied to each client, new or existing, in the system.
To do so:
- Login as Client Administrator
- Navigate to General Setup -> Enterprise -> Enterprise Module Management
- For the * organization, choose the Advanced Payables and Receivables Management reference data set
- Click OK
- Repeat for every client.
Note: Future versions of Initial Client Setup will allow you to select reference data at the time of creation of a client, allowing you to perform this step at the time of new client creation.
Report Templates for Payments
Note: you should manually create the templates if you performed the Initial Client Setup in a MP18 or earlier maintenance pack. In other case the Initial Client Setup will populate needed data or you will be able to apply again the updated core dataset.
Go to Financial Management || Accounting || Setup || Document Type and add a new Report Template and Email Definitions for the following Document Types:
AR RECEIPT | AP PAYMENT | ||
Report Templates | Report Templates | ||
Organization | * | Organization | * |
Name | AR Receipt Report template | Name | AP Payment Report template |
Template Location | @basedesign@/org/openbravo/erpReports | Template Location | @basedesign@/org/openbravo/erpReports |
Template Filename | RptFIN_Payment.jrxml | Template Filename | RptFIN_Payment.jrxml |
Report Filename | Payment In-@our_ref@ | Report Filename | Payment Out-@our_ref@ |
Show Logo | If selected the logo will be printed. | Show Logo | If selected the logo will be printed. |
Show Company Data | If selected the company data will be printed. | Show Company Data | If selected the company data will be printed. |
Header Margin | Margin size in the top of the document. | Header Margin | Margin size in the top of the document. |
Email Definitions | Email Definitions | ||
Organization | * | Organization | * |
Default | Yes | Default | Yes |
Here more information about how to customize document printable templates.
Nascondere le funzionalità di base
Rimuovere la funzionalità obsolete
Le voci di menu riportate di seguito non sono più necessari, una volta che Debiti e Crediti Avaznati è installato e dovrebbero essere rimosso dal menu di Openbravo.
- Gestione Finanziaria
- Partite Aperte
- Movimenti
- Estratto Conto
- Pagamento Tasse
- Cassa
- Trasferimento Fondi
- Rimesse
- Gestione stato dei pagamenti
- Partita manuale
- Pareggio Partita
- Cancellazione Rimesse / Ritorno
- Cambia Stato del pagamento
- Strumenti di analisi
- Report Banche
- Report Cassa
- Previsione dei flussi di cassa
- Paartitario
- Aging
- Tracker Pagamenti
- Setup
- Banca
- Cassa
- Tipo Rimessa
- Formato pagherò
- Movimenti
- Partite Aperte
This can be achieved by either:
- Marking these entries as not active in the menu (please ensure to put your system in configuration mode first)
- Defining a new role that does not have access to these functions
Nascondere la scheda obsoleta Pagamenti
The new payment flows no longer use what previous version of Openbravo used to call the "Payment" object (the table C_DEBT_PAYMENT). Consequently, the corresponding tab can be hidden in the following windows:
- Sales Order
- Sales Invoice
- Purchase Order
- Purchase Invoice
To achieve this:
- Login as System Administrator
- Navigate to Application Dictionary -> Windows, Tabs and Fields
- Select the record corresponding to each of the above windows and for each of them, click on Tab
- Select the Payment tab and mark it as not active.
Salvataggio della configurazione
Once local changes in AD has been made do not forget exporting database to reflect such changes in your source files (XML).
In previous section some tabs and menu items may have been hidden. Those changes are AD changes that require them to be exported or reverted before installing or updating a module.
To do so you need to perform an ant task as follows:
First make sure you are the openbravo system user:
sudo su - openbravo
Then make sure you are in the Openbravo directory:
cd /opt/OpenbravoERP-2.50/openbravo-erp
Lastly run the ant task:
ant export.database export.config.script -Dforce=true
Configurazione dei Metodi di Pagamento
Metodi di pagamento rappresentano i mezzi di pagamento impiegati dalla vostra azienda o da un partner commerciale, come contanti, assegno, vaglia postale o carta di credito a fronte di un ordine o di una fatturaz.
Metodi di pagamento sono associati ai Conti Finanziari, al fine di controllare quali Metodi di Pagamento possono essere utilizzati con un Conto Finanziario. E' possibile associare metodi di pagamento multipli per un singolo Conto finanziario. Ad esempio, un unico Conto finanziario può essere utilizzato sia per il controllo e per i pagamenti elettronici.
Per definire i metodi di pagamento:
|
Automazione Workflow Pagamento
Ci sono varie opzioni a disposizione per sostenere l'automazione del flusso di lavoro per ogni metodo di pagamento.
Nota: Queste opzioni sono i valori predefiniti per questo metodo di pagamento. Ogni conto finanziario permette anche opzioni di flusso di lavoro da definire. Ogni variazione nel flusso di lavoro associato ad un conto finanziario ha la precedenza sul flusso di lavoro predefinito.
Incassi di Defaults
- Incassi Permessi: Se selezionato il metodo di pagamento è abilitato a incassare i pagamenti.
- Incasso Automatico: Al completamento di un Fattura il pagamento viene incassato automaticamente. Si può utilizzare ad esempio per le transazioni in contanti oltre contatore.
- Deposito Automatico: Selezionando questa opzione i risultati in un pagamento incassato con questo metodo di pagamento vengono automaticamente depositati nel Conto Finanziario. È possibile utilizzare questo per esempio per gli incassi della carta di credito.
- Tipo di Esecuzione
- Manuale: L' incasso del pagamento è un evento manuale.
- Automatico: Il sistema automatizzerà l'incasso del pagamento eseguendo un processo che supporta l'incasso. Un esempio potrebbe essere una interfaccia carta di credito in fase di lancio per registrare una ricevuta di pagamento con carta di credito.
- Processo di esecuzione: Selezionare il processo da avviare per automatizzare l'incasso.
- Differiti: Se questo processo di esecuzione dovrebbero essere utilizzate per automatizzare il processo, ma sarà attivata in un secondo momento (da qualcuno che avvia il processo di esecuzione manualmente), quindi si prega di assicurare che questa opzione sia selezionata.
- Uso all'Incasso: Conto da utilizzare al momento del incasso. Dovrebbe normalmente essere lasciato vuoto (se un operazione finanziaria deve essere creata più avanti nel flusso di lavoro), un Conto di Pagamento InTransit o un conto finanziario.
- Uso al Deposito: Conto da utilizzare al momento del deposito. Dovrebbe normalmente essere lasciato vuoto (se non è necessaria alcuna transazione finanziaria per l'evento di deposito) o un Conto di Pagamento Depositato
- Uso per Riconciliazione: Conto da utilizzare dopo aver cancellato. È di norma il conto finanziario, ma potrebbe essere lasciato vuoto se l'incasso è stata registrata nel conto finanziario prima del processo (forse al momento dell'incasso o del deposito).
Pagamenti di Defaults
- Pagamenti Permessi: If checked then the payment method is enabled to make payments.
- Automatic Payment: On completion of a Purchase Invoice the payment is automatically made. You can use for example for cash over the counter transactions.
- Automatic Withdrawal: Checking this option results in a payment made using this payment method being automatically withdrawn from the Financial Account. You can use this for example for credit card payments.
- Execution Type
- Manual: The creation of a payment is a manual event. For example, payment by cash.
- Automatic: The system will automate the creation of a payment document by launching a process to support payment. An example might be a check printing utility that automatically prints checks, or a credit card interface to make payment by credit card.
- Execution Process: Select the process to be launched to automate the payment process.
- Deferred: If this execution process should be used to automate the process, but it will be triggered at a later point in time (by someone launching the execution process manually), then please ensure this option is selected. As an example, you may wish to print all checks in a batch run at the end of the day.
- Upon Payment Use: Account to be used upon payment. Would normally be either left blank (if financial transaction is to be created later in the workflow), an Intransit Payment Account or a Financial Account
- Upon Withdrawal Use: Account to be used upon withdrawal. Would normally be left blank (if no financial transaction required for the Withdrawal event) or a Withdrawn Payment Account
- Upon Reconciliation Use: Account to be used upon clearing. Would normally be the Financial Account, but could be left blank if the receipt has been posted to the Financial Account earlier in the process (perhaps upon payment or upon withdrawal).
Note: Automatic Receipt and Automatic Payment require a Financial Account to be associate with the Business Partner. Please refer to the section on Configuring Business Partners.
Configurazione dei Conti finanziari
I Conti Finanziari sono utilizzati in Openbravo per rappresentare conti presso istituti finanziari quali conti bancari, carte di credito, servizi di pagamento elettronico, come pure servizi di cassa e registratori di cassa al dettaglio.
Definizione Tipo di Conto Finanziario supplementare
I conti finanziari rappresentano la natura del conto (conto corrente bancario, contanti, carta di credito, ecc.) Il modulo pre-definisce i seguenti due tipi di conto :
- Banca
- Cassa
È possibile definire tipi di account aggiuntivi, estendendo il riferimento di tipo lista Tipo Conto finanziario.
Ricorda che, prima di estendere un elenco del Core, è necessario
Registrazione di un modulo di estensione per ospitare le voci aggiuntive. Il modulo deve essere in modalità di sviluppo e hanno un valido prefisso DB associato ad essa.
Infine, assicuratevi di persistere le modifiche al file system eseguendo il comando ant export.database.
Definizione dei Conti finanziari
Per definire i conti finanziari:
In questa finestra:
|
Conto finanziario di configurazione
Successivamente è necessario configurare i conti di default da utilizzare per le operazioni relative ai conti finanziari :
|
Nella sezione Generale è possibile definire i conti predefiniti riportato di seguito:
- Conto Banca Guadagno di rivalutazione: utilizzato per accreditare eventuali guadagni del tasso di cambio nelle operazioni relative alle valute multiple;
- Conto Banca Perdita di rivalutazione: utilizzato per addebitare eventuali perdite di cambio nelle operazioni relative alle valute multiple.
- Conto Compensi Banca : utilizzato per addebitare eventuali spesa per le commissioni bancarie e oneri correlati;
Inoltre, l'utente finale può definire i conti da utilizzare in caso di Registrazione di Estratti conto se l'opzione "Abilita Estratti conto" è selezionato :
- Conto Banca Asset
- Conto Banca Transitorio
Quando si registrano Estratti conto, il "Conto Banca Transitorio" deve corrispondere ai conti utilizzati su di compensazione per tutti i metodi di pagamento al fine di garantire adeguatamente contabilità bilanciato.
Above means that the "Bank Transitory Account" must be the same one as the "Cleared Payment Account" for both "Payments In" and "Payments Out"; the system will guide us through the accounting configuration process to allow above mentioned matching:
- As soon as the "Bank Transitory Account" has been defined by the end-user, the system will show us an information warning stating:
"When posting Bank Statements, the Bank Transitory Account should match the account used upon clearing for all payment methods in order to ensure properly balanced accounting.Do you want to propagate this value to all payment methods? (YES) - Once the end-user press (YES), the system will fill-in the Bank Transitory Account as "Cleared" payment accounts for both Payment In/Out.
We will illustrate Bank Statement posting concept with an example.
Example: bank statement posting after being imported
Let's consider a scenario where a bank statement containing 3 bank statement lines for a total amount of -5627.42€ is imported. The system will show below ledger entries after posting the bank statement imported.
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank transitory account | 5627.42 | |
Bank asset account | 5627.42 |
Negative Bank Statement Lines:
Let's imagine that one of the bank statement lines has an amount = -4.627,42 that would mean a payment OUT: (Debit Amount = Payment OUT= Paid)
Bank statement line clearance posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Vendor liabilities | 4627.42 | |
Bank Transitory account | 4627.42 |
Therefore the complete set of posting will look like:
Invoice posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Expense | 4627.42 | |
Vendor liabilities | 4627.42 |
Bank Statement Posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank transitory account | 4627.42 | |
Bank asset account | 4627.42 |
Bank statement line clearance posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Vendor liabilities | 4627.42 | |
Bank Transitory account | 4627.42 |
Positive Bank Statement:
Let's imagine that one of the bank statement lines has an amount = + 1000,00, that would mean a payment IN: (Credit Amount = Payment IN = Received)
Bank statement line clearance posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank Transitory account | 1000.00 | |
Customer | 1000.00 |
Therefore the complete set of posting will look like:
Invoice posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Customer | 1000.00 | |
Income | 1000.00 |
Bank Statement Posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank Asset Account | 1000.00 | |
Bank Transitory Account | 1000.00 |
Bank statement line clearance posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank transitory account | 1000.00 | |
Customer | 1000.00 |
And Finally, the last bank Statement line for an amount = -2000.00, that would mean a payment OUT: (Debit Amount = Payment OUT= Paid)
Bank statement line clearance posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Vendor liabilities | 2000.00 | |
Bank Transitory account | 2000.00 |
Therefore the complete set of posting will look like:
Invoice posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Expense | 2000.00 | |
Vendor liabilities | 2000.00 |
Bank Statement Posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank transitory account | 2000.00 | |
Bank asset account | 2000.00 |
Bank statement line clearance posting:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Vendor liabilities | 2000.00 | |
Bank Transitory account | 2000.00 |
The remaining sections determine how accounting is created for payment events occurring in this account.
In general, a payment goes through a life cycle consisting of three steps:
- Payment: represents the moment when the payment event is recorded. For instance, it represents the moment in which you receive a check from one of your customers.
- Deposit / Withdrawal: represents the moment in which the payment is deposited in your account. For example, it represents the moment in which you deposit a customer check in your bank and the funds become available.
- Reconciliation: represents the moment in which the payment is marked as reconciled and you confirm that your books match those of the financial institution holding the account. For example, it represents the moment in which you reconcile your system with a bank statement confirming the proper deposit of your customer check.
These steps represent diminishing stages of risk in the payment life cycle and you can use this screen to control at which step your payments are accounted for and how you can represent the diminishing risk from an accounting perspective:
- For each step, you can specify the default account for the receivables and payables cycles independently.
- Each financial account involved in an accounting schema must have at least one default account for both the receivables and payables cycle at either step 1, step 2 or step 3.
- Both on the payables and receivables side, the first step containing an account represents the moment in which the supplier liability or customer receivables are cancelled. For example, if you leave the Receive Payment Account empty and you specify a Deposit Account, the customer receivables is cancelled at the moment of the deposit, not at the time of recording of the payment.
- Any subsequent step having an account would offset the account in the previous step with the account in that step to represent the diminishing of the risk.
We will illustrate these concepts with a few examples.
Example: customer receivables cancelled at the time of payment receipt with no risk management
Let's consider a scenario where you decide to cancel your open receivables whenever your record a payment receipt and you consider that all recorded payments are safe and do not represent any significant risk.
In this case you would setup your default accounts as follow:
- Receive Payment Account: Bank
- Deposit Account: no value
- Debit Account: no value
With this configuration, when you receive a payment of 100€, Openbravo will generate the following accounting entry:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank | 100 | |
Receivables | 100 |
Example: customer receivables cancelled at the time of payment receipt with risk management up to payment deposit
Let's consider a scenario where you decide to cancel your open receivables whenever your record a payment receipt and you consider that all recorded payments are safe and do not represent any significant risk.
In this case you would setup your default accounts as follow:
- Receive Payment Account: Payment in transit
- Deposit Account: Bank
- Debit Account: no value
With this configuration, when you receive a payment of 100€, Openbravo generates the following accounting entry:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Payment in transit | 100 | |
Receivables | 100 |
When you deposit the payment, Openbravo generates the following accounting entry:
Account | Dr | Cr |
---|---|---|
Bank | 100 | |
Payment in transit | 100 |
Special notes for Spanish users
Users of the Spanish Localization Pack should be using the following accounts coming from the Spanish statutory chart of accounts:
- Bank fee account: 62600
- Bank revaluation gain account: 76800
- Bank revaluation loss account: 66800
Metodo di Pagamento di Configurazione
Next you need to define which payment methods can be used for each finacial account you have created. In order to configure the payment methods to be used for transactions related to financial accounts:
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Definizione algoritmi alternativa di corrispondenza
Durante il processo di riconciliazione, Openbravo utilizza un algoritmo di corrispondenza per abbinare automaticamente le operazioni in un conto finanziario con le operazioni contenute in un estratto conto bancario.
È possibile sviluppare algoritmi di corrispondenza alternativi come una classe Java che implementa l'interfaccia org.openbravo.advpaymentmngt.utility.FIN_MatchingAlgorithm. Una volta sviluppato, è possibile registrare quella classe per l'utilizzo nella finestra Algoritmo di Corrispondenza, disponibile al Gestione Finanziaria' -> Partite Aperte -> Configurazione -> Algoritmo di Corrispondenza.
Configuring Business Partners
Payment Methods
Once you have defined payment methods you can then associate the default payment method to be used on orders or invoices by business partner:
- Login as client administrator
- Navigate to Master Data Management -> Business Partner
- Query your customers and, in the Customer tab, specify
- the default means of payment in the Payment Method field and
- the Financial Account to which you will automatically receive payment (for sales transactions where the payment method is set to automatically receive payment). For more information see the Financial Account section.
- Query your vendors and, in the Vendor/Creditor tab, specify
- the default means of payment in the PO Payment Method field and
- the Financial Account from which you will automatically make payment (for purchase transactions where the payment method is set to automatically make payment). For more information see the Financial Account section.
Financial Account
Once you have defined Financial Accounts you can then associate the default Financial Account when receiving payment from or making payment to a business partner. Please note that in order for a payment method to automatically receive from or pay to a Business Partner, the default Financial Account needs to be defined. If no Financial Account is defined then an invoice posting for that Business Partner will complete without the payment being automatically received or paid.
In order to associate the default Financial Account:
- Login as client administrator
- Navigate to Master Data Management -> Business Partner
- Query your customers and, in the Customer tab, specify the default Financial Account in the Financial Account field
- Query your vendors and, in the Vendor/Creditor tab, specify the default Financial Account in the Financial Account field
Processo di Esecuzione di Pagamento
Il Processo di Esecuzione di Pagamento controlla :
- il formato dei documenti di pagamento / file da creare a carico del esecuzione pagamento, per esempio, formati di stampa o elettronici di controllo formati file .
- l'interazione con l'utente, al fine di garantire che il sistema dispone di informazioni sufficienti per eseguire il processo di esecuzione pagamento in modo efficace. Ad esempio, chiedendo all'utente di fornire il numero del controllo successivo sulla stampante.
It is not possible to change the configuration of the payment run execution processes from the Openbravo user interface. It is, however, possible to view available payment methods:
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